Forum de l’emploi : que faut-il prévoir ?

Un forum de l’emploi demande plus que des tables et des chaises. Il faut équiper chaque stand, organiser l’accueil des visiteurs et garder du matériel de secours pour les câbles, les badges et les présentations. Prévoyez aussi le service du café et de l’eau, car les employeurs restent souvent plusieurs heures. Cette liste rassemble les achats et le matériel à apporter pour installer les stands, gérer les inscriptions et assurer le bon déroulement de la journée.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 30
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 10
Comptoir d'inscription
Tabouretsqté 12
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 12
Câbles de rechargeqté 10
Routeur wifi
Batteries externesqté 4
Ruban gafferqté 4
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 4
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Panneaux arrière du standqté 20
Nappesqté 30
Panneaux avec le nom de l’entrepriseqté 25
Panneaux indicateursqté 20
Affiches du programmeqté 12
Bannières enroulablesqté 4
Drapeauxqté 8
Arches de ballonsqté 2
Décoration de tableqté 20
Panneau de présentation

Inscription

Badges nominatifsqté 300
Badgesqté 300
Braceletsqté 300
Formulaires d’inscriptionqté 300
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 50
Presse-papiersqté 10
Porte-braceletsqté 4

Bureau

Papier A4qté 5
Marqueursqté 20
Ruban adhésifqté 8
Colle repositionnableqté 6
Blocs-notesqté 30
Enveloppesqté 50

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampadairesqté 4

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sachets de thé - 250 pièces
- Tisane - 50 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau gazeuse - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Citrons - 2 kilo
- Glaçons - 10 kilos
- Mini-sandwichs au fromage - 100 pièces
- Mini-sandwichs au jambon - 100 pièces
- Mini sandwiches au houmous - 80 pièces
- Mini-sandwichs aux légumes grillés - 40 pièces
- Sandwichs sans gluten - 20 pièces
- Sandwichs vegan - 30 pièces
- Mini wraps au poulet - 60 pièces
- Mini wraps légumes - 60 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Raisins - 8 kilos
- Mandarines - 60 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Concombres - 10 pièces
- Carottes - 4 kilo
- Houmous - 3 kilos
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Cannelle - 1 pot
- Biscuits - 8 paquets
- Barres de céréales - 100 pièces
- Brownies - 80 pièces
- Mini muffins - 80 pièces
- Chocolat - 4 tablettes
- Serviettes - 500 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Sacs-poubelle pour poubelle à pédale - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Éponges - 10 pièces
- Chiffons de nettoyage - 20 pièces
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Gel désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Gants en latex - 4 boîtes
- Étiquettes régime - 100 pièces
- Étiquettes - 300 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces

Conseils

Prévoyez une table et au moins deux chaises par employeur, puis ajoutez une ou deux tables hautes pour les échanges rapides et les temps d’attente.
Pour l’accueil, installez un comptoir d’inscription avec des badges, des bracelets et au moins deux stylos par poste d’accueil. Gardez 10 % de badges vierges en réserve pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Comptez une multiprise et une rallonge par stand équipé, avec quelques câbles de recharge supplémentaires. Marquez les câbles au ruban gaffer et fixez-les avec des serre-câbles avant l’arrivée des visiteurs.
Pour une journée de quatre heures, prévoyez environ deux gobelets réutilisables par visiteur et au moins une carafe d’eau pour 10 personnes. Ajoutez des thermos et des tasses si le café est servi en continu.
Testez le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones la veille, puis gardez un ordinateur portable, une batterie externe et des piles ou câbles de rechange à proximité. Les ciseaux, agrafeuses et le ruban gaffer sont souvent oubliés jusqu’au montage des stands.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un forum de l’emploi ?: Prévoyez au minimum deux chaises par employeur présent sur un stand. Ajoutez 10 à 20 % de chaises supplémentaires pour l’accueil, les conférences et les remplacements de dernière minute.
Quelle quantité de badges commander pour un forum de l’emploi ?: Commandez un badge par employeur, intervenant, membre de l’équipe et visiteur inscrit, puis ajoutez une réserve de 10 %. Cette marge couvre les erreurs d’impression, les changements de nom et les inscriptions sur place.
Combien de rallonges et de multiprises faut-il acheter ?: Comptez une rallonge et une multiprise par stand qui utilise un ordinateur ou un écran. Ajoutez au moins 10 % de matériel en réserve et vérifiez la longueur nécessaire avant le montage, surtout si les prises sont éloignées des tables.
Quand faut-il acheter le matériel du forum de l’emploi ?: Commandez les badges, bracelets, câbles et éléments de signalétique au moins 2 à 3 semaines avant l’événement. Achetez les consommables et les boissons dans les 2 à 3 jours précédents, après confirmation du nombre de visiteurs et des besoins alimentaires.

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