Organiser une soirée mehndi, étape par étape

Une soirée mehndi demande surtout une bonne coordination entre les invités, les artistes au henné, le traiteur et le déroulé de la soirée. Commence par fixer le nombre de participants et le format des rendez-vous de henné avant de réserver le lieu et le mobilier. Les réponses alimentaires et les horaires d’arrivée déterminent ensuite les quantités, les places et le service. Garde enfin assez de temps pour les livraisons, les produits frais et l’installation de la table de henné.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire RSVP
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les artistes au henné
7
Confirmer les prestations de catering
8
Réserver le lieu
9
Réserver le mobilier
10
Réserver le matériel de musique
11
Définir le programme
2 personnes
12
Sélectionner les motifs de henné
2 personnes
13
Établir le plan de table
14
Réserver des places pour la mariée
15
Calculer les quantités de catering
2 personnes
16
Établir la liste définitive des invités
17
Confirmer les livraisons
18
Imprimer le déroulé
19
Créer des badges nominatifs
2 personnes
20
Répartir les rendez-vous de henné
2 personnes
21
Vérifier la décoration
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer les produits frais
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Vérifier les cônes de henné
26
Préparer le service traiteur
4 personnes
27
Créer la playlist musicale
28
Récupérer les clés du lieu
29
Recevoir les livraisons
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Aménager l’espace au henné
3 personnes
32
Décorer la chaise de la mariée
2 personnes
33
Dresser les tables
4 personnes
34
Monter le buffet
4 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Accrocher les lumières
2 personnes
37
Tester le système de sonorisation
2 personnes
38
Préparer la table de présentation
2 personnes
39
Installer le point boisson
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
41
Installer la table d’accueil
2 personnes
42
Briefer les artistes au henné
2 personnes
43
Briefing de l’équipe traiteur
2 personnes

Événement

44
Accueillir les invités
3 personnes
45
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
46
Recevoir les cadeaux
47
Animer les inscriptions au henné
2 personnes
48
Faire appliquer le henné
4 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réserver la chaise de la mariée
52
Fournir la musique
53
Animer le coin photo
54
Annoncer le mot de bienvenue
55
Animer la cérémonie traditionnelle
3 personnes
56
Ouvrir le buffet
2 personnes
57
Servir le dîner
5 personnes
58
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
59
Servir les repas diététiques
2 personnes
60
Servir le dessert
3 personnes
61
Expliquer les soins après henné
2 personnes
62
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

63
Emballer les restes
3 personnes
64
Rassembler la vaisselle
4 personnes
65
Trier les déchets
2 personnes
66
Démonter la décoration
3 personnes
67
Remettre le mobilier en place
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer la cuisine
2 personnes
70
Nettoyer la salle
3 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
73
Retourner le matériel loué
2 personnes
74
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Chaise de mariée
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 2
Table pour le hennéqté 4
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 5

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Petits bolsqté 60
Cuillères à soupeqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Verres à théqté 60
Verres à eauqté 60
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8

Décoration

Nappesqté 8
Chemins de tableqté 8
Coussinsqté 30
Tissus décoratifsqté 12
Fleurs artificiellesqté 30
Vases à fleursqté 10
Bougies LEDqté 30
Lanternesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Badges nominatifsqté 60
Boîte à cartes
Panneau de table cadeaux
Cartes d'inspiration hennéqté 30

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs à glaçonsqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Carafes de serviceqté 6
Théièresqté 4
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4
Carafe réfrigéréeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24
Lampes de nuitqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Cônes de hennéqté 80
Flacons applicateurs de hennéqté 20
Huile de soin post-hennéqté 6
Serviettes jetablesqté 300
Pailles en papierqté 100
Barquettes à emporterqté 60
Bougies chauffe-platqté 40
Couteau de gâteau de mariage
Courses

Conseils

Ouvre le formulaire RSVP dès l’envoi des invitations et fixe une date limite de réponse, idéalement 10 à 14 jours avant la soirée. Demande en même temps les besoins alimentaires et les horaires d’arrivée souhaités.
Répartis les rendez-vous de henné par créneaux de 20 à 30 minutes, selon le nombre d’artistes confirmés. Envoie l’horaire à chaque invitée au moins 3 jours avant pour éviter une file d’attente autour de la table de henné.
Réserve une place clairement identifiée pour la mariée et prévois la table de henné dans une zone bien éclairée, séparée du buffet. Vérifie aussi les chaises, tabourets et coussins avant le jour J, car ce mobilier est souvent oublié dans la réservation.
Calcule le traiteur à partir de la liste définitive des invités, et non du nombre initial d’invitations. Confirme les quantités et l’heure de livraison au moins 72 heures avant, puis récupère les produits frais le jour même.
Imprime le déroulé et les badges nominatifs avant l’arrivée des invités. Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et vérifie les cônes de henné avant l’ouverture des portes, plutôt que pendant les premiers rendez-vous.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une soirée mehndi ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les artistes au henné, le traiteur, le lieu et le mobilier doivent être confirmés avant d’envoyer les invitations.
Quand envoyer les invitations pour une soirée mehndi ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines à l’avance, avec un formulaire RSVP et une date limite de réponse fixée 10 à 14 jours avant la soirée. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour les rendez-vous de henné ?: Prévois généralement 20 à 30 minutes par personne et ajoute une marge de 10 minutes toutes les 2 heures. Le planning dépend du nombre d’artistes confirmés et du nombre d’invitées inscrites au henné.
Quand confirmer le traiteur et les livraisons ?: Confirme le menu, les quantités et l’heure de livraison au moins 72 heures avant l’événement. Vérifie ensuite la livraison le jour J et récupère les produits frais suffisamment tôt pour les conserver correctement.

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