Zo organiseer je een schrijversbezoek
Begin met de datum, het programma en de schrijver; pas daarna leg je de locatie vast. Plan vervolgens de techniek, uitnodigingen en aanmeldingen, zodat je tijdig weet hoeveel stoelen, badges, drankjes en boeken nodig zijn. Verzamel auteursinformatie en presentatiebestanden ruim vóór de bijeenkomst. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een geteste presentatie en een aparte boekentafel. De takenlijst hieronder volgt die volgorde, van eerste afspraak tot opruimen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Schrijver boeken
- 3
Locatie reserveren
- 4
Techniek afstemmen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Deelnemerslijst bijwerken
- 9
Programma naar deelnemers sturen
- 10
Boeken voor verkoop bestellen
- 11
Auteursinformatie verzamelen
- 12
Presentatiebestanden ontvangen
- 13
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 14
Deelnemerslijst afdrukken
- 15
Boodschappen doen
2 personen
- 16
Boeken en materialen klaarzetten
2 personen
- 17
Dranken koelen
- 18
Locatie controleren
2 personen
- 19
Tafels opstellen
3 personen
- 20
Stoelen opstellen
3 personen
- 21
Presentatieruimte inrichten
2 personen
- 22
Projector en laptop aansluiten
2 personen
- 23
Geluid testen
2 personen
- 24
Boekentafel inrichten
2 personen
- 25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 26
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
Event
- 27
Schrijver ontvangen
2 personen
- 28
Bezoekers registreren
3 personen
- 29
Naambadges uitdelen
2 personen
- 30
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
- 31
Schrijver introduceren
- 32
Lezing begeleiden
2 personen
- 33
Vragenronde begeleiden
- 34
Pauzedranken serveren
3 personen
- 35
Dranken bijvullen
2 personen
- 36
Boeken verkopen
2 personen
- 37
Boeken laten signeren
2 personen
- 38
Hapjes serveren
3 personen
- 39
Afscheid van schrijver verzorgen
2 personen
- 40
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
- 41
Boeken en kas tellen
2 personen
- 42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 44
Servies afwassen
2 personen
- 45
Afval verzamelen
2 personen
- 46
Zaal schoonmaken
3 personen
- 47
Materialen terugbrengen
2 personen
- 48
Onverkochte boeken retourneren
- 49
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 80
- Tafelsaantal 8
- Ontvangsttafel
- Boekentafel
- Spreektafel
Apparatuur
- Laptop
- Projector
- Projectiescherm
- HDMI-kabel
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoon
- Microfoonstandaard
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Drinkglazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
Stationery
- Naambadgesaantal 80
- Balpennenaantal 40
- Notitieblokkenaantal 80
- Flip-overblokaantal 2
- Stiftenaantal 12
- Plakbriefjesaantal 6
- Boekleggersaantal 100
Decoratie
- Welkomstbanner
- Tafelkledenaantal 6
- Naamkaart schrijver
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Stoffer en blikaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Boek de schrijver en reserveer de locatie zodra datum en programma vaststaan. Vraag direct naar de duur van het bezoek, benodigde presentatiebestanden en eventuele technische wensen.
- Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het bezoek af. Werk daarna de deelnemerslijst bij, verzamel dieetwensen en druk de lijst en naambadges pas af als het aantal deelnemers definitief is.
- Test projector, laptop, HDMI-kabel, verlengkabels, stekkerdozen en geluid vóór de deuren opengaan. Laat de presentatie één keer volledig doorlopen en leg een draagbare speaker of microfoon klaar als dat nodig is.
- Bestel boeken op basis van de verwachte belangstelling en richt de boekentafel apart van de ontvangsttafel in. Zet boeken, materialen, balpennen en notitieblokken klaar voordat deelnemers binnenkomen.
- Plan de opbouw met drie werkzones: ontvangst, presentatie en boekentafel. Zet stoelen en tafels eerst goed, bereid koffie en thee daarna voor en koel dranken pas wanneer de inrichting gecontroleerd is.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je een schrijver boeken?
- Leg de schrijver bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór het bezoek vast. Dan houd je tijd over voor de locatie, uitnodigingen, presentatiebestanden en het bestellen van boeken.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een schrijversbezoek?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het programma af, zodat je de deelnemerslijst, badges, stoelen en catering kunt afronden.
- Hoeveel boeken moet je bestellen voor een schrijversbezoek?
- Gebruik het aantal aanmeldingen als basis en bestel ongeveer 10 tot 20 procent extra. Controleer de verwachte verkoop uiterlijk 2 weken vooraf, omdat nabestellen daarna lastig kan zijn.
- Wanneer test je de techniek voor een schrijversbezoek?
- Doe een eerste controle uiterlijk 1 week vooraf en een volledige test op de dag zelf, minimaal 60 minuten vóór ontvangst. Controleer laptop, projector, HDMI-aansluiting, geluid, microfoon en stroomvoorziening.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!