Organiser une sortie VTT : l’ordre des opérations

Une sortie VTT se prépare d’abord sur le terrain, puis autour des participants. Commencez par fixer le parcours et sa distance, vérifiez chaque zone à risque et obtenez les autorisations nécessaires avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, structurez les départs, les bénévoles et les secours. Les derniers jours servent surtout à contrôler les vélos, poser la signalétique, préparer les dossards et transmettre des consignes faciles à suivre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Consigner le parcours et la distance
2 personnes
2
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
3
Demander l’autorisation pour l’itinéraire
4
Réserver le lieu de départ
5
Réserver le parking
6
Vérifier la couverture d'assurance
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Vérifier les paiements
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Épingler la liste des participants
13
Recueillir les contacts d'urgence
14
Répartir les groupes de départ
2 personnes
15
Partager le fichier d'itinéraire
16
Planifier les bénévoles
2 personnes
17
Désigner les postes de circulation
2 personnes
18
Assurer la présence des secours
19
Vérifier les prévisions météo
20
Envoyer les informations aux participants
21
Faire les courses
3 personnes
22
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
23
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
24
Trier les dossards
2 personnes
25
Remplir les glacières
2 personnes
26
Inspecter à nouveau l'itinéraire
3 personnes
27
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
28
Monter l’aire de départ
6 personnes
29
Installer la table d'inscription
2 personnes
30
Balisage du parking à vélos
3 personnes
31
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
32
Installer les points d'eau
3 personnes
33
Préparer le service traiteur
4 personnes
34
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

35
Vérifier les inscriptions
3 personnes
36
Distribuer les dossards
3 personnes
37
Vérifier les casques et les vélos
2 personnes
38
Accueillir les participants
3 personnes
39
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
40
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
41
Tenir les postes de circulation
6 personnes
42
Suivre le parcours et les participants
3 personnes
43
Tenir les points d’eau
4 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
46
Aider en cas de problèmes techniques de vélo
2 personnes
47
Enregistrer les arrivées
2 personnes
48
Distribuer les bracelets des finishers
2 personnes
49
Servir la soupe et le pain
4 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
53
Vérifier les retardataires
2 personnes
54
Traiter les résultats et les dons
2 personnes
55
Assurer le moment de remerciement
2 personnes

Suivi

56
Ranger le service traiteur
3 personnes
57
Démonter le mobilier
5 personnes
58
Nettoyer le site
4 personnes
59
Dégager le parking à vélos
2 personnes
60
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
61
Inventorier le matériel
2 personnes
62
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
63
Vérifier l’itinéraire pour détecter des dommages
2 personnes
64
Remercier les participants
65
Publier les résultats en ligne
66
Transférer le montant du don
67
Finaliser la comptabilité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Nappesqté 8
Barrières de fouleqté 12
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Numéros de départqté 120
Porte-dossardsqté 100
Bracelets de finisherqté 120
Supports à vélosqté 8
Pompes à véloqté 4
Démonte-pneusqté 8
Kits d’outils pour véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Serre-câblesqté 200
Porte-clés pour vélosqté 120

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 10
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 8
Siffletsqté 12
Couvertures de survieqté 4

Communication

talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Lampes à batterieqté 8

Catering

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Gobelets réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Nettoyage

Stations de lavage des mainsqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2

Documentation

Supports de cartes de parcoursqté 10
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Cartes de parcours imperméablesqté 120

Courses

Courses

Conseils

Bloquez le parcours au moins 4 semaines avant la sortie. Notez la distance, les points de ravitaillement, les passages techniques et les accès utilisables par les secours avant de demander l’autorisation de l’itinéraire.
Ouvrez les inscriptions seulement quand le départ, le parking et l’assurance sont confirmés. Demandez dès le formulaire un contact d’urgence et les besoins alimentaires afin d’éviter les relances de dernière minute.
Répartissez les participants en groupes de départ de taille comparable et envoyez le fichier d’itinéraire au moins 7 jours avant. Indiquez l’heure de présence, l’heure de départ, le niveau attendu et le numéro à appeler en cas de problème.
Prévoyez un bénévole à chaque poste de circulation et donnez-lui un gilet, un sifflet et un moyen de communication. Faites un briefing de 20 minutes le matin, avec la procédure à suivre si un participant se perd ou se blesse.
La veille, vérifiez la météo, les vélos et le matériel de réparation. Préparez les flèches, panneaux et cônes par zone, triez les numéros de départ et remplissez les glacières avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une sortie VTT ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour une sortie avec parcours balisé, parking, bénévoles et secours. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, la météo, les dossards et le briefing.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une sortie VTT ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant la date, une fois le parcours, le lieu de départ et l’assurance validés. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant pour finaliser les groupes et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une sortie VTT ?: Comptez au minimum 1 bénévole par poste de circulation, plus 2 personnes à l’accueil et 1 coordinateur. Pour 50 participants, prévoyez généralement 8 à 10 bénévoles selon le nombre de croisements et la longueur du parcours.
Que faut-il envoyer aux participants avant une sortie VTT ?: Envoyez les informations complètes 5 à 7 jours avant : horaires, adresse du départ, parking, distance, fichier d’itinéraire, équipement conseillé et numéro d’urgence. Renvoyez un rappel la veille avec la météo et l’heure de présence recommandée.

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