Cómo organizar una noche de micrófono abierto sin improvisar
Una noche de micrófono abierto funciona cuando las actuaciones, el sonido y los tiempos están definidos antes de abrir las puertas. Empieza por reservar el lugar y confirmar la fecha; después abre las inscripciones y recopila las necesidades técnicas de cada participante. Con esa información puedes cerrar el programa, asignar apoyos y preparar el montaje. El mayor riesgo no suele ser la comida, sino que falten cables, micrófonos o tiempo para probar el equipo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Confirmar la fecha del evento
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Abrir inscripciones
- 5
Contratar artistas
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Confirmar las actuaciones
2 personas
- 9
Organizar el programa
2 personas
- 10
Compartir el orden de actuación
- 11
Asignar voluntarios
2 personas
- 12
Solicitar necesidades técnicas
- 13
Comprobar la lista de la compra
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Reunir los materiales
2 personas
- 16
Imprimir el programa
- 17
Preparar aperitivos
3 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Abrir la ubicación
2 personas
- 20
Montar mesas
3 personas
- 21
Colocar las sillas
3 personas
- 22
Despejar el espacio del escenario
2 personas
- 23
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 24
Instalar la iluminación
2 personas
- 25
Colgar la decoración
2 personas
- 26
Montar la mesa de catering
2 personas
- 27
Preparar el registro de artistas
- 28
Probar los micrófonos
2 personas
- 29
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Evento
- 30
Recibir a los artistas
2 personas
- 31
Recibir a los visitantes
2 personas
- 32
Repartir el programa
2 personas
- 33
Dar el discurso de apertura
- 34
Anunciar las actuaciones
- 35
Cambiar micrófonos
2 personas
- 36
Servir aperitivos
2 personas
- 37
Rellenar las bebidas
2 personas
- 38
Recoger la vajilla
2 personas
- 39
Anunciar el descanso
- 40
Gestionar el cierre
- 41
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 42
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 43
Retirar la decoración
2 personas
- 44
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 45
Lavar la vajilla
3 personas
- 46
Recoger la basura
2 personas
- 47
Limpiar el lugar
3 personas
- 48
Comprobar los materiales
2 personas
- 49
Devolver el equipo
2 personas
- 50
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 51
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 70
- Taburetes de barcant. 4
- Perchero
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Caja DIcant. 2
- Cables XLRcant. 6
- Cables jackcant. 6
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Portátil
- Atrilescant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Iluminación ambientalcant. 3
- Bateríascant. 16
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 60
- Cuencoscant. 12
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
- Cucharones de servircant. 6
- Pinzascant. 4
- Abrebotellascant. 3
Decoración
- Mantelescant. 6
- Fondo del escenario
- Paneles de flechascant. 4
- Fundas para programascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 5
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones varios días antes del evento y pide a cada participante la duración, el tipo de actuación y sus necesidades técnicas. Así puedes evitar cambios de última hora en el programa.
- Prepara el orden de actuación antes de imprimirlo y compártelo con los participantes. Reserva unos minutos entre actuaciones para cambios de micrófono, conexión de instrumentos o ajustes de sonido.
- Haz una prueba completa del sonido antes de la apertura: comprueba los micrófonos, la mesa de mezclas, los altavoces, las cajas DI, los cables y las regletas, no solo que el equipo se encienda.
- Monta el espacio dejando libre la zona del escenario y coloca las sillas y mesas antes de que llegue el público. Los atriles, soportes de micrófono y focos deben quedar accesibles sin cruzar por delante de una actuación.
- Compra y enfría las bebidas con antelación, y calcula aproximadamente dos o tres bebidas por persona durante la primera hora. Pregunta por preferencias dietéticas antes de preparar los aperitivos, no al empezar el evento.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de micrófono abierto?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar y confirmar la fecha. Abre las inscripciones al menos 3 semanas antes y cierra el programa varios días antes del evento.
- ¿Cuánto tiempo debe durar cada actuación?
- Asigna normalmente entre 5 y 10 minutos por actuación, según el número de participantes. Añade de 2 a 3 minutos entre turnos para cambios de equipo y ajustes de sonido.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Haz la prueba completa entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas. Comprueba cada micrófono, cable, altavoz y conexión con el tipo de actuación previsto, no solo una fuente de audio.
- ¿Cuántas personas hacen falta para organizar el evento?
- Cuenta con al menos 3 personas durante el evento: una para presentar y controlar el programa, otra para el sonido y otra para recibir participantes y atender al público. Si hay más de 15 actuaciones, añade una persona de apoyo para los cambios.
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