Liste de courses pour un festival du film

Pour organiser un festival du film, prévoyez plus que les projections : l’accueil, la circulation du public, les pauses et les présentations demandent aussi du matériel. Cette liste rassemble les achats et fournitures à réunir, des projecteurs aux multiprises, en passant par les badges, les livrets et les verres réutilisables. Quantifiez chaque élément selon le nombre de salles, de séances et de participants. Réservez le matériel technique plusieurs semaines à l’avance, surtout si plusieurs films sont projetés en parallèle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de cateringqté 6
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Projecteurs de cinémaqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Disques durs de secoursqté 2
Cliqueur de présentation

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 8
Pied d’éclairageqté 4

Décoration

Affiches de filmqté 20
Clap de tournageqté 4
Tapis rouge
Bannières du festivalqté 4
Nappesqté 8
Mur photo

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Machines à pop-cornqté 2
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Plats de service avec couvercleqté 8

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Sachets de thé - 250 pièces
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 2 kilos
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin - 18 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Maïs à popcorn - 8 kilos
- Huile de tournesol - 4 liter
- Sel pour popcorn - 1 kilo
- Beurre - 2 kilo
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Popcorn salé - 4 sacs
- Pop-corn sucré - 4 sacs
- Bâtonnets salés - 5 sacs
- Noix mélangées - 3 kilo
- Winegums - 4 kilo
- Réglisse - 3 kilo
- Barres chocolatées - 180 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Mini-sandwiches - 180 pièces
- Sandwichs végétariens - 60 pièces
- Sandwichs vegan - 30 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Concombres - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Serviettes - 600 pièces
- Sachets en papier pour popcorn - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Cuillères à thé - 150 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Sachets à sandwich - 200 pièces
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Essuie-tout - 12 paquets
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un ordinateur ou lecteur multimédia par salle de projection, plus un appareil de secours pour éviter une interruption en cas de panne. Testez chaque fichier avec le projecteur, l’écran et le système audio au moins 24 heures avant la première séance.
Comptez une multiprise et une rallonge par poste technique, puis ajoutez 20 % de câbles HDMI et de rallonges supplémentaires. Étiquetez chaque câble avant l’installation : cela réduit les branchements incorrects lors des changements de salle.
Préparez les badges nominatifs et les livrets du programme au moins 3 jours avant l’ouverture. Imprimez 10 % de livrets en plus que le nombre d’inscrits pour couvrir les visiteurs supplémentaires et les exemplaires abîmés.
Pour l’accueil, prévoyez une table d’inscription par tranche de 100 participants attendus et installez les poteaux de balisage avant l’arrivée du public. Gardez les affiches, bannières et panneaux de signalisation visibles depuis l’entrée et les principales intersections.
Achetez ou louez la vaisselle réutilisable en fonction du pic de fréquentation, pas de la moyenne. Pour une pause accueillant 100 personnes, prévoyez au moins 110 verres et 110 tasses afin de limiter les ruptures et les pertes pendant le service.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour organiser un festival du film ?: Prévoyez le matériel de projection, les écrans, les ordinateurs ou lecteurs multimédias, les haut-parleurs, les microphones, les câbles et les rallonges. Ajoutez le mobilier d’accueil, la signalétique, les badges, les livrets, la vaisselle et les éléments de décoration.
Combien de câbles et de rallonges faut-il prévoir pour une projection ?: Prévoyez au minimum une rallonge, une multiprise et un câble HDMI par poste technique. Ajoutez 20 % de câbles et de rallonges de secours, surtout si plusieurs salles fonctionnent en même temps.
Combien de livrets imprimer pour un festival du film ?: Imprimez le nombre d’exemplaires correspondant aux participants inscrits, puis ajoutez 10 %. Pour 200 inscrits, prévoyez donc environ 220 livrets afin de couvrir les visiteurs non inscrits et les exemplaires endommagés.
Quand réserver le matériel de projection ?: Réservez les projecteurs, écrans, équipements audio et câbles au moins 4 semaines avant le festival. Effectuez un test complet dans chaque salle 24 à 48 heures avant la première projection.

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