Organiser une soirée open mic sans perdre le fil

Une soirée open mic réussie repose surtout sur un enchaînement clair : réserver le lieu, recruter les artistes, cadrer les inscriptions, puis verrouiller la technique. Le point souvent sous-estimé est la gestion du temps entre les passages et les changements de matériel. Prépare aussi l’accueil, les boissons et les bénévoles avant le jour J, afin de ne pas quitter la régie au moment où la scène démarre. Ce plan te guide de la première réservation à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Confirmer la date de l'événement
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir les inscriptions
5
Recruter des artistes
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les prestations
2 personnes
9
Répartir le programme
2 personnes
10
Partager l'ordre de passage
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Demander les besoins techniques
13
Vérifier la liste des courses
14
Faire les courses
2 personnes
15
Rassembler le matériel
2 personnes
16
Imprimer le programme
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Installer les tables
3 personnes
21
Installer les chaises
3 personnes
22
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
23
Raccorder la sonorisation
2 personnes
24
Installer l’éclairage
2 personnes
25
Suspendre la décoration
2 personnes
26
Installer la table traiteur
2 personnes
27
Préparer l'enregistrement des artistes
28
Tester les microphones
2 personnes
29
Effectuer la vérification du son
3 personnes

Événement

30
Accueil des artistes
2 personnes
31
Accueillir les visiteurs
2 personnes
32
Distribuer le programme
2 personnes
33
Faire le discours d’ouverture
34
Annoncer les spectacles
35
Changer les microphones
2 personnes
36
Servir des amuse-bouches
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Rassembler la vaisselle
2 personnes
39
Annoncer la pause
40
Assurer la clôture
41
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

42
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
43
Retirer la décoration
2 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
45
Faire la vaisselle
3 personnes
46
Rassembler les déchets
2 personnes
47
Nettoyer le lieu
3 personnes
48
Vérifier le matériel
2 personnes
49
Rapporter le matériel
2 personnes
50
Rendre les articles empruntés
2 personnes
51
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 4
Portant à vêtements

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtier DIqté 2
Câbles XLRqté 6
Câbles jackqté 6
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Ordinateur portable
Pieds de microqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 3
Pilesqté 16

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 60
Petits bolsqté 12

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Cuillères de serviceqté 6
Pincesqté 4
Ouvre-bouteillesqté 3

Décoration

Nappesqté 6
Fond de scène
Panneaux de directionqté 4
Supports de programmeqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 5
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date et réserve le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Prévois ensuite une période d’inscription de deux à trois semaines pour connaître le nombre d’artistes et leurs besoins.
Demande à chaque artiste son format, sa durée et son matériel au moment de l’inscription. Une table de mixage, des microphones, des pieds et des câbles adaptés doivent être vérifiés avant de publier l’ordre de passage.
Construis le programme avec une marge entre les prestations. Compte au moins 5 minutes pour un changement simple et davantage si un artiste utilise un ordinateur, un boîtier DI ou plusieurs branchements.
Partage l’ordre de passage plusieurs jours avant la soirée et confirme-le le jour même. Indique une heure d’arrivée précise aux artistes : attendre le premier passage pour régler les besoins techniques crée presque toujours du retard.
Prépare l’espace avant l’accueil du public : scène dégagée, sonorisation raccordée, éclairage installé et boissons refroidies. Garde aussi une personne dédiée aux inscriptions ou à l’accueil pendant toute la première heure.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour une soirée open mic ?: Pour 10 passages de 8 minutes, prévois environ 2 heures, puis ajoute 30 à 45 minutes pour les changements, les annonces et les imprévus. Une soirée complète dure donc souvent 2 h 30 à 3 h.
Quand ouvrir les inscriptions pour une soirée open mic ?: Ouvre les inscriptions deux à trois semaines avant l’événement. Ferme-les au plus tard 3 à 5 jours avant, afin d’avoir le temps de traiter les demandes, confirmer les prestations et répartir le programme.
Combien de microphones faut-il prévoir pour un open mic ?: Prévois au minimum un microphone par passage vocal, plus un microphone de secours si le budget ou le stock le permet. Pour un plateau de 10 artistes, vérifie aussi les pieds, les câbles XLR et les branchements avant l’arrivée du public.
À quelle heure installer la sonorisation le jour J ?: Commence l’installation au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Garde ensuite 30 minutes pour tester les microphones, la table de mixage, les retours, l’éclairage et les niveaux avec les premiers artistes.

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