Organiser une soirée dansante de mariage sans rien oublier

Une soirée dansante de mariage se prépare dans un ordre précis : d’abord les invités et le lieu, puis la musique, les repas et l’installation. Commencez par fixer le nombre définitif de participants, car il détermine les tables, les chaises, la vaisselle et les boissons. Gardez ensuite une marge pour les besoins alimentaires et les livraisons. Le jour même, prévoyez assez de temps pour dégager la piste, tester les enceintes et mettre les boissons au frais avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
6
Confirmer le lieu
7
Réserver des tables et des chaises
8
Organiser l'installation musicale
9
Composer la playlist
2 personnes
10
Choisir la danse d'ouverture
2 personnes
11
Répéter la danse d'ouverture
2 personnes
12
Confirmer les livraisons
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
16
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Préparer les en-cas
4 personnes
19
Préparer le dessert
2 personnes
20
Préparer le point café
2 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier l’espace
2 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Dégager la piste de danse
3 personnes
26
Monter le buffet
3 personnes
27
Installer le stand de boissons
2 personnes
28
Préparer le café et le thé
2 personnes
29
Préparer la vaisselle
3 personnes
30
Préparer les couverts
2 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Mettre en place la décoration de table
3 personnes
33
Brancher l’éclairage
2 personnes
34
Brancher les enceintes
2 personnes
35
Tester la musique
2 personnes
36
Tester le microphone
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
39
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
40
Étiqueter les plats spéciaux
2 personnes
41
Préparer la boisson de bienvenue
2 personnes
42
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

43
Accueillir les invités
4 personnes
44
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
45
Gérer la table de cadeaux
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Ouvrir le buffet
2 personnes
49
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
50
Servir les repas diététiques
2 personnes
51
Collecter les assiettes utilisées
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir le dessert
3 personnes
54
Annoncer la danse d'ouverture
55
Diffuser la danse d’ouverture
56
Fournir la musique de danse
57
Contrôler la piste de danse
58
Servir le dernier tour
2 personnes
59
Raccompagner les invités
3 personnes
60
Couper la musique

Suivi

61
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
4 personnes
64
Nettoyer la cuisine
3 personnes
65
Essuyer les tables
3 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Empiler les chaises
3 personnes
68
Replier les tables
3 personnes
69
Nettoyer le sol
2 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Emballer le matériel
2 personnes
72
Emballer les restes
2 personnes
73
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes
74
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
75
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table des cadeaux
Tabouretsqté 6
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Verres à champagneqté 70
Cuillères à caféqté 75
Couteaux à dînerqté 75
Fourchettes de tableqté 75
Louchesqté 12

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 3
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 5
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 8
Distributeurs de boissonsqté 3
Glacièresqté 5

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Pied de microphone
Lecteur audio
Rallongesqté 5
Multiprisesqté 4
Chargeursqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Chemins de tableqté 8
Serviettes en tissuqté 75
Compositions floralesqté 8
Bougeoirsqté 16
Bougies LEDqté 32
Ballonsqté 80
Ruban à ballonsqté 2
Cordeqté 2
Panneau d’accueil
Marque-placesqté 8
Badges nominatifsqté 70
Cadres photoqté 8
Boîte pour cartes cadeaux

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Épongesqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la liste définitive des invités au moins 10 à 14 jours avant la soirée. Utilisez ce nombre pour réserver les tables et les chaises, prévoir la vaisselle et calculer les quantités de boissons.
Réservez un créneau séparé pour la danse d’ouverture : choisissez la chanson plusieurs semaines à l’avance et répétez-la au moins deux ou trois fois avant le jour du mariage.
Préparez la musique avant les préparatifs du jour même. Testez les enceintes portables, vérifiez la playlist et prévoyez une solution de secours si la connexion ou le téléphone ne fonctionne pas.
Faites les courses en deux temps : les produits non périssables quelques jours avant, puis les produits frais et les boissons à réfrigérer la veille. Les boissons doivent être mises au frais suffisamment tôt pour être froides au début de la soirée.
Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Installez d’abord les tables et les chaises, puis le buffet et la table des cadeaux, et gardez la piste de danse entièrement dégagée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée dansante de mariage ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les invitations, les réponses, le lieu et la musique se règlent d’abord ; gardez les 7 derniers jours pour les courses, les livraisons et les confirmations.
Quand confirmer le nombre d’invités pour un mariage dansant ?: Fixez le nombre définitif environ 10 à 14 jours avant la soirée. Vous aurez encore le temps d’ajuster les tables, les chaises, la vaisselle, les repas et les boissons.
Quand préparer les boissons pour une soirée de mariage ?: Achetez les boissons non périssables plusieurs jours avant, puis placez les boissons à réfrigérer au frais la veille. Pour un grand volume, utilisez des glacières ou des distributeurs et vérifiez la température au moins 2 heures avant l’arrivée.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez au moins 2 heures pour une installation complète, davantage si les tables, les chaises et le matériel musical doivent être déplacés. Gardez les 30 dernières minutes pour tester la musique, dégager la piste et vérifier le buffet.

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