Organiser une vide-grenier en salle, étape par étape

Une vide-grenier en salle se prépare d’abord comme un plan d’occupation, puis comme un événement ouvert au public. Commencez par confirmer la date, la capacité de la salle et les conditions de vente avant de lancer les inscriptions. Le nombre de vendeurs détermine ensuite le plan des stands, la signalétique, le mobilier et l’organisation de l’entrée. Les points souvent oubliés sont la monnaie, les besoins alimentaires, les branchements électriques et le temps nécessaire pour installer les tables avant l’ouverture.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et la capacité de la salle
2
Définir les conditions de vente
2 personnes
3
Créer le formulaire d'inscription pour les vendeurs
4
Publier la page de l’événement
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Mettre à jour la liste des vendeurs
2 personnes
9
Confirmer les vendeurs
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Créer un plan avec les stands du marché
2 personnes
12
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
13
Concevoir la signalétique
14
Imprimer la signalisation
15
Gérer l'argent liquide et la monnaie
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Rassembler le matériel
2 personnes
18
Préparer les formulaires de caisse et d'inscription
2 personnes
19
Préparer le café et le thé
2 personnes
20
Délimiter l’agencement des halls
3 personnes
21
Installer les tables et les chaises
6 personnes
22
Installer les portants à vêtements
3 personnes
23
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
24
Aménager l'entrée et la caisse
3 personnes
25
Aménager le point de restauration
3 personnes
26
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

27
Accueil des vendeurs
4 personnes
28
Indiquer leur stand aux vendeurs
3 personnes
29
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
30
Ouvrir l’entrée et accueillir les visiteurs
3 personnes
31
Tenir la caisse et l’entrée
2 personnes
32
Tenir le point restauration
3 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Ramasser les déchets et les gobelets vides
2 personnes
36
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
37
Contrôler les flux de visiteurs
2 personnes
38
Informer les vendeurs de l'heure de fin
2 personnes
39
Fermer l'entrée
2 personnes
40
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes

Suivi

41
Démonter les stands du marché
6 personnes
42
Remettre les tables et les chaises en place
6 personnes
43
Ranger le point traiteur
3 personnes
44
Faire la vaisselle
2 personnes
45
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
46
Nettoyer les halls et l’entrée
4 personnes
47
Retirer la signalétique
2 personnes
48
Enregistrer les objets trouvés
49
Clôturer la caisse et la comptabilité
2 personnes
50
Ranger les courses restantes
2 personnes
51
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de marchéqté 30
Chaisesqté 24
Portants à vêtementsqté 8
Chaises pliantesqté 6

Équipement

Caisseqté 2
Terminal de paiementqté 2
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Calculatricesqté 3
Caissettes à monnaieqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pied d’éclairageqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Filtres à caféqté 100
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 4
Ciseauxqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Numéros des standsqté 35
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’informationqté 6
Nappesqté 30
Pincesqté 40

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Nettoyant multi-usagesqté 3
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez les conditions de vente avant de publier le formulaire : indiquez le nombre de stands disponibles, les horaires d’installation et les règles applicables aux vendeurs. Vous éviterez ainsi de devoir corriger les inscriptions une fois la promotion lancée.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et mettez la liste à jour chaque semaine. Confirmez chaque vendeur avec son numéro de stand et recueillez ses besoins alimentaires au plus tard quelques jours avant l’événement.
Dessinez le plan des stands avant de déplacer les tables. Prévoyez des allées suffisamment larges pour la circulation et placez les portants à vêtements sans bloquer l’entrée, la caisse ou les issues.
Préparez la caisse séparément du reste du matériel. Comptez la monnaie, vérifiez le terminal de paiement et remplissez les formulaires de caisse et d’inscription avant l’arrivée du public.
Gardez une marge pour l’installation : délimitez les halls, installez les tables et les chaises, puis accrochez les numéros et les panneaux avant de préparer le café et le thé. Les rallonges, multiprises et lampes LED sont à vérifier avant le jour J, pas pendant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une vide-grenier en salle ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer la salle, de publier les inscriptions, de réunir les vendeurs et de finaliser le plan des stands avant l’installation.
Combien de temps faut-il pour installer une vide-grenier en salle ?: Prévoyez généralement 3 à 4 heures pour délimiter les espaces, installer les tables, les chaises, les portants et la signalétique. Ajoutez du temps si les vendeurs montent eux-mêmes leur stand ou si plusieurs halls sont utilisés.
Que faut-il prévoir pour la caisse d’une vide-grenier ?: Préparez une caisse avec suffisamment de petite monnaie pour les premières ventes et vérifiez le terminal de paiement avant l’ouverture. Gardez les formulaires de caisse et d’inscription au même endroit afin de suivre les paiements sans interrompre l’accueil.
Quand attribuer les numéros de stand aux vendeurs ?: Attribuez-les après la clôture ou la stabilisation des inscriptions, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Envoyez ensuite le numéro, l’horaire d’arrivée et les consignes d’installation à chaque vendeur.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.