Qué necesitas para organizar un día de voluntariado

Un día de voluntariado necesita más que herramientas de trabajo. Hay que preparar el registro, las zonas de descanso, la comida y bebida, la señalización y el equipo para coordinar a los participantes. Esta lista reúne lo necesario para montar el espacio, atender a los voluntarios y mantener el evento operativo durante toda la jornada. Calcula las cantidades según el número de inscritos y confirma los suministros al menos 48 horas antes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Mesas altascant. 6
Mantelescant. 12
Carros de transportecant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 80
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 70
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Cuencoscant. 16
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de aguacant. 8
Termoscant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4
Megáfonos de mano
Impresora de etiquetas

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de cocinacant. 4
Guantes de hornocant. 4
Acumuladores de fríocant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Tarjetas de nombrecant. 70
Decoración de mesacant. 12
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Faroles LEDcant. 8
Bateríascant. 24

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Papeleracant. 6
Contenedores de separación de residuoscant. 3

Actividades

Conoscant. 30
Cuerdacant. 2
Pelotascant. 12
Aroscant. 8
Cartas de juegocant. 6
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 30
Trofeoscant. 12
Marcadorescant. 4

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Té - 4 docenas
- Café descafeinado - 1 paquete
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limón - 8 unidades
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 10 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 10 cajas
- Agua con gas - 4 cajas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza sin alcohol - 4 cajas
- Cerveza - 6 cajas
- Vino tinto - 8 botellas
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino sin alcohol - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 10 bolsas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Helados de agua - 60 unidades
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Uvas - 6 kilogramo
- Naranjas - 30 unidades
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 4 kilogramos
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Pimientos - 12 unidades
- Ensalada mixta - 2 kilogram
- Ensalada de patatas - 5 kilogram
- Ensalada de pasta - 5 kilogramos
- Ensalada de verduras crudas - 4 kilogram
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 8 unidades
- Wraps - 100 unidades
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso crema con hierbas - 1 kilogram
- Queso joven - 3 kilogramos
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilogram
- Crema vegetal - 2 kilogramos
- Falafel - 3 kilogramos
- Hamburguesas vegetarianas - 30 unidades
- Panecillos para hamburguesa - 60 unidades
- Brochetas de pollo - 4 kilogramos
- Salsa de satay - 2 litros
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Salsa barbacoa - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 2 paquetes
- Pimienta - 2 botes
- Pimentón en polvo - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 bote
- Ajo en polvo - 1 bote
- Patatas chips naturales - 8 bolsas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 80 unidades
- Barritas de muesli - 60 unidades
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Esponjas - 12 unidades
- Guantes de goma - 12 pares
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Comidas dietéticas - 10 unidades

Consejos

Para el registro, prepara una mesa, una lista de participantes y tarjetas de nombre para el 100 % de las personas inscritas, más un 10 % adicional para cambios de última hora.
Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante las primeras 2 horas y añade agua suficiente para toda la jornada. Enfría las bebidas el día anterior si no dispones de muchas neveras portátiles.
Para la comida, reserva vajilla reutilizable para todos los participantes y un 10 % extra. Incluye platos, cuencos, vasos, cubiertos, bandejas y pinzas para evitar que falte material durante el servicio.
Si el evento es al aire libre, monta las carpas antes de que lleguen los voluntarios y comprueba la previsión meteorológica 24 horas antes. Lleva también mesas, sillas y manteles para crear zonas de trabajo y descanso.
Cuenta con al menos un altavoz o megáfono para las instrucciones generales y deja preparados los cables alargadores, regletas y baterías externas antes de abrir el recinto. Haz una prueba de sonido con 30 minutos de margen.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para un día de voluntariado?: Calcula un juego completo por persona y añade un 10 % de reserva. Para 50 participantes, prepara al menos 55 platos, vasos, juegos de cubiertos y los recipientes necesarios para servir.
¿Cuántas bebidas debo comprar para una jornada de voluntariado?: Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona para las primeras 2 horas y añade agua para el resto de la jornada. Para 50 personas, serían entre 100 y 150 bebidas al inicio, además de agua adicional.
¿Cuándo debo montar las carpas y las mesas?: Monta las carpas, mesas y sillas entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los voluntarios. Comprueba la estabilidad y deja libres los accesos antes de abrir el lugar.
¿Cuándo tengo que preparar el material del registro?: Deja listas la mesa, la lista de participantes y las tarjetas de nombre como mínimo 24 horas antes. El día del evento, coloca todo en el punto de registro 30 minutos antes de la hora de inicio.

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