Que faut-il prévoir pour un congrès pharmaceutique ?

Pour un congrès pharmaceutique, les achats ne se limitent pas au café et aux badges. Il faut prévoir le matériel de présentation, l’aménagement de la salle, l’accueil des participants et la vaisselle pour les pauses et les repas. Basez les quantités sur le nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge de 5 à 10 % pour les gobelets, couverts, impressions et consommables. Les éléments souvent oubliés sont les rallonges, les adaptateurs, les clés USB de secours et les chargeurs.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tables pliantesqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Lutrin
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Hotspot Wi-Fi
Chargeurs mobilesqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 140
Tasses à caféqté 140
Assiettes de dînerqté 140
Assiettes à dessertqté 140
Couvertsqté 140
Cuillères à caféqté 140
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Louchesqté 12
Ciseauxqté 4
Tire-bouchonqté 2
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Bannière de congrèsqté 2
Nappeqté 14
Présentoirs pour cartes nominativesqté 6
Panneaux d’orientationqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 120
Pinces à badgeqté 120
Stylosqté 40
Chemises à pinceqté 6
Papier d’impressionqté 2
Dossiers du programmeqté 120
Blocs-notesqté 120
Autocollants flèchesqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kg
- Sachets de thé - 240 pièces
- Café décaféiné - 1 kg
- Chocolat au lait - 12 litres
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Crémier - 8 paquets
- Sucre blanc - 2 kg
- Édulcorant - 2 boîtes
- Miel - 2 pots
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Eau minérale sans gaz - 120 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 80 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Jus d'orange - 20 litres
- Jus de pomme - 15 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière blanche - 48 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Bulles - 8 bouteilles
- Tisane - 120 sachets
- Croissants - 120 pièces
- Mini petits pains aux raisins - 120 pièces
- Beurre doux - 2 kg
- Confiture de fraises - 3 pots
- Tranches de fromage - 4 kg
- Jambon - 3 kg
- Houmous - 2 kg
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Mini-sandwichs au poulet - 80 pièces
- Mini-sandwichs au fromage - 80 pièces
- Mini-sandwichs au houmous - 60 pièces
- Mini-sandwiches au thon - 40 pièces
- Soupe de légumes - 15 litres
- Soupe à la tomate - 12 liter
- Petits pains complets - 140 pièces
- Mélange de salade composée - 8 kg
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 5 kg
- Poivrons - 4 kg
- Feta - 3 kg
- Pois chiches - 3 kg
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Vinaigrette aux herbes - 2 litres
- Pâtes - 10 kg
- Pesto - 2 kg
- Sauce tomate - 6 litres
- Parmesan - 2 kg
- Légumes grillés - 8 kg
- Blanc de poulet - 10 kg
- Boulettes de légumes véganes - 5 kg
- Riz - 8 kg
- Salade de pommes de terre - 8 kg
- Fruits frais - 12 kg
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Raisins - 8 kg
- Mini-muffins - 160 pièces
- Cake au citron - 6 pièces
- Chocolat noir - 3 kg
- Noix mélangées - 2 kg
- Snacks salés - 3 kg
- Chips au paprika - 2 kg
- Chips nature - 2 kg
- Olives - 3 kg
- Beurre aux herbes - 2 kg
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Serviettes - 600 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de sièges supplémentaires si la salle le permet. Pour une salle de 100 personnes, cela représente 105 à 110 chaises.
Pour les présentations, préparez au moins un ordinateur portable principal et un ordinateur de secours, avec deux câbles HDMI, un cliqueur et une clé USB contenant les fichiers validés.
Comptez deux verres à eau par personne pour la journée si un lavage en cours d’événement n’est pas prévu. Ajoutez 10 % de marge pour les verres et les tasses utilisés pendant les pauses.
Installez au minimum une multiprise par zone technique et prévoyez une rallonge de 10 à 15 mètres pour chaque branchement éloigné. Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs avant l’arrivée des intervenants.
Préparez les supports imprimés au moins 48 heures avant le congrès : programme, liste des participants et badges. Imprimez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives et les corrections de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un congrès de 100 personnes ?: Prévoyez environ 200 verres à eau pour une journée si les verres ne sont pas lavés pendant l’événement. Ajoutez une marge de 10 %, soit 220 verres au total.
Quel matériel prévoir pour les présentations d’un congrès pharmaceutique ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable principal, un ordinateur de secours, un cliqueur, deux câbles HDMI, des microphones et une clé USB de sauvegarde. Testez tout au moins 2 heures avant le début des interventions.
Combien de chaises faut-il pour un congrès ?: Comptez une chaise par participant confirmé et ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 150 inscrits, installez donc entre 158 et 165 chaises si l’espace disponible le permet.
Quand acheter ou préparer le matériel du congrès ?: Réservez le mobilier, le matériel technique et le service de restauration plusieurs semaines à l’avance. Vérifiez les quantités finales 3 à 5 jours avant l’événement, puis préparez les impressions et les sacs de secours au plus tard 48 heures avant.

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