Liste de matériel pour une journée d’information sur le cancer

Une journée d’information sur le cancer demande plus que des brochures et une salle. Il faut prévoir l’accueil, l’affichage, les supports des intervenants, le son, la projection et une pause suffisamment approvisionnée. Cette liste vous aide à rassembler le matériel à acheter ou à emporter, en tenant compte du nombre de participants et des besoins d’accessibilité. Vérifiez aussi les derniers détails quelques jours avant l’événement : les impressions, les badges, les câbles et les demandes alimentaires sont souvent réglés trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Bureaux d’informationqté 6
Fauteuils loungeqté 6
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Cliques de présentationqté 2
Destructeur de documents

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Saladiersqté 12
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 2
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3

Décoration

Sets de nappesqté 12
Badges nominatifsqté 100
Porte-nomsqté 10
Pieds pour panneaux d’informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Cartes des intervenantsqté 10
Toiles de fond en tissuqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de désinfectantqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Thé vert - 1 boîte
- Poudre de cacao - 1 paquet
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Lait de soja - 2 litres
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus multivitaminé - 6 packs
- Citrons - 12 pièces
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 6 kilogrammes
- Mandarines - 50 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 6 pains
- Petits pains complets - 80 pièces
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Tartinades végétariennes - 12 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Poivrons - 2 kilogrammes
- Salade mixte - 6 sachets
- Salade de lentilles - 6 bacs
- Soupe de légumes - 12 liter
- Soupe de tomates - 8 litres
- Crackers complets - 8 paquets
- Noix non salées - 4 kilogrammes
- Galettes de riz - 6 paquets
- Barres d’avoine - 100 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Biscuits - 8 paquets
- Mini-muffins - 100 pièces
- Yaourt - 60 pièces
- Yaourt vegan - 20 pièces
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Tartinades végétaliennes - 6 barquettes
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Ketchup - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 pots
- Serviettes - 400 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Gants en nitrile - 3 boîtes
- Mouchoirs - 20 paquets
- Désodorisant - 4 aérosols

Papeterie

Brochures d’informationqté 300
Flyers du programmeqté 120
Cartes de suiviqté 120
Formulaires d’évaluationqté 100
Listes de présenceqté 6
Blocs-notesqté 100
Papier A4qté 3
Enveloppesqté 120

Fournitures de bureau

Stylos à billeqté 150
Marqueursqté 12
Marqueurs permanentsqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Ruban de masquageqté 8
Notes adhésivesqté 12
Presse-papiersqté 10
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Trombonesqté 3
Porte-nomsqté 100

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Passe-câblesqté 12
Masquesqté 100
Tabliers jetablesqté 20

Conseils

Prévoyez au moins un badge nominatif et une feuille d’émargement par participant, puis imprimez 10 % de badges supplémentaires pour les inscriptions ou remplacements de dernière minute.
Pour la partie technique, testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran et les microphones au moins 2 heures avant l’accueil. Ajoutez des rallonges, des multiprises et une batterie externe de secours.
Comptez environ 2 à 3 verres par personne pour une matinée et gardez au moins une carafe d’eau par table d’information. Les tasses, thermos et plateaux sont souvent oubliés lorsque la restauration est livrée par un prestataire.
Imprimez les brochures et formulaires au plus tard 3 jours avant la journée. Préparez 10 à 15 % d’exemplaires en plus pour les visiteurs non inscrits et les documents emportés par les accompagnants.
Réservez un espace clairement identifiable pour les bureaux d’information et les fauteuils lounge. Vérifiez 48 heures avant que les circulations, l’accès aux chaises et les porte-manteaux restent compatibles avec les besoins d’accessibilité.

Questions fréquentes

Que faut-il prévoir pour une journée d’information sur le cancer ?: Prévoyez du mobilier d’accueil, des badges, une feuille d’émargement, des brochures, des formulaires, un ordinateur, un projecteur, un écran et des microphones. Ajoutez la vaisselle, les carafes d’eau et le matériel de restauration selon le nombre de participants.
Combien de brochures faut-il imprimer pour une journée d’information ?: Imprimez le nombre d’exemplaires correspondant aux inscrits, augmenté de 10 à 15 %. Cette marge couvre les visiteurs non inscrits, les accompagnants et les brochures emportées après la séance.
Quand tester le matériel audio et vidéo ?: Faites un premier test complet au moins 24 heures avant l’événement, puis un second test 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment les microphones sans fil, les câbles, le projecteur, le son et les présentations des intervenants.
Combien de temps avant faut-il préparer les badges et les formulaires ?: Préparez les badges et la feuille d’émargement 3 jours avant la journée, après la clôture des principales inscriptions. Gardez ensuite une dizaine de badges vierges ou environ 10 % de badges supplémentaires pour les changements de dernière minute.

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