Zo organiseer je een Mehndi-avond zonder tijdsdruk
Begin een Mehndi-avond met de gastenlijst en werk daarna in vaste volgorde: uitnodigingen, RSVP’s, locatie en leveranciers. Bevestig henna-artiesten en catering vroeg, omdat hun beschikbaarheid het programma bepaalt. Plan vervolgens de henna-afspraken, het eten, de zitplaatsen en de rol van de bruid. In de laatste week controleer je leveringen, henna cones, decoratie en servies; op de dag zelf werk je met een geprint draaiboek.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Gastenlijst opstellen
2 personen
- 2
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 3
RSVP-formulier openen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Henna-artiesten bevestigen
- 7
Cateringafspraken bevestigen
- 8
Locatie reserveren
- 9
Meubilair reserveren
- 10
Muziekapparatuur reserveren
- 11
Programma vastleggen
2 personen
- 12
Hennaontwerpen selecteren
2 personen
- 13
Tafelschikking maken
- 14
Zitplaatsen voor bruid reserveren
- 15
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
- 16
Definitieve gastenlijst maken
- 17
Leveringen bevestigen
- 18
Draaiboek printen
- 19
Naamkaartjes maken
2 personen
- 20
Henna-afspraken indelen
2 personen
- 21
Decoratie controleren
2 personen
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Verse producten ophalen
2 personen
- 24
Dranken koelen
2 personen
- 25
Henna cones controleren
- 26
Catering voorbereiden
4 personen
- 27
Muziek afspeellijst maken
- 28
Locatiesleutels ophalen
- 29
Leveringen aannemen
2 personen
- 30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 31
Hennahoek inrichten
3 personen
- 32
Bruidstoel decoreren
2 personen
- 33
Tafels dekken
4 personen
- 34
Buffet opbouwen
4 personen
- 35
Versiering ophangen
3 personen
- 36
Lichtjes ophangen
2 personen
- 37
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 38
Presentatietafel klaarmaken
2 personen
- 39
Drankstation inrichten
2 personen
- 40
Toiletten controleren
- 41
Welkomsttafel plaatsen
2 personen
- 42
Henna-artiesten instrueren
2 personen
- 43
Cateringteam instrueren
2 personen
Event
- 44
Gasten ontvangen
3 personen
- 45
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
- 46
Cadeaus aannemen
- 47
Henna-inschrijvingen begeleiden
2 personen
- 48
Henna laten aanbrengen
4 personen
- 49
Hapjes serveren
3 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Bruidstoel vrijhouden
- 52
Muziek verzorgen
- 53
Fotohoek begeleiden
- 54
Welkomstwoord aankondigen
- 55
Traditionele ceremonie begeleiden
3 personen
- 56
Buffet openen
2 personen
- 57
Diner serveren
5 personen
- 58
Buffet aanvullen
3 personen
- 59
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 60
Dessert serveren
3 personen
- 61
Henna nazorg uitleggen
2 personen
- 62
Afscheid nemen van gasten
2 personen
Nazorg
- 63
Restanten verpakken
3 personen
- 64
Servies verzamelen
4 personen
- 65
Afval sorteren
2 personen
- 66
Decoratie afbreken
3 personen
- 67
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 68
Servies afwassen
3 personen
- 69
Keuken schoonmaken
2 personen
- 70
Zaal schoonmaken
3 personen
- 71
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 72
Geleende spullen controleren
2 personen
- 73
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
- 74
Afval wegbrengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Bruidstoel
- Buffettafelsaantal 3
- Bartafelsaantal 2
- Tafel voor hennaaantal 4
- Krukkenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 5
Servies
- Dinerbordenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Kommetjesaantal 60
- Eetlepelsaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Messenaantal 60
- Theeglazenaantal 60
- Waterglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Serveerschalenaantal 16
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Tafellopersaantal 8
- Kussensaantal 30
- Sierdoekenaantal 12
- Kunstbloemenaantal 30
- Bloemenvazenaantal 10
- LED-kaarsenaantal 30
- Lantaarnsaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Welkomstbord
- Fotowand
- Fotopropsaantal 20
- Naamkaartjesaantal 60
- Kaartendoos
- Cadeautafelbord
- Henna-inspiratiekaartenaantal 30
Apparatuur
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Microfoon
- Microfoonstandaard
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- IJsblokjesbakkenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Serveerkannenaantal 6
- Theepottenaantal 4
- Melkkannetjesaantal 4
- Suikerkommenaantal 4
- Koelkarafaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Batterijenaantal 24
- Nachtlampenaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
Catering
- Henna conesaantal 80
- Henna-applicatieflesjesaantal 20
- Henna-nazorgolieaantal 6
- Wegwerpservettenaantal 300
- Papieren rietjesaantal 100
- Afhaalbakjesaantal 60
- Theelichtkaarsenaantal 40
- Bruidstaartmes
- Boodschappen
Tips
- Open het RSVP-formulier direct met de uitnodiging en sluit het uiterlijk 10 tot 14 dagen voor de avond. Gebruik de definitieve lijst daarna voor dieetwensen, naamkaartjes, cateringhoeveelheden en de tafelschikking.
- Bevestig henna-artiesten en deel gasten in tijdslots in. Reken per gast op een eigen afspraaktijd en houd minstens 15 minuten speling per uur vrij voor uitloop, uitleg en het drogen van henna.
- Reserveer naast gewone tafels en stoelen ook een aparte henna-tafel, buffettafels en een vaste zitplaats voor de bruid. Controleer vooraf of er genoeg ruimte is voor wachtrij, kledingrekken en afvalbakken zonder de looproute naar het buffet te blokkeren.
- Leg het programma vast vóór je de muziek en catering definitief bevestigt. Plan henna niet tegelijk met het belangrijkste eetmoment; gasten die aan tafel zitten, missen anders hun tijdslot of de artiest krijgt vertraging.
- Doe verse boodschappen pas kort voor de avond en koel dranken op tijd. Controleer de dag ervoor de leveringen, serviesstukken, tafelkleden, decoratie en alle henna cones; print het draaiboek en de definitieve gastenlijst uiterlijk de avond ervoor.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Mehndi-avond plannen?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en henna-artiesten. Leg catering, meubilair en muziek uiterlijk 4 tot 6 weken van tevoren vast.
- Hoe deel je henna-afspraken in tijdens een Mehndi-avond?
- Maak de planning zodra de RSVP-periode sluit, meestal 10 tot 14 dagen voor het feest. Werk met tijdslots en plan per uur ongeveer 15 minuten buffer, zodat een uitlopende afspraak niet meteen de rest van de avond verschuift.
- Wanneer verzamel je dieetwensen voor een Mehndi-avond?
- Vraag dieetwensen mee in het RSVP-formulier en controleer ontbrekende antwoorden 2 tot 3 weken voor de avond. Geef de definitieve lijst uiterlijk 7 dagen vooraf aan de cateraar.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een Mehndi-avond op te bouwen?
- Plan minimaal 3 uur voor het plaatsen van tafels, stoelen, buffettafels, decoratie en henna-opstelling. Houd daarna nog 30 tot 45 minuten vrij voor een laatste controle van dranken, servies, cones en het draaiboek.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!