Zo organiseer je een mountainbiketocht

Begin met de route, niet met de inschrijvingen. Leg afstand, startlocatie en verwachte rijtijd vast en controleer daarna de route op kruisingen, gevaarlijke passages en bereikbaarheid voor hulpdiensten. Regel toestemming, verzekering, parkeren en bezetting ruim voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna volgen inschrijvingen, betalingen, noodcontacten en startgroepen. In de laatste week draait alles om een heldere deelnemersbrief, gecontroleerd fiets- en reparatiemateriaal en een startlocatie die ook bij slecht weer werkbaar is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Route op veiligheid controleren
3 personen
3
Toestemming voor route aanvragen
4
Startlocatie reserveren
5
Parkeerterrein reserveren
6
Verzekeringsdekking controleren
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijvingen verwerken
2 personen
10
Betalingen controleren
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemerslijst vastzetten
13
Noodcontacten verzamelen
14
Startgroepen indelen
2 personen
15
Routebestand delen
16
Vrijwilligers inplannen
2 personen
17
Verkeersposten aanwijzen
2 personen
18
EHBO-bezetting vastleggen
19
Weersverwachting controleren
20
Deelnemersinformatie versturen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
23
Routeborden klaarmaken
3 personen
24
Startnummers sorteren
2 personen
25
Koelboxen vullen
2 personen
26
Route nogmaals inspecteren
3 personen
27
Routepijlen plaatsen
4 personen
28
Startterrein opbouwen
6 personen
29
Registratietafel inrichten
2 personen
30
Fietsparkeerplaats afzetten
3 personen
31
EHBO-punt inrichten
2 personen
32
Waterpunten klaarzetten
3 personen
33
Catering voorbereiden
4 personen
34
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

35
Inschrijvingen controleren
3 personen
36
Startnummers uitdelen
3 personen
37
Helmen en fietsen controleren
2 personen
38
Deelnemers verwelkomen
3 personen
39
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
40
Startgroepen begeleiden
4 personen
41
Verkeersposten bemannen
6 personen
42
Route en deelnemers volgen
3 personen
43
Waterpunten bemannen
4 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
EHBO verlenen
2 personen
46
Technische fietsproblemen helpen
2 personen
47
Aankomsten registreren
2 personen
48
Finisherbandjes uitdelen
2 personen
49
Soep en brood serveren
4 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Routeborden verwijderen
4 personen
53
Achterblijvers controleren
2 personen
54
Uitslagen en donaties verwerken
2 personen
55
Bedankmoment verzorgen
2 personen

Nazorg

56
Catering opruimen
3 personen
57
Meubilair afbreken
5 personen
58
Terrein schoonmaken
4 personen
59
Fietsparkeerplaats opruimen
2 personen
60
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
61
Materialen inventariseren
2 personen
62
Geleende materialen retourneren
2 personen
63
Route op schade controleren
2 personen
64
Deelnemers bedanken
65
Uitslag online publiceren
66
Donatiebedrag overmaken
67
Financiële administratie afronden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 8
Dranghekkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Startnummersaantal 120
Startnummerhoudersaantal 100
Finisherbandjesaantal 120
Fietsstandaardsaantal 8
Fietspompenaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Fietsgereedschapssetsaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 20
Kabelbindersaantal 200
Sleutelhangers voor fietsenaantal 120

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 8
Fluitjesaantal 12
Nooddekensaantal 4

Communicatie

portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Mobiele pinapparatenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Schoonmaak

Handwasstationsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2

Documentatie

Routekaarthoudersaantal 10
Clipboardsaantal 12
Pennenaantal 30
Waterbestendige routekaartenaantal 120

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole minimaal 4 weken voor de tocht. Fiets het parcours na, noteer lastige oversteekplaatsen en bepaal waar verkeersposten, routepijlen en verkeerskegels nodig zijn.
Regel toestemming voor de route en reserveer startlocatie en parkeerterrein voordat je het aanmeldformulier publiceert. Houd ten minste 3 weken ruimte voor reacties, voorwaarden of aanpassingen.
Zet de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf vast. Verzamel noodcontacten en dieetwensen, controleer betalingen en deel deelnemers vervolgens in startgroepen in plaats van iedereen tegelijk te laten vertrekken.
Maak de deelnemersinformatie uiterlijk 48 uur voor de start compleet. Vermeld de starttijd, groepsindeling, routebestand, parkeerinstructies, verwachte afstand en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Controleer fietsen, pompen, bandenlichters, gereedschapssets en reserve binnenbanden de dag ervoor. Vul koelboxen, laad portofoons en powerbanks op en leg routeborden, startnummers en EHBO-koffers per post klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een mountainbiketocht organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met route, toestemming, startlocatie, parkeren en verzekering. Gebruik de laatste 2 weken voor inschrijvingen, vrijwilligers, EHBO, startgroepen en deelnemersinformatie.
Hoeveel afstand is geschikt voor een mountainbiketocht?: Kies de afstand op basis van de doelgroep en de verwachte rijtijd, niet alleen op het aantal kilometers. Plan vooraf rust- en hulppunten en controleer de volledige route minstens één keer voordat je de afstand publiceert.
Wanneer deel je de route van een mountainbiketocht?: Stuur het routebestand samen met de praktische deelnemersinformatie ongeveer 48 uur voor de start. Deel daarnaast de startlocatie, groepsindeling en parkeerinstructies, zodat deelnemers niet op de ochtend zelf nog informatie missen.
Hoeveel EHBO en vrijwilligers heb je nodig bij een mountainbiketocht?: Leg vóór de inschrijving vast wie de EHBO bezet, wie verkeersposten bemant en wie de route controleert. Verdeel de vrijwilligers over start, kruisingen, finish en bereikbare hulppunten en geef iedereen uiterlijk 24 uur vooraf een briefing met portofoongebruik en noodprocedure.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.