Cómo organizar una fiesta de baile de boda

Una fiesta de baile de boda necesita más que una lista de canciones y una pista despejada. Empieza cerrando invitados, preferencias dietéticas y lugar; después organiza mesas, sonido, comida y bebidas según el número confirmado. La última semana sirve para confirmar entregas, compras y horarios. El día del baile, deja el montaje, la refrigeración y la preparación de aperitivos en manos de un equipo con tareas concretas para no apartar a la pareja de sus invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de invitados
2 personas
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
6
Confirmar el lugar
7
Reservar mesas y sillas
8
Organizar el equipo de música
9
Crear la lista de reproducción
2 personas
10
Elegir el baile nupcial
2 personas
11
Practicar el baile de apertura
2 personas
12
Confirmar entregas
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Hacer la compra
3 personas
15
Guardar la compra de larga duración
2 personas
16
Refrigerar los productos frescos
2 personas
17
Enfriar las bebidas
2 personas
18
Preparar aperitivos
4 personas
19
Preparar el postre
2 personas
20
Preparar el punto de café
2 personas
21
Abrir la ubicación
2 personas
22
Comprobar el espacio
2 personas
23
Montar mesas
4 personas
24
Colocar las sillas
4 personas
25
Despejar la pista de baile
3 personas
26
Montar el buffet
3 personas
27
Montar la estación de bebidas
2 personas
28
Preparar café y té
2 personas
29
Preparar la vajilla
3 personas
30
Colocar los cubiertos
2 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Colocar la decoración de la mesa
3 personas
33
Conectar la iluminación
2 personas
34
Conectar los altavoces
2 personas
35
Probar la música
2 personas
36
Probar el micrófono
2 personas
37
Comprobar los baños
38
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
39
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
40
Etiquetar los platos dietéticos
2 personas
41
Preparar la bebida de bienvenida
2 personas
42
Última revisión de seguridad
2 personas

Evento

43
Recibir a los invitados
4 personas
44
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
45
Coordinar la mesa de regalos
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Abrir el buffet
2 personas
49
Reponer el bufé
3 personas
50
Servir comidas especiales
2 personas
51
Recoger los platos usados
2 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Servir el postre
3 personas
54
Anunciar el baile de apertura
55
Poner el baile de apertura
56
Proporcionar música de baile
57
Comprobar la pista de baile
58
Servir la última ronda
2 personas
59
Despedir a los invitados
3 personas
60
Apagar la música

Seguimiento

61
Recoger comida y bebida
3 personas
62
Recoger la basura
3 personas
63
Lavar la vajilla
4 personas
64
Limpiar la cocina
3 personas
65
Limpiar las mesas
3 personas
66
Retirar la decoración
3 personas
67
Apilar las sillas
3 personas
68
Plegar las mesas
3 personas
69
Limpiar el suelo
2 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Empacar el equipo
2 personas
72
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
73
Realizar la revisión final del recinto
2 personas
74
Recoger los artículos prestados
2 personas
75
Devolver los materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de regalos
Taburetescant. 6
Perchero

Vajilla

Platos de cenacant. 75
Platos de postrecant. 75
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 80
Copas de champáncant. 70
Cucharillas de cafécant. 75
Cuchillos de cenacant. 75
Tenedores de cenacant. 75
Cucharonescant. 12

Cocina

Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Cubiertos de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 3
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 5
Sacacorchoscant. 3
Abrebotellascant. 3
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 8
Dispensadores de bebidascant. 3
Neveras portátilescant. 5

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 5
Regletascant. 4
Cargadorescant. 3

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Decoración

Manteles runnerscant. 8
Servilletas de telacant. 75
Arreglos floralescant. 8
Portavelascant. 16
Velas LEDcant. 32
Globoscant. 80
Cinta para globoscant. 2
Cuerdacant. 2
Cartel de bienvenida
Tarjetas de mesacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 70
Marcos de fotoscant. 8
Caja para tarjetas regalo

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobascant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Esponjascant. 6
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados antes de calcular comida, sillas y vajilla. Pide las preferencias dietéticas al confirmar la asistencia y guarda ese dato junto al número total.
Reserva una zona de baile libre de mesas y sillas desde el plano inicial. Comprueba que los altavoces portátiles puedan colocarse sin bloquear el paso hacia el buffet, los aseos o la salida.
Prepara la música en dos versiones: una lista principal y otra de reserva descargada. Practica el baile de apertura con antelación y confirma quién controlará el sonido durante toda la celebración.
Enfría las bebidas antes de que lleguen los invitados y separa las bebidas de servicio de las de reserva. Deja preparados sacacorchos, abrebotellas, jarras de agua y dispensadores para evitar búsquedas durante el baile.
Divide el día en tres bloques: abrir y revisar el espacio, montar mesas y sillas, y preparar comida, postre y café. Confirma las entregas y la compra al menos 24 horas antes; los productos frescos deben refrigerarse al recibirlos.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una fiesta de baile de boda?: Envíalas entre 8 y 12 semanas antes de la celebración. Fija una fecha de respuesta unos 21 días antes para poder cerrar mesas, sillas, comida y bebidas.
¿Cuánta bebida necesito para una fiesta de boda con baile?: Calcula de 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 por persona por cada hora siguiente. Añade agua durante todo el evento y enfría una parte antes de abrir el lugar.
¿Cuándo se debe preparar la pista de baile?: Despeja y comprueba la pista entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los invitados. Haz una prueba de sonido en ese momento y vuelve a revisar los cables y el volumen justo antes del baile de apertura.
¿Con cuánta antelación se prepara la comida de la fiesta?: Prepara los aperitivos y el postre el mismo día cuando sea posible, dejando 2 horas antes del inicio para el montaje. Guarda los alimentos de larga duración antes y refrigera los productos frescos en cuanto lleguen.

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