Que faut-il prévoir pour un défilé aux flambeaux ?

Un défilé aux flambeaux demande plus que des torches. Il faut aussi sécuriser le parcours, éclairer les points de rassemblement, organiser l’inscription et prévoir un espace de repos. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à emprunter pour accueillir les participants dans de bonnes conditions. Vérifie les quantités après les inscriptions, puis ajoute une réserve pour les oublis, les piles usées et le matériel endommagé.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de distributionqté 3
Chaises pliantesqté 12
Nappesqté 5

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 10
Piles de rechangeqté 20
Lampes frontalesqté 12
Flèches de parcours réfléchissantesqté 30

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Batteries externesqté 4

Sécurité

Torchesqté 100
Supports de torchesqté 100
Extincteursqté 4
Couvertures anti-feuqté 4
Seaux d'eauqté 8
Gilets réfléchissantsqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Barrières de sécuritéqté 8
Cônes de signalisationqté 16
Lampes de pocheqté 10

Inscription

Classeurs d’inscriptionqté 3
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 20
Braceletsqté 100
Cartes d'itinéraireqté 100
Panneaux d’instructionsqté 6
Étiquettes nominativesqté 120

Catering

Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Gobelets réutilisablesqté 150
Soupes réutilisablesqté 100
Cuillères réutilisablesqté 100
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 6
Carafes d’eauqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thés - 2 boîtes
- Chocolat chaud - 6 litres
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 litres
- Cola Zero - 12 litres
- Sinas - 8 liter
- Jus de pomme - 6 litres
- Spa Blauw - 36 litres
- Eau pétillante - 12 litres
- Citrons - 10 pièces
- Soupe à la citrouille - 12 litres
- Bouillon de légumes - 4 litres
- Baguettes - 12 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Houmous - 1,5 kilo
- Beurre aux herbes - 1 kilo
- Mini pains saucisse - 120 pièces
- Mini-snacks végétariens - 80 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Snacks salés - 3 sacs
- Pop-corn - 2 kilo
- Biscuits - 5 paquets
- Speculaas - 3 paquets
- Pommes - 6 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Serviettes - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 200 pièces
- Pailles en papier - 150 pièces
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel désinfectant - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Porte-essuie-toutqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Bacs à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Outils

Marteauqté 2
Pelles de pionniersqté 2
Serre-câblesqté 100
Ruban adhésifqté 4
Cordeqté 2

Conseils

Prévois une torche par participant inscrit, plus 5 à 10 % de réserve. Stocke-les au sec jusqu’au départ et prépare les supports à l’avance pour éviter une distribution lente.
Prépare au moins un moyen de communication par poste important : les talkies-walkies servent aux accompagnateurs, tandis qu’un mégaphone est utile au départ et à l’arrivée. Recharge les batteries externes la veille.
Ne compte pas uniquement sur les flammes pour éclairer le parcours. Ajoute des lampes à piles, des lampes frontales et des flèches réfléchissantes, puis vérifie chaque pile 24 heures avant le défilé.
Regroupe le matériel de sécurité au départ, à l’arrivée et aux points de repos : extincteurs, couvertures anti-feu, seaux d’eau et trousses de premiers secours doivent rester accessibles pendant toute la marche.
Pour l’inscription, prépare les classeurs, presse-papiers, stylos, bracelets, cartes et étiquettes nominatives au moins une heure avant l’ouverture. Imprime aussi une liste des participants et les consignes de parcours en plusieurs exemplaires.

Questions fréquentes

Combien de torches prévoir par personne pour un défilé ?: Prévois une torche par participant confirmé, puis ajoute 5 à 10 % de réserve. Pour 100 participants, cela représente 105 à 110 torches.
Quand faut-il acheter le matériel de sécurité pour un défilé aux flambeaux ?: Commande les torches et le matériel de sécurité au moins 2 à 3 semaines avant l’événement. Cela laisse le temps de vérifier les quantités, de remplacer un article manquant et de contrôler le parcours.
Combien de temps avant faut-il préparer les inscriptions ?: Installe le comptoir d’inscription environ 1 heure avant l’arrivée du public. Prépare les bracelets, cartes, listes et stylos dans des bacs séparés pour accélérer la remise du matériel.
Combien de piles de rechange faut-il prévoir ?: Prévois au minimum un jeu de piles de rechange pour chaque lampe utilisée sur le parcours, plus 10 % de réserve. Contrôle leur fonctionnement la veille et conserve les piles au sec.

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