Open-Mic-Abend organisieren: So klappt die Planung
Bei einem Open-Mic-Abend entscheidet nicht nur das Programm, sondern vor allem die Reihenfolge der Vorbereitung. Kläre zuerst Raum und Termin, öffne danach die Anmeldung und sammle technische Anforderungen der Künstler. Erst wenn die Auftritte bestätigt sind, lässt sich ein realistischer Ablauf mit Reihenfolge, Helfern und Umbaupausen erstellen. Plane außerdem genug Zeit für Soundcheck, Bühnenaufbau und das Kühlen der Getränke ein – diese Punkte werden häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Veranstaltungsdatum bestätigen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen öffnen
- 5
Künstler anwerben
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Auftritte bestätigen
2 Personen
- 9
Programm einteilen
2 Personen
- 10
Auftrittsreihenfolge teilen
- 11
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 12
Technische Anforderungen erfragen
- 13
Einkaufsliste prüfen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 16
Programm drucken
- 17
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Location öffnen
2 Personen
- 20
Tische aufstellen
3 Personen
- 21
Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
- 23
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 24
Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 25
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 26
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 27
Künstlerregistrierung vorbereiten
- 28
Mikrofone testen
2 Personen
- 29
Soundcheck durchführen
3 Personen
Event
- 30
Künstler empfangen
2 Personen
- 31
Besucher empfangen
2 Personen
- 32
Programm verteilen
2 Personen
- 33
Eröffnungsrede halten
- 34
Auftritte ankündigen
- 35
Mikrofone wechseln
2 Personen
- 36
Snacks servieren
2 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Geschirr sammeln
2 Personen
- 39
Pause ankündigen
- 40
Abschluss organisieren
- 41
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 43
Dekoration entfernen
2 Personen
- 44
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 45
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 46
Abfall sammeln
2 Personen
- 47
Location reinigen
3 Personen
- 48
Materialien prüfen
2 Personen
- 49
Ausrüstung zurückbringen
2 Personen
- 50
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 51
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 70
- BarhockerAnz. 4
- Kleiderständer
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- DI-BoxAnz. 2
- XLR-KabelAnz. 6
- JackkabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop
- NotenständerAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 3
- BatterienAnz. 16
Geschirr
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- MesserAnz. 80
- LöffelAnz. 60
- SchälchenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
- ZangenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- Bühnenhintergrund
- PfeiltafelnAnz. 4
- ProgrammhalterAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 5
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Anmeldung früh an und frage neben Name und Auftrittsdauer auch nach Instrumenten, Anschlüssen und besonderen Ernährungswünschen. So weißt du rechtzeitig, ob DI-Box, zusätzliche Kabel oder ein Notenständer gebraucht werden.
- Bestätige jeden Auftritt schriftlich und teile die Reihenfolge spätestens einige Tage vor dem Abend mit. Plane zwischen Beiträgen kurze Umbaupausen ein, besonders wenn mehrere Mikrofone, Jackkabel oder ein Laptop verwendet werden.
- Prüfe die Tontechnik nicht erst beim Einlass: Aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer und XLR-Kabel sollten vor Beginn angeschlossen und getestet werden. Reserviere dafür mindestens 60 Minuten vor dem ersten Auftritt.
- Richte den Bühnenbereich frei ein und stelle Stühle, Tische und gegebenenfalls Barhocker so auf, dass Wege zu Bühne und Technik frei bleiben. Öffne die Location mindestens 2 Stunden vorher, wenn auch Beleuchtung und Dekoration angebracht werden müssen.
- Kühle Getränke frühzeitig und bereite Snacks, Teller, Gläser und Besteck vor dem Einlass vor. Für Kaffee und Tee brauchst du zusätzlich Zeit für Kaffeemaschine, Wasserkocher und Thermoskannen – das wird bei einem Abendprogramm leicht vergessen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Open-Mic-Abend planen?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Location und Termin. Öffne die Anmeldung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Abend, damit du Künstler gewinnen und das Programm rechtzeitig einteilen kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Open-Mic-Abend?
- Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Bühnenbereich, Technik, Beleuchtung und Dekoration ein. Für einen ausführlichen Soundcheck mit mehreren Künstlern sind zusätzlich 45 bis 60 Minuten sinnvoll.
- Wann sollte die Auftrittsreihenfolge feststehen?
- Bestätige die Reihenfolge spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung und teile sie den Künstlern sofort mit. So können sie sich auf ihre Auftrittsdauer, Umbauzeiten und benötigte Anschlüsse einstellen.
- Wie viele Mikrofone braucht man für einen Open-Mic-Abend?
- Plane mindestens ein Gesangsmikrofon und ein Ersatzmikrofon ein. Bei mehr als 10 Auftritten oder häufig wechselnden Formationen sind zwei bis drei Mikrofone praktischer, damit Umbauten schneller gehen.
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