La liste de courses pour un festival du vélo

Un festival du vélo demande plus qu’un parcours et quelques vélos. Il faut prévoir l’accueil des participants, l’hydratation, les encas, la sécurité et le matériel pour les réparations rapides. Comptez les vélos, casques et équipements à partir des inscriptions confirmées, puis ajoutez une petite marge pour les imprévus. Cette liste vous aide à acheter ou louer le nécessaire avant le jour du festival, sans oublier les éléments qui sont souvent réglés trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Poubellesqté 8
Porte-vélosqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Pompes à véloqté 6
Stands de réparation de vélosqté 2

Matériel de sport

Vélos de prêtqté 20
Casques de véloqté 25
Chambres à air de rechangeqté 30
Sonnettes de véloqté 10
Kits d’outils pour véloqté 4
Ensembles d’éclairage véloqté 20
Flèches de directionqté 40
Panneaux de directionqté 15
Cônesqté 30
Numéros de départqté 180
Braceletsqté 200
Cartes de poinçonnageqté 180
Rubans de médailleqté 180
Prixqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Nappesqté 12
Bannières fléchéesqté 8
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Tapis rafraîchissantsqté 6
Carafes d’eauqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes désinfectantesqté 6

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 3 kilos
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Eau minérale plate - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Boisson pour sportifs - 24 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 canettes
- Bière - 8 caisses
- Rosé - 12 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini pistolets - 180 pièces
- Mini croissants - 120 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 5 kilo
- Vieux fromage - 3 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Concombres - 5 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Laitue - 10 têtes
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 4 kilo
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 180 pièces
- Bananes - 180 pièces
- Poires - 100 pièces
- Barres de céréales - 200 pièces
- Barres énergétiques - 100 pièces
- Petits pains aux raisins - 120 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Mélange de noix - 4 kilos
- Olives - 3 kilos
- Cornichons - 3 bocaux
- Mini boulettes de viande - 5 kilos
- Boulettes végétariennes - 4 kilo
- Ketchup - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Pesto - 2 pots
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Huile d’olive - 2 litres
- Serviettes - 600 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Cuillères à thé - 100 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Éponges - 12 pièces
- Lingettes de nettoyage - 24 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Savon liquide pour les mains - 4 flacons
- Gel hydroalcoolique - 6 flessen

Conseils

Prévoyez au moins 1 casque par vélo utilisé et vérifiez leur état avant le festival. Pour les vélos de prêt, ajoutez 1 chambre à air de rechange et 1 sonnette par vélo lorsque c’est nécessaire.
Comptez 2 à 3 boissons par participant pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Refroidissez-les la veille et gardez une réserve dans des glacières accessibles aux bénévoles.
Préparez au moins 1 pompe, 1 kit d’outils et 1 pied de réparation par point d’assistance. Les chambres à air de rechange doivent correspondre aux dimensions des vélos disponibles.
Installez une flèche ou un panneau à chaque changement de direction, et prévoyez quelques cônes pour les zones de départ, d’arrivée et de réparation. Préparez la signalétique au moins 1 jour avant afin de repérer les panneaux manquants.
Pour l’accueil, prévoyez suffisamment de gobelets, assiettes et couverts réutilisables pour 1 service par participant, puis ajoutez 10 % de marge. Réservez les tentes, tables et chaises dès que le lieu et le nombre d’inscrits sont confirmés.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un festival du vélo ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez environ 10 % de réserve pour les bénévoles, les accompagnateurs et les fortes chaleurs.
Combien de vélos de prêt faut-il prévoir ?: Basez le nombre de vélos de prêt sur les demandes confirmées dans le formulaire d’inscription. Ajoutez 5 à 10 % de vélos supplémentaires si votre budget et la location le permettent, surtout si les inscriptions restent ouvertes jusqu’à la dernière semaine.
Quand préparer les panneaux et les flèches de direction ?: Préparez et contrôlez toute la signalétique au moins 1 jour avant le festival. Le matin même, faites une vérification complète du parcours avant l’arrivée des participants.
Que faut-il prévoir pour les petites réparations de vélo ?: Prévoyez au minimum 1 pompe, 1 kit d’outils, 1 pied de réparation et plusieurs chambres à air compatibles avec les vélos utilisés par point d’assistance. Installez ces équipements avant le départ et vérifiez-les encore 30 minutes avant l’ouverture.

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