Mountainbike-Tour organisieren: der praktische Ablauf
Eine Mountainbike-Tour steht und fällt mit einer gut geprüften Strecke und klaren Zuständigkeiten. Lege zuerst Entfernung, Startort und Sicherheitskonzept fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Genehmigungen, Parkplatz, Helfer, Teilnehmerdaten und Material. Besonders häufig werden Notfallkontakte, Reparaturausrüstung und die Einteilung der Startgruppen zu spät organisiert. Mit diesem Ablauf behältst du 67 Aufgaben und 53 benötigte Gegenstände im Blick.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Route und Entfernung festlegen
2 Personen
- 2
Route auf Sicherheit prüfen
3 Personen
- 3
Genehmigung für die Route beantragen
- 4
Startort reservieren
- 5
Parkplatz reservieren
- 6
Versicherungsschutz prüfen
- 7
Anmeldeformular veröffentlichen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen verarbeiten
2 Personen
- 10
Zahlungen prüfen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Teilnehmerliste fixieren
- 13
Notfallkontakte sammeln
- 14
Startgruppen einteilen
2 Personen
- 15
Routendatei teilen
- 16
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 17
Verkehrsposten einteilen
2 Personen
- 18
Ersthelfer-Besetzung festlegen
- 19
Wettervorhersage prüfen
- 20
Teilnehmerinformationen versenden
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Fahrräder und Werkzeug prüfen
2 Personen
- 23
Wegweiser vorbereiten
3 Personen
- 24
Startnummern sortieren
2 Personen
- 25
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 26
Route erneut inspizieren
3 Personen
- 27
Wegweiser aufstellen
4 Personen
- 28
Startbereich aufbauen
6 Personen
- 29
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 30
Fahrradparkplatz absperren
3 Personen
- 31
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
- 32
Wasserstellen bereitstellen
3 Personen
- 33
Catering vorbereiten
4 Personen
- 34
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
- 35
Anmeldungen prüfen
3 Personen
- 36
Startnummern ausgeben
3 Personen
- 37
Helme und Fahrräder kontrollieren
2 Personen
- 38
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
- 39
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
- 40
Startgruppen begleiten
4 Personen
- 41
Verkehrsposten besetzen
6 Personen
- 42
Route und Teilnehmer verfolgen
3 Personen
- 43
Wasserstellen besetzen
4 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Erste Hilfe leisten
2 Personen
- 46
Bei technischen Fahrradproblemen helfen
2 Personen
- 47
Ankünfte registrieren
2 Personen
- 48
Finisherbänder verteilen
2 Personen
- 49
Suppe und Brot servieren
4 Personen
- 50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Wegweiser entfernen
4 Personen
- 53
Verbliebene kontrollieren
2 Personen
- 54
Ergebnisse und Spenden verarbeiten
2 Personen
- 55
Dankesmoment gestalten
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Catering aufräumen
3 Personen
- 57
Möbel abbauen
5 Personen
- 58
Gelände reinigen
4 Personen
- 59
Fahrradparkplatz aufräumen
2 Personen
- 60
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
- 61
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 62
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 63
Strecke auf Schäden prüfen
2 Personen
- 64
Teilnehmer verabschieden
- 65
Ergebnis online veröffentlichen
- 66
Spendenbetrag überweisen
- 67
Finanzbuchhaltung abschließen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- TischdeckenAnz. 8
- AbsperrgitterAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 8
Sportmaterial
- WegweiserAnz. 80
- WegweiserAnz. 20
- VerkehrskegelAnz. 30
- StartnummernAnz. 120
- StartnummernhalterAnz. 100
- Finisher-ArmbänderAnz. 120
- FahrradständerAnz. 8
- FahrradpumpenAnz. 4
- ReifenheberAnz. 8
- FahrradreparatursetsAnz. 4
- ErsatzschläucheAnz. 20
- KabelbinderAnz. 200
- Schlüsselanhänger für FahrräderAnz. 120
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
- RettungsdeckenAnz. 10
- SicherheitswestenAnz. 20
- TaschenlampenAnz. 8
- PfeifenAnz. 12
- NotfalldeckenAnz. 4
Kommunikation
- FunkgeräteAnz. 10
- PowerbanksAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 2
- TabletsAnz. 2
- Mobile KartenzahlungsgeräteAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- BatterielampenAnz. 8
Catering
- KühlboxenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 8
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
- Mehrweg-TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
Reinigung
- HandwaschstationenAnz. 3
- PutzeimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- BodenabzieherAnz. 2
Dokumentation
- StreckenkaartenhalterAnz. 10
- KlemmbretterAnz. 12
- StifteAnz. 30
- Wasserfeste RoutenkartenAnz. 120
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Prüfe die Route nicht nur auf der Karte: Fahre sie vorab ab und kontrolliere schwierige Passagen, Beschilderung und mögliche Umleitungen. Teile den Routentrack spätestens 7 Tage vor dem Start mit den angemeldeten Teilnehmern.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Startort, Parkplatz, Versicherungsschutz und mögliche Genehmigungen geklärt sind. Erfasse neben Name und Zahlung auch Ernährungswünsche und mindestens einen Notfallkontakt pro Person.
- Plane die Helfer nach Streckenabschnitten ein: Verkehrsposten, Ersthelfer und Personen mit Funkgeräten müssen feste Positionen und eine erreichbare Telefonnummer haben. Schließe die Einteilung mindestens 3 Tage vor der Tour ab.
- Sortiere Startnummern und Startgruppen am Vorabend, statt sie morgens einzeln zusammenzusuchen. Für Pannen gehören unter anderem Pumpen, Reifenheber, Reparatursets, Ersatzschläuche und Kabelbinder an klar festgelegte Ausgabepunkte.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 und nochmals 12 Stunden vor dem Start. Fülle die Kühlboxen erst kurz vor der Ausgabe, stelle Wegweiser und Verkehrskegel vor dem ersten Eintreffen auf und halte Taschenlampen, Pfeifen sowie Rettungsdecken griffbereit.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Mountainbike-Tour organisieren?
- Beginne etwa 8 Wochen vorher mit Strecke, Startort, Parkplatz und Genehmigungen. Die Anmeldung kann danach geöffnet werden; Teilnehmerliste, Startgruppen und Helfer sollten spätestens 3 Tage vor dem Start feststehen.
- Wie viele Helfer braucht eine Mountainbike-Tour?
- Das hängt von Strecke und Teilnehmerzahl ab, aber plane für jeden kritischen Verkehrspunkt mindestens eine Person ein. Zusätzlich brauchst du eine feste Ersthelfer-Besetzung und eine verantwortliche Person für Anmeldung und Startbereich.
- Was muss man bei einer Mountainbike-Tour für Pannen dabeihaben?
- Plane mindestens eine Fahrradpumpe, Reifenheber, ein Reparaturset und Ersatzschläuche ein; Kabelbinder helfen bei schnellen Notreparaturen. Lege vor dem Start fest, wer das Material transportiert und an welchem Punkt es eingesetzt wird.
- Wann sollte man die Wettervorhersage für eine Mountainbike-Tour prüfen?
- Prüfe sie erstmals 48 Stunden vor dem Start und erneut 12 Stunden vorher. Bei Gewitter, Sturm oder stark veränderter Streckenlage solltest du Teilnehmer spätestens am Vorabend über Änderungen oder eine Absage informieren.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!