Eine Ferien-Spielewoche Schritt für Schritt organisieren

Eine Ferien-Spielewoche steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Ort, Datum und Tagesprogramm fest, danach kümmerst du dich um Genehmigungen, Anmeldungen und Helfer. Plane die Kinder in feste Gruppen ein und ordne jeder Aktivität Material und Verantwortliche zu. Kurz vor Beginn werden Verpflegung, Wetterplan, Beschilderung und Sicherheitsausstattung geprüft. Am Veranstaltungstag braucht es einen gut sichtbaren Empfang, ein kurzes Briefing und eine Anwesenheitsliste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen regeln
3
Tagesprogramm ausarbeiten
3 Personen
4
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Teilnehmergruppen einteilen
3 Personen
9
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
10
Materialien für Aktivitäten bestellen
2 Personen
11
Essen und Getränke bestellen
2 Personen
12
Wettervorhersage prüfen
13
Einkaufen gehen
3 Personen
14
Materialien prüfen
3 Personen
15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
16
Ablaufplan und Lageplan ausdrucken
17
Tische und Stühle bereitstellen
6 Personen
18
Materialien pro Aktivität bereitlegen
5 Personen
19
Dekoration aufhängen
4 Personen
20
Empfangstisch einrichten
2 Personen
21
Erste-Hilfe- und Sicherheitsmaterial bereitstellen
2 Personen
22
Anmeldung und Anwesenheitsliste bereitstellen
2 Personen

Event

23
Freiwillige empfangen
3 Personen
24
Tagesbriefing geben
3 Personen
25
Kinder registrieren
4 Personen
26
Namensschilder verteilen
2 Personen
27
Willkommensspiel betreuen
5 Personen
28
Bastelvormittag begleiten
8 Personen
29
Getränke nachfüllen
2 Personen
30
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
31
Mittagessen servieren
6 Personen
32
Sportspiele begleiten
8 Personen
33
Tagesabschluss begleiten
4 Personen
34
Freiwillige empfangen
3 Personen
35
Tagesbriefing geben
3 Personen
36
Kinder registrieren
4 Personen
37
Schnitzeljagd erklären
5 Personen
38
Schnitzeljagd begleiten
10 Personen
39
Obst und Getränke ausgeben
3 Personen
40
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
41
Mittagessen servieren
6 Personen
42
Wasseraktivitäten begleiten
8 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Tagesabschluss begleiten
4 Personen
45
Freiwillige empfangen
3 Personen
46
Tagesbriefing geben
3 Personen
47
Kinder registrieren
4 Personen
48
Musik- und Tanzspiel begleiten
6 Personen
49
Pausensnacks verteilen
3 Personen
50
Theaterworkshops betreuen
8 Personen
51
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
52
Mittagessen servieren
6 Personen
53
Theateraufführungen begleiten
8 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Tagesabschluss begleiten
4 Personen
56
Freiwillige empfangen
3 Personen
57
Tagesbriefing geben
3 Personen
58
Kinder registrieren
4 Personen
59
Baumaterialien ausgeben
4 Personen
60
Bauaktivitäten begleiten
10 Personen
61
Pausengetränke ausgeben
3 Personen
62
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
63
Mittagessen servieren
6 Personen
64
Jahrmarktsspiele betreuen
10 Personen
65
Getränke nachfüllen
2 Personen
66
Tagesabschluss begleiten
4 Personen
67
Freiwillige empfangen
3 Personen
68
Tagesbriefing geben
3 Personen
69
Kinder registrieren
4 Personen
70
Finalspiele betreuen
10 Personen
71
Pausensnacks verteilen
3 Personen
72
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
73
Mittagessen servieren
6 Personen
74
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
75
Preisverleihung durchführen
5 Personen
76
Abschlussfeier begleiten
10 Personen
77
Getränke nachfüllen
2 Personen
78
Kinder sicher übergeben
5 Personen

Nachbereitung

79
Tageslocation aufräumen
6 Personen
80
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
81
Materialien trocken und sicher lagern
3 Personen
82
Materialien ausspülen
4 Personen
83
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
84
Bühnenbereich aufräumen
5 Personen
85
Bau- und Spielmaterial aufräumen
6 Personen
86
Ort vollständig leer räumen
8 Personen
87
Geschirr und Materialien abwaschen
5 Personen
88
Abfall entsorgen
3 Personen
89
Location reinigen
5 Personen
90
Materialien inventarisieren
3 Personen
91
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
92
Restbestand einlagern
2 Personen
93
Fundsachen zurückbringen
2 Personen
94
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 12
StühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
BuffetischeAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 3
TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 200
WegweiserAnz. 12
PreisbänderAnz. 40

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
WasserkanisterAnz. 6
Megafon

Sportmaterial

FußbälleAnz. 8
BasketbälleAnz. 4
VolleyballAnz. 4
KegelAnz. 40
ReifenAnz. 20
SpringseileAnz. 20
StaffelstäbeAnz. 12
WasserballonsAnz. 500
SchwammkugelnAnz. 30
BadmintonsätzeAnz. 6
Schleppnetz
SpielmattenAnz. 8

Basteln

SchürzenAnz. 30
KinderscherenAnz. 40
PinselAnz. 50
MischschalenAnz. 30
BasteltischdeckenAnz. 12
KartonplattenAnz. 200
HeißklebepistolenAnz. 8
HeißklebestifteAnz. 100
PermanentmarkerAnz. 40

Schnitzeljagd

Schnitzeljagd-KartenAnz. 40
WegweiserAnz. 30
StempelsetsAnz. 12
LupeAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 6
SonnenschutzspenderAnz. 4
AbsperrbandAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesenAnz. 4
WischmopsAnz. 6
EimerAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm früh fest und plane pro Aktivität eine verantwortliche Person ein. Für eine Woche mit mehreren Gruppen brauchst du zusätzlich einen Wechselplan, damit Sportmaterial wie Fußbälle, Basketbälle und Kegel nicht gleichzeitig an mehreren Stationen fehlen.
Bearbeite Anmeldungen nicht nur nach Namen, sondern erfasse auch Ernährungswünsche und Notfallkontakte. Teile die Kinder spätestens eine Woche vor Beginn in feste Gruppen ein und gib den Helfern den Plan schriftlich.
Rekrutiere Helfer mit konkreten Schichten statt mit einer offenen Bitte. Plane je Station mindestens eine zuständige Person und halte zusätzlich Ersatz für Pausen, Krankheit und kurzfristige Ausfälle bereit.
Bestelle Essen, Getränke und Aktivitätsmaterial mit Reserve. Rechne bei wiederverwendbaren Bechern, Tellern und Besteck mit mindestens einem vollständigen Satz pro angemeldetem Kind plus etwa 10 Prozent Zusatz.
Bereite den Veranstaltungsort am Vortag so weit wie möglich vor: Tische, Stühle, Buffet, Wegweiser, Namensschilder und Materialboxen. Prüfe am Morgen die Wettervorhersage, Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabel sowie Erste-Hilfe- und Sicherheitsmaterial.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Ferien-Spielewoche organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und dem Tagesprogramm. Helfer, Anmeldungen und Bestellungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor Beginn feststehen.
Wie viele Helfer braucht eine Ferien-Spielewoche?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Aktivitätsstation und zusätzlich eine Person für Empfang und Organisation ein. Bei Kindergruppen ist eine Betreuung von etwa 1 Erwachsenen auf 8 bis 10 Kinder ein brauchbarer Richtwert, abhängig von Alter und Aktivität.
Was muss man für eine Ferien-Spielewoche an Essen und Getränken einplanen?: Plane Wasser für den gesamten Tag und pro Kind zusätzlich mindestens eine Portion Essen sowie einen Snack ein. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du etwa 2 bis 3 Getränke pro Person bereitstellen; bei Hitze brauchst du deutlich mehr Wasser.
Was passiert bei schlechtem Wetter während der Ferien-Spielewoche?: Lege spätestens 24 Stunden vorher fest, welche Programmpunkte in Partyzelte oder Innenräume verlegt werden. Prüfe am Morgen erneut die Wettervorhersage und halte für jede Outdoor-Aktivität mindestens eine alternative Station bereit.

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