Checklist pour organiser une sortie VTT

Une sortie VTT réussie se prépare bien avant l’arrivée des premiers cyclistes. Il faut d’abord fixer le parcours, sa distance et ses conditions d’accès, puis obtenir les autorisations nécessaires et sécuriser le départ. Les inscriptions, les groupes, les contacts d’urgence et les bénévoles demandent ensuite un suivi précis. Cette checklist couvre aussi le balisage, l’assistance mécanique, les secours, le stationnement et le matériel à contrôler la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Consigner le parcours et la distance
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Demander l’autorisation pour l’itinéraire
Réserver le lieu de départ
Réserver le parking
Vérifier la couverture d'assurance
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les paiements
Recueillir les besoins alimentaires
Épingler la liste des participants
Recueillir les contacts d'urgence
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Partager le fichier d'itinéraire
Planifier les bénévoles
2 personnes
Désigner les postes de circulation
2 personnes
Assurer la présence des secours
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
3 personnes
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Inspecter à nouveau l'itinéraire
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Monter l’aire de départ
6 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Balisage du parking à vélos
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer les points d'eau
3 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Vérifier les inscriptions
3 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier les casques et les vélos
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
Tenir les postes de circulation
6 personnes
Suivre le parcours et les participants
3 personnes
Tenir les points d’eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Aider en cas de problèmes techniques de vélo
2 personnes
Enregistrer les arrivées
2 personnes
Distribuer les bracelets des finishers
2 personnes
Servir la soupe et le pain
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Vérifier les retardataires
2 personnes
Traiter les résultats et les dons
2 personnes
Assurer le moment de remerciement
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Dégager le parking à vélos
2 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier l’itinéraire pour détecter des dommages
2 personnes
Remercier les participants
Publier les résultats en ligne
Transférer le montant du don
Finaliser la comptabilité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Nappesqté 8
Barrières de fouleqté 12
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Numéros de départqté 120
Porte-dossardsqté 100
Bracelets de finisherqté 120
Supports à vélosqté 8
Pompes à véloqté 4
Démonte-pneusqté 8
Kits d’outils pour véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Serre-câblesqté 200
Porte-clés pour vélosqté 120

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 10
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 8
Siffletsqté 12
Couvertures de survieqté 4

Communication

talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Lampes à batterieqté 8

Catering

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Gobelets réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Nettoyage

Stations de lavage des mainsqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2

Documentation

Supports de cartes de parcoursqté 10
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Cartes de parcours imperméablesqté 120

Courses

Courses

Conseils

Validez le parcours et sa distance plusieurs semaines avant la sortie, puis vérifiez chaque zone présentant un risque : traversée de route, descente technique ou passage étroit. Une autorisation peut être nécessaire pour l’itinéraire et le lieu de départ.
Fixez une date limite d’inscription au moins 5 à 7 jours avant le départ. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les paiements, de recueillir les contacts d’urgence, de répartir les groupes et de préparer les numéros de départ.
Transmettez le fichier d’itinéraire et les consignes pratiques au plus tard 48 heures avant la sortie. Indiquez clairement l’horaire, le parking, le point de départ, les groupes et le contact à joindre en cas de problème.
Prévoyez un contrôle matériel la veille : vélos, pompes, démonte-pneus, chambres à air, outils et batteries des moyens de communication. Placez aussi les flèches, panneaux et cônes par ordre d’installation pour ne rien chercher le matin.
Consultez les prévisions météo 24 heures avant le départ et confirmez la présence des secours. Préparez les trousses de premiers secours, les couvertures de survie, les gilets, les sifflets et les talkies-walkies aux postes concernés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une sortie VTT ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de valider le parcours, demander les autorisations, réserver le départ et le parking, ouvrir les inscriptions et organiser les bénévoles.
Quand envoyer les informations aux participants d’une sortie VTT ?: Envoyez les informations principales au moins 48 heures avant le départ, puis un rappel la veille. Incluez l’itinéraire, l’horaire, le stationnement, le groupe attribué et les contacts d’urgence.
Quand fermer les inscriptions pour une sortie VTT ?: Fermez-les 5 à 7 jours avant l’événement si vous devez préparer des dossards, des groupes et du ravitaillement. Gardez ensuite une liste à jour avec les paiements et les besoins alimentaires.
Quel matériel prévoir pour une sortie VTT encadrée ?: Prévoyez le balisage, les numéros de départ, les supports à vélos, les pompes, les outils, des chambres à air de rechange et un kit de premiers secours. Ajoutez les moyens de communication et vérifiez leur charge la veille.

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