Qué necesitas para un congreso farmacéutico

Un congreso farmacéutico necesita más que una sala y un programa. Esta lista reúne el material que suele faltar cuando se acerca el día: equipos para las ponencias, mobiliario para el registro, acreditaciones, bebidas y vajilla. Calcula las cantidades según el número de inscritos y reserva los elementos técnicos con varios días de margen. Deja preparada una copia de las presentaciones y de la lista de participantes antes de recibir a los asistentes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 120
Mesas plegablescant. 12
Mesas de registrocant. 2
Mesa de oradores
Piezas de escenariocant. 4
Atril
Percheroscant. 4

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 4
Memorias USBcant. 4
Punto de acceso Wi-Fi
Cargadores móvilescant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 140
Tazas de cafécant. 140
Platos de cenacant. 140
Platos de postrecant. 140
Cubiertoscant. 140
Cucharillas de cafécant. 140
Bandejas para servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Cucharonescant. 12
Tijerascant. 4
Sacacorchoscant. 2
Abrebotellascant. 3

Decoración

Banner del congresocant. 2
Mantelcant. 14
Soportes para tarjetas de nombrecant. 6
Carteles de rutacant. 12

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Registro

Portanombrescant. 120
Ganchos para acreditacionescant. 120
Bolígrafoscant. 40
Carpetas portapapelescant. 6
Papel de impresióncant. 2
Carpetas del programacant. 120
Bloc de notascant. 120
Pegatinas de flechascant. 30

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 2
Cuboscant. 4

Catering

Compras
- Granos de café - 4 kg
- Bolsitas de té - 240 unidades
- Café descafeinado - 1 kg
- Chocolate con leche - 12 litros
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Nata para café - 8 paquetes
- Azúcar blanco - 2 kg
- Edulcorante - 2 cajas
- Miel - 2 tarros
- Palitos para remover - 300 unidades
- Agua mineral sin gas - 120 botellas
- Agua mineral con gas - 80 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Zumo de naranja - 20 litros
- Zumo de manzana - 15 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza blanca - 48 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Burbujas - 8 botellas
- Té de hierbas - 120 bolsitas
- Croissants - 120 unidades
- Mini bollos de pasas - 120 unidades
- Mantequilla - 2 kg
- Mermelada de fresa - 3 tarros
- Lonchas de queso - 4 kg
- Jamón - 3 kg
- Hummus - 2 kg
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Mini sándwiches de pollo - 80 unidades
- Mini sándwiches de queso - 80 unidades
- Mini sándwiches de hummus - 60 unidades
- Mini sándwiches de atún - 40 unidades
- Sopa de verduras - 15 litros
- Sopa de tomate - 12 litros
- Panecillos integrales - 140 unidades
- Mezcla de ensalada mixta - 8 kg
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 5 kg
- Pimientos - 4 kg
- Queso feta - 3 kg
- Garbanzos - 3 kg
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Aderezo de hierbas - 2 litros
- Pasta - 10 kg
- Pesto - 2 kg
- Salsa de tomate - 6 litros
- Queso parmesano - 2 kg
- Verduras a la parrilla - 8 kg
- Filete de pollo - 10 kg
- Albóndigas veganas de verduras - 5 kg
- Arroz - 8 kg
- Ensalada de patata - 8 kg
- Fruta fresca - 12 kg
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Uvas - 8 kg
- Mini muffins - 160 unidades
- Pastel de limón - 6 unidades
- Chocolate negro - 3 kg
- Frutos secos mixtos - 2 kg
- Snacks salados - 3 kg
- Patatas fritas sabor pimentón - 2 kg
- Patatas chips naturales - 2 kg
- Aceitunas - 3 kg
- Mantequilla de hierbas - 2 kg
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Servilletas - 600 unidades
- Pajitas de papel - 200 unidades
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Detergente para vajilla - 3 botellas
- Jabón de manos - 8 botellas
- Desinfectante de manos - 8 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Toallas de papel - 12 paquetes

Consejos

Calcula una silla por participante confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % para ponentes, personal y cambios de última hora. Para 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 sillas.
Prepara una acreditación y un programa impreso por persona, más un 10 % adicional. Para 100 inscritos, lleva al menos 110 unidades de cada uno.
Para una jornada completa, calcula entre 2 y 3 vasos de agua por persona, además de una taza por cada servicio de café. Confirma las cantidades finales del catering entre 48 y 72 horas antes.
Comprueba el equipo de cada ponencia al menos 24 horas antes: proyector, pantalla, portátil, micrófonos, clic de presentación, cables HDMI, regletas y alargadores. Lleva una memoria USB con todas las presentaciones.
Reserva una mesa de registro, percheros y el mobiliario del escenario con tiempo suficiente para probar la distribución. Deja un pasillo libre y comprueba que el atril y los micrófonos no bloqueen la pantalla.

Preguntas frecuentes

¿Qué material necesito para organizar un congreso farmacéutico?: Necesitas mobiliario para asistentes, registro y ponentes; proyector, pantalla, portátiles, micrófonos, sonido, cables y conexión Wi-Fi. Añade acreditaciones, programas, vasos, tazas, platos, cubiertos y material para el catering.
¿Cuántas sillas hacen falta para un congreso de 100 personas?: Prepara una silla por asistente confirmado y entre un 5 % y un 10 % extra. Para 100 personas, calcula entre 105 y 110 sillas para cubrir ponentes, personal y cambios de última hora.
¿Cuándo hay que confirmar el catering de un congreso?: Confirma el número final y las preferencias dietéticas entre 48 y 72 horas antes. Reserva también un margen del 5 % al 10 % si las inscripciones siguen abiertas o puede haber invitados adicionales.
¿Cuándo debo comprobar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y vuelve a revisar las conexiones al abrir la sala. Comprueba cada presentación, los micrófonos, el sonido, el proyector, el HDMI, el clic y las copias en una memoria USB.

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