Checklist pour organiser une sortie scolaire

Une sortie scolaire se prépare dans un ordre précis : destination, transport, inscriptions, encadrement, repas et matériel. Cette checklist regroupe 69 tâches et 57 fournitures pour suivre chaque étape sans laisser les détails au dernier moment. Prévoyez notamment les autorisations, les besoins alimentaires, la répartition des groupes et les contacts d’urgence. Le jour venu, vous aurez aussi les horaires, les sacs, les pique-niques et le matériel de secours sous contrôle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et la destination
2 personnes
Réserver le transport
Réserver des billets d’entrée
Valider le programme et l’itinéraire
3 personnes
Établir le budget
2 personnes
Rédiger la lettre aux parents
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Collecter les autorisations
2 personnes
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Faire la répartition des groupes
3 personnes
Affecter les accompagnateurs aux groupes
2 personnes
Définir le lieu de rassemblement
2 personnes
Confirmer les heures de départ
Vérifier les prévisions météo
Mettre en place le programme de repli
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les paniers-repas
5 personnes
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Étiqueter les sacs à dos et les sacs
3 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Charger les téléphones
2 personnes
Classer les documents dans des dossiers
2 personnes
Marquer le point d’embarquement du bus
2 personnes
Informer les accompagnateurs
3 personnes

Événement

Enregistrer la présence
3 personnes
Charger les bagages
4 personnes
Rassembler les groupes
6 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Monter dans le bus
6 personnes
Vérifier le départ
Compter les participants pendant le trajet
6 personnes
Accueillir les arrivées
6 personnes
Distribuer le matériel de groupe
6 personnes
Expliquer le programme
3 personnes
Accompagner les groupes vers les activités
6 personnes
Encadrer les activités
8 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Accompagner les rondes aux toilettes
6 personnes
Aménager l’espace déjeuner
5 personnes
Distribuer les paniers-repas
5 personnes
Encadrer le déjeuner
8 personnes
Collecter les déchets
4 personnes
Lancer le programme de l’après-midi
6 personnes
Encadrer les activités de l’après-midi
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Distribuer les souvenirs
3 personnes
Installer le point de rassemblement
4 personnes
Recompter les participants
6 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Rapporter les bagages
4 personnes
Monter dans le bus
6 personnes
Accompagner le retour
8 personnes
Vérifier les présences
3 personnes
Accompagner les descentes
6 personnes
Remettre les enfants à leurs parents
6 personnes

Suivi

Rassembler le matériel restant
4 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Vérifier les objets trouvés
2 personnes
Informer les parents des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de pique-niqueqté 8
Chaises pliantesqté 12
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Batteries externesqté 4
Chargeurs de téléphoneqté 6
Rallongesqté 3
Enceinte portable
Appareil photo

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Frisbeesqté 6
Cordes à sauterqté 8
Balles de softballqté 6
Cônesqté 24
Corde de tir à la corde
Giletsqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 75
Assiettes réutilisablesqté 75
Couverts réutilisablesqté 75
Gobelets à emporterqté 70

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 6
Pinces de serviceqté 4
Sacs isothermesqté 10
Bacs alimentairesqté 12
Torchons de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Décoration

Drapeaux de groupeqté 8
Rubans colorésqté 10
Étiquettes nominativesqté 80
Marqueurs indélébilesqté 12
Ballonsqté 80

Catering

Lunch-boxqté 70
Bouteilles d’eauqté 70
Serviettesqté 150
Étiquettes à ficelleqté 80
Sachets à snacksqté 100
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants de toilette jetablesqté 2
Siffletsqté 8
Gilets réfléchissantsqté 8
Lampes de pocheqté 4

Documentation

Presse-papiersqté 8
Stylosqté 20
Pochettes plastiquesqté 30
Classeursqté 4
Braceletsqté 80

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 3
Porte-sacs-poubelleqté 6

Courses

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et la destination, puis réservez rapidement le transport et les billets d’entrée avant de confirmer le programme aux familles.
Traitez les inscriptions avec une date limite claire et vérifiez séparément les autorisations, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence de chaque participant.
Répartissez les élèves en groupes et attribuez les accompagnateurs avant le départ. Imprimez la liste des participants et gardez-en une copie avec chaque responsable de groupe.
Préparez les paniers-repas à l’avance, placez les boissons dans des glacières avec des pains de glace et emballez séparément les repas adaptés aux régimes alimentaires.
Confirmez le lieu de rassemblement et les heures de départ la veille. Consultez les prévisions météo et préparez un programme de repli plutôt que d’improviser sur place.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une sortie scolaire ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le transport et les entrées, d’envoyer les informations aux parents et de traiter les autorisations.
Quand fixer la date limite pour les inscriptions ?: Fixez la date limite environ 3 semaines avant la sortie. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les effectifs, les besoins alimentaires, les groupes et le nombre d’accompagnateurs.
Combien d’accompagnateurs prévoir pour une sortie scolaire ?: Le nombre dépend de l’âge des élèves, de l’effectif et des règles de votre établissement. Finalisez la répartition au moins 7 jours avant le départ, avec un accompagnateur clairement affecté à chaque groupe.
Que préparer la veille d’une sortie scolaire ?: La veille, vérifiez les horaires, la météo, la liste imprimée, les autorisations, les repas, les glacières et la trousse de premiers secours. Étiquetez aussi les sacs et chargez les batteries externes et les téléphones.

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