Organiser une sortie scolaire, étape par étape

Une sortie scolaire se prépare dans un ordre précis : destination, transport, budget, inscriptions, encadrement, repas et sécurité. Commencez par bloquer la date et réserver les éléments qui se remplissent vite, puis donnez aux familles une échéance claire. Les dernières vérifications concernent les autorisations, les contacts d’urgence, les groupes et l’itinéraire. Prévoyez aussi un programme de repli et séparez les repas adaptés avant le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et la destination
2 personnes
2
Réserver le transport
3
Réserver des billets d’entrée
4
Valider le programme et l’itinéraire
3 personnes
5
Établir le budget
2 personnes
6
Rédiger la lettre aux parents
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
10
Collecter les autorisations
2 personnes
11
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
12
Imprimer la liste des participants
13
Faire la répartition des groupes
3 personnes
14
Affecter les accompagnateurs aux groupes
2 personnes
15
Définir le lieu de rassemblement
2 personnes
16
Confirmer les heures de départ
17
Vérifier les prévisions météo
18
Mettre en place le programme de repli
3 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Préparer les paniers-repas
5 personnes
21
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Rassembler le matériel
3 personnes
24
Étiqueter les sacs à dos et les sacs
3 personnes
25
Vérifier la trousse de premiers secours
26
Charger les téléphones
2 personnes
27
Classer les documents dans des dossiers
2 personnes
28
Marquer le point d’embarquement du bus
2 personnes
29
Informer les accompagnateurs
3 personnes

Événement

30
Enregistrer la présence
3 personnes
31
Charger les bagages
4 personnes
32
Rassembler les groupes
6 personnes
33
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
34
Monter dans le bus
6 personnes
35
Vérifier le départ
36
Compter les participants pendant le trajet
6 personnes
37
Accueillir les arrivées
6 personnes
38
Distribuer le matériel de groupe
6 personnes
39
Expliquer le programme
3 personnes
40
Accompagner les groupes vers les activités
6 personnes
41
Encadrer les activités
8 personnes
42
Distribuer de l'eau
3 personnes
43
Accompagner les rondes aux toilettes
6 personnes
44
Aménager l’espace déjeuner
5 personnes
45
Distribuer les paniers-repas
5 personnes
46
Encadrer le déjeuner
8 personnes
47
Collecter les déchets
4 personnes
48
Lancer le programme de l’après-midi
6 personnes
49
Encadrer les activités de l’après-midi
8 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
51
Prendre une photo de groupe
2 personnes
52
Distribuer les souvenirs
3 personnes
53
Installer le point de rassemblement
4 personnes
54
Recompter les participants
6 personnes
55
Vérifier le matériel
3 personnes
56
Rapporter les bagages
4 personnes
57
Monter dans le bus
6 personnes
58
Accompagner le retour
8 personnes
59
Vérifier les présences
3 personnes
60
Accompagner les descentes
6 personnes
61
Remettre les enfants à leurs parents
6 personnes

Suivi

62
Rassembler le matériel restant
4 personnes
63
Évacuer les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le matériel
3 personnes
65
Vider les glacières
2 personnes
66
Rendre les objets empruntés
2 personnes
67
Rendre le matériel loué
2 personnes
68
Vérifier les objets trouvés
2 personnes
69
Informer les parents des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de pique-niqueqté 8
Chaises pliantesqté 12
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Batteries externesqté 4
Chargeurs de téléphoneqté 6
Rallongesqté 3
Enceinte portable
Appareil photo

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Frisbeesqté 6
Cordes à sauterqté 8
Balles de softballqté 6
Cônesqté 24
Corde de tir à la corde
Giletsqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 75
Assiettes réutilisablesqté 75
Couverts réutilisablesqté 75
Gobelets à emporterqté 70

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 6
Pinces de serviceqté 4
Sacs isothermesqté 10
Bacs alimentairesqté 12
Torchons de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Décoration

Drapeaux de groupeqté 8
Rubans colorésqté 10
Étiquettes nominativesqté 80
Marqueurs indélébilesqté 12
Ballonsqté 80

Catering

Lunch-boxqté 70
Bouteilles d’eauqté 70
Serviettesqté 150
Étiquettes à ficelleqté 80
Sachets à snacksqté 100
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants de toilette jetablesqté 2
Siffletsqté 8
Gilets réfléchissantsqté 8
Lampes de pocheqté 4

Documentation

Presse-papiersqté 8
Stylosqté 20
Pochettes plastiquesqté 30
Classeursqté 4
Braceletsqté 80

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 3
Porte-sacs-poubelleqté 6

Courses

Courses

Conseils

Bloquez la date, la destination et le transport en premier. Gardez au moins 2 à 3 semaines entre l’envoi du courrier aux parents et la date limite d’inscription pour relancer les familles manquantes.
Dans le courrier, indiquez l’heure et le lieu de rassemblement, l’itinéraire, le budget, le repas prévu et la date limite de retour des autorisations. Une information incomplète entraîne souvent des réponses tardives.
Clôturez les inscriptions avant de répartir les groupes. Imprimez la liste des participants, vérifiez les contacts d’urgence et affectez chaque accompagnateur à un groupe au moins 48 heures avant le départ.
Préparez les paniers-repas la veille lorsque c’est possible. Refroidissez les boissons, placez les pains de glace dans les glacières et emballez séparément les repas liés aux allergies ou aux régimes alimentaires.
La veille, consultez la météo et confirmez les heures de départ. Étiquetez les sacs, chargez les batteries externes, vérifiez la trousse de premiers secours et notez clairement le lieu prévu en cas de changement de programme.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une sortie scolaire ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la sortie. Réservez d’abord le transport et les billets, puis prévoyez 2 à 3 semaines pour les inscriptions, les autorisations et les besoins alimentaires.
Combien de temps laisser aux parents pour répondre ?: Laissez généralement 10 à 14 jours pour retourner l’inscription et l’autorisation. Fixez une date précise, puis relancez les familles dont la réponse manque 3 à 5 jours avant la clôture.
Que faut-il vérifier la veille d’une sortie scolaire ?: Vérifiez la météo, l’itinéraire, les heures de départ, la liste imprimée des participants et les contacts d’urgence. Contrôlez aussi les repas, les glacières, les sacs étiquetés et la trousse de premiers secours.
Comment prévoir un plan B en cas de pluie ?: Définissez le programme de repli au moins 48 heures avant le départ et indiquez qui prend la décision. Le jour précédent, consultez les prévisions et informez les accompagnateurs si l’horaire ou l’activité change.

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