Organiser une visite d’auteurs, étape par étape

Une visite d’auteurs repose sur une bonne coordination entre le programme, les intervenants et l’accueil du public. Commencez par fixer la date, le déroulé, les auteurs et le lieu, puis verrouillez rapidement les besoins techniques. Les inscriptions, les informations alimentaires et la commande des livres doivent être suivies au même endroit. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, préparer les badges et tester l’installation avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver l’auteur
3
Réserver le lieu
4
Coordonner la technique
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Envoyer le programme aux participants
10
Commander des livres à vendre
11
Rassembler les informations sur les auteurs
12
Recevoir les fichiers de présentation
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Imprimer la liste des participants
15
Faire les courses
2 personnes
16
Préparer les livres et le matériel
2 personnes
17
Refroidir les boissons
18
Vérifier le lieu
2 personnes
19
Installer les tables
3 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
22
Brancher le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
23
Tester le son
2 personnes
24
Installer la table des livres
2 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes

Événement

27
Accueillir l'auteur
2 personnes
28
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
29
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
30
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
31
Présenter l’auteur
32
Animer la conférence
2 personnes
33
Animer la séance de questions-réponses
34
Servir les boissons de pause
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Vendre des livres
2 personnes
37
Faire dédicacer les livres
2 personnes
38
Servir des amuse-bouches
3 personnes
39
Organiser les adieux de l’auteur
2 personnes
40
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

41
Compter les livres et la caisse
2 personnes
42
Éteindre l’équipement
2 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
44
Faire la vaisselle
2 personnes
45
Rassembler les déchets
2 personnes
46
Nettoyer la salle
3 personnes
47
Rapporter le matériel
2 personnes
48
Retourner les livres invendus
49
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 8
Table d’accueil
Table de livres
Table de prise de parole

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Câble HDMI
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte portable
Micro sans fil
Pied de microphone

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à boireqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Glacièresqté 2

Papeterie

Badges nominatifsqté 80
Stylos à billeqté 40
Blocs-notesqté 80
Bloc de paperboardqté 2
Marqueursqté 12
Post-itqté 6
Marque-pagesqté 100

Décoration

Bannière de bienvenue
Nappesqté 6
Badge de l'auteur

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires d’accueil, de présentation, d’échanges et, si prévu, de vente ou de dédicace. Les auteurs doivent recevoir le déroulé final suffisamment tôt pour préparer leur intervention.
Réservez le lieu et la technique en même temps. Vérifiez la présence d’un projecteur, d’un écran, d’un ordinateur compatible, d’un câble HDMI, de rallonges et d’un système audio ; faites un test complet avant l’ouverture.
Suivez les inscriptions dans une liste unique et mettez-la à jour jusqu’au dernier jour. Imprimez un exemplaire pour l’accueil et préparez les badges nominatifs à partir de cette version, pas d’une ancienne exportation.
Commandez les livres dès que le nombre d’auteurs et le format de la rencontre sont confirmés. Prévoyez une table de livres séparée de la table d’accueil afin que les visiteurs puissent consulter les ouvrages sans bloquer les inscriptions.
Préparez les boissons et la salle juste avant l’arrivée du public : refroidissez les boissons, remplissez les carafes d’eau, installez les chaises et testez le son. Le café, le thé et les tasses sont souvent oubliés alors qu’ils doivent être prêts dès le début de la rencontre.

Questions fréquentes

Quand réserver les auteurs et le lieu pour une visite d’auteurs ?: Réservez les auteurs et le lieu dès que la date envisagée est connue, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Le programme ne peut être annoncé qu’après confirmation des deux côtés.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations au moins 3 à 4 semaines avant la visite. Faites ensuite un rappel environ 7 jours avant, avec les horaires, l’adresse et les informations pratiques.
Quand faut-il commander les livres à vendre ?: Passez la commande dès que les auteurs participants et les titres sont confirmés, idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Contrôlez la livraison quelques jours avant l’installation de la table de livres.
Quand tester le projecteur et le son ?: Faites un premier test technique avant le jour de la visite, puis un contrôle sur place au moins 60 minutes avant l’accueil. Vérifiez séparément l’ordinateur, le câble HDMI, le projecteur, le micro et l’enceinte.

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