Cómo organizar una Semana de juegos de vacaciones

Organizar una semana de juegos de vacaciones requiere más que preparar actividades. Primero fija las fechas y el lugar, calcula cuántos niños participarán y crea un programa diario con grupos, responsables y horarios. Después gestiona las inscripciones, la comida, los permisos y los materiales, dejando tiempo para revisar el tiempo y preparar cada zona. El último día de preparación debe servir para comprobar el equipo, montar la recepción y dar instrucciones claras a los voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Gestionar permisos y notificaciones
3
Desarrollar el programa por día
3 personas
4
Reclutar voluntarios
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Dividir los grupos de participantes
3 personas
9
Crear el horario de voluntarios
2 personas
10
Encargar materiales para actividades
2 personas
11
Pedir comida y bebida
2 personas
12
Comprobar el pronóstico del tiempo
13
Hacer la compra
3 personas
14
Comprobar los materiales
3 personas
15
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
16
Imprimir el programa y el plano
17
Montar mesas y sillas
6 personas
18
Preparar los materiales por actividad
5 personas
19
Colgar la decoración
4 personas
20
Montar la mesa de recepción
2 personas
21
Preparar material de primeros auxilios y seguridad
2 personas
22
Preparar la inscripción y la lista de asistencia
2 personas

Evento

23
Recibir a los voluntarios
3 personas
24
Dar el briefing diario
3 personas
25
Registrar a los niños
4 personas
26
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
27
Guiar el juego de bienvenida
5 personas
28
Coordinar la mañana de manualidades
8 personas
29
Rellenar las bebidas
2 personas
30
Montar el bufé de almuerzo
4 personas
31
Servir el almuerzo
6 personas
32
Coordinar juegos deportivos
8 personas
33
Coordinar el cierre del día
4 personas
34
Recibir a los voluntarios
3 personas
35
Dar el briefing diario
3 personas
36
Registrar a los niños
4 personas
37
Explicar la búsqueda del tesoro
5 personas
38
Guiar la búsqueda del tesoro
10 personas
39
Repartir fruta y bebidas
3 personas
40
Montar el bufé de almuerzo
4 personas
41
Servir el almuerzo
6 personas
42
Guiar las actividades acuáticas
8 personas
43
Rellenar las bebidas
2 personas
44
Coordinar el cierre del día
4 personas
45
Recibir a los voluntarios
3 personas
46
Dar el briefing diario
3 personas
47
Registrar a los niños
4 personas
48
Coordinar el juego de música y baile
6 personas
49
Repartir los aperitivos del descanso
3 personas
50
Guiar los talleres de teatro
8 personas
51
Montar el bufé de almuerzo
4 personas
52
Servir el almuerzo
6 personas
53
Guiar las representaciones teatrales
8 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Coordinar el cierre del día
4 personas
56
Recibir a los voluntarios
3 personas
57
Dar el briefing diario
3 personas
58
Registrar a los niños
4 personas
59
Repartir materiales de construcción
4 personas
60
Acompañar las actividades de construcción
10 personas
61
Repartir las bebidas del descanso
3 personas
62
Montar el bufé de almuerzo
4 personas
63
Servir el almuerzo
6 personas
64
Coordinar los juegos de feria
10 personas
65
Rellenar las bebidas
2 personas
66
Coordinar el cierre del día
4 personas
67
Recibir a los voluntarios
3 personas
68
Dar el briefing diario
3 personas
69
Registrar a los niños
4 personas
70
Acompañar los partidos de la final
10 personas
71
Repartir los aperitivos del descanso
3 personas
72
Montar el bufé de almuerzo
4 personas
73
Servir el almuerzo
6 personas
74
Preparar la entrega de premios
3 personas
75
Gestionar la entrega de premios
5 personas
76
Dirigir la fiesta de clausura
10 personas
77
Rellenar las bebidas
2 personas
78
Entregar a los niños de forma segura
5 personas

Seguimiento

79
Recoger la sede de la jornada
6 personas
80
Recoger y separar la basura
3 personas
81
Guardar los materiales secos y seguros
3 personas
82
Enjuagar los materiales
4 personas
83
Recoger y separar la basura
3 personas
84
Despejar la zona del escenario
5 personas
85
Recoger el material de construcción y de juego
6 personas
86
Desmontar completamente el lugar
8 personas
87
Lavar la vajilla y los materiales
5 personas
88
Retirar los residuos
3 personas
89
Limpiar el lugar
5 personas
90
Inventariar materiales
3 personas
91
Devolver el material prestado
3 personas
92
Guardar el stock restante
2 personas
93
Devolver los objetos perdidos
2 personas
94
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillascant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Mesas de buffetcant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 3
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 200
Carteles direccionalescant. 12
Etiquetas de preciocant. 40

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bidones de aguacant. 6
Megáfono

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 8
Balones de baloncestocant. 4
Voleibolcant. 4
Conoscant. 40
Aroscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 20
Testigos de relevocant. 12
Globos de aguacant. 500
Esponjascant. 30
Sets de bádmintoncant. 6
Red de arrastre
Tapetes de juegocant. 8

Manualidades

Delantalescant. 30
Tijeras infantilescant. 40
Pincelescant. 50
Recipientes para mezclarcant. 30
Manteles para manualidadescant. 12
Cartonescant. 200
Pistolas de pegamentocant. 8
Barras de pegamentocant. 100
Marcadores permanentescant. 40

Búsqueda del tesoro

Tarjetas de búsqueda del tesorocant. 40
Flechas de rutacant. 30
Sets de selloscant. 12
Lupascant. 20

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 6
Dispensadores de protector solarcant. 4
Cinta de balizamientocant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 4
Escobascant. 4
Fregonascant. 6
Cuboscant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones con al menos 7 días de antelación. Así puedes dividir a los participantes en grupos, preparar las tarjetas de nombre y recoger a tiempo las preferencias dietéticas.
Prepara el programa por días y asigna un responsable a cada actividad. Deja entre 10 y 15 minutos de margen para cambios de grupo, pausas y desplazamientos entre zonas.
Haz un briefing diario de 15 minutos con los voluntarios antes de registrar a los niños. Repasa el horario, los grupos, los puntos de agua, el material de primeros auxilios y el procedimiento de recogida.
Comprueba todos los materiales el día anterior y sepáralos por actividad en cajas de almacenamiento. Incluye balones, conos, cables, regletas y megáfono, porque suelen faltar justo cuando empieza el programa.
Si parte del programa es al aire libre, consulta el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la misma mañana. Monta carpas, mesas y zonas de bebida de forma que puedas trasladar una actividad si cambia el tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una semana de juegos de vacaciones?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, gestionar permisos, reclutar voluntarios y encargar materiales. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes de empezar.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una semana de juegos?: Depende del número de niños y de las actividades, pero asigna como mínimo un responsable por grupo y una persona adicional para recepción, pausas y sustituciones. Prepara el horario de voluntarios con al menos 7 días de antelación.
¿Cuándo hay que pedir la comida y recoger las dietas especiales?: Pregunta por alergias y preferencias dietéticas durante la inscripción y revisa la lista 7 días antes. Haz el pedido definitivo entre 3 y 5 días antes, según la fecha límite del proveedor.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Comprueba el material, prepara las cajas por actividad, imprime el programa y el plano, coloca las tarjetas de nombre y deja lista la mesa de recepción. Reserva entre 2 y 3 horas para montar mesas, sillas, señalización y equipos.

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