Que faut-il prévoir pour un forum économique ?

Un forum économique demande davantage que des chaises et un vidéoprojecteur. Il faut prévoir l’accueil, l’espace des intervenants, la projection, le son, les pauses café et le service du buffet. Cette liste rassemble le mobilier, le matériel technique et la vaisselle à acheter ou à apporter. Ajuste les quantités au nombre d’inscrits, en gardant une marge de 10 % pour les verres, les câbles et les consommables souvent oubliés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables bistrotqté 12
Chaisesqté 140
Table des intervenants
Chaises des intervenantsqté 6
Pupitre
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Pointeur laserqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 140
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Couverts de serviceqté 20
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8
Carafes d'eauqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Louchesqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Nappesqté 18
Porte-nomsqté 140
Brochures du programmeqté 140
Bannière de fond
Panneaux directionnelsqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Chocolat chaud - 2 paquets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème pour café - 4 paquets
- Citron - 12 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 80 bouteilles
- Spa Rood - 40 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière sans alcool - 36 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Glaçons - 12 kilo
- Mini quiches - 180 pièces
- Mini-quiches végétariennes - 60 pièces
- Mini-wraps au poulet - 120 pièces
- Miniwraps houmous - 60 pièces
- Dés de fromage - 4 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Poires - 40 pièces
- Noix mélangées - 3 kilo
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Olives - 3 kilos
- Gressins salés - 6 sachets
- Baguettes - 18 pièces
- Beurre aux herbes - 12 pots
- Beurre doux - 2 kilo
- Salade verte mélangée - 8 kilos
- Concombres - 20 pièces
- Tomates cerises - 5 kilos
- Poivrons - 20 pièces
- Oignons rouges - 3 kilos
- Feta - 3 kilo
- Balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Salade de pâtes - 12 kilos
- Soupe de légumes bien garnie - 15 litres
- Soupe de tomates - 10 liter
- Petits pains - 180 pièces
- Sandwichs au fromage - 60 pièces
- Sandwichs au jambon - 60 pièces
- Sandwichs au houmous - 40 pièces
- Blanc de poulet - 4 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel aux herbes - 1 pot
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Spray de cuisson à l’huile d’olive - 2 boîtes
- Filtres à café - 2 paquets
- Filtres à thé - 1 paquet
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Sacs-poubelle biodégradables - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 50 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Boîtes de conservation - 20 pièces
- Étiquettes pour repas diététiques - 40 pièces
- Serviettes pour apéritif - 300 pièces

Conseils

Prévois environ 1 chaise par participant inscrit, plus 2 à 4 places supplémentaires pour les intervenants et les arrivées de dernière minute. Installe les tables d’inscription près de l’entrée, avant l’espace principal.
Pour la projection, emporte au moins 2 câbles HDMI, 2 adaptateurs compatibles avec les ordinateurs des intervenants et un ordinateur portable de secours. Teste chaque présentation au plus tard la veille.
Compte 1 microphone sans fil pour le maître de cérémonie et 1 pour les questions du public. Prévois aussi un pied de micro, une table de mixage et des haut-parleurs adaptés à la salle.
Pour une pause café, prévois au minimum 1 tasse et 1 verre à eau par personne, puis 10 % de réserve. Les pichets à café, les couverts de service et les verres à vin sont fréquemment oubliés au moment de confirmer le traiteur.
Prépare les rallonges électriques et les multiprises avant l’installation de la salle, avec au moins 1 multiprise par zone technique. Ajoute des batteries externes pour les intervenants et le personnel d’accueil qui utilisent leur téléphone pendant plusieurs heures.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un forum économique ?: Prévois une chaise par participant confirmé, puis ajoute 5 à 10 % de marge. Pour 100 inscrits, cela représente 105 à 110 chaises, auxquelles il faut ajouter les sièges réservés aux intervenants.
Quel matériel prévoir pour les présentations d’un forum ?: Il faut au minimum un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, 2 câbles HDMI, 2 adaptateurs HDMI et un pointeur laser. Vérifie la compatibilité des présentations 24 heures avant l’événement et garde un ordinateur de secours si le programme est dense.
Combien de verres et de tasses prévoir par personne ?: Compte 1 verre à eau et 1 tasse par personne pour une pause courte, avec 10 % de réserve. Si du vin est servi, ajoute 1 verre à vin par personne et prévois des verres supplémentaires pour le renouvellement du buffet.
Quand confirmer le matériel et les quantités au traiteur ?: Confirme les quantités au traiteur au moins 5 jours avant le forum, après la clôture ou la mise à jour des inscriptions. Vérifie ensuite le matériel technique et la vaisselle la veille, afin de pouvoir remplacer ce qui manque.

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