Organiser une scène ouverte sans improviser la logistique

Une scène ouverte réussie repose sur un enchaînement précis : choisir le lieu, cadrer le budget, recruter les artistes, puis ouvrir les inscriptions. La technique mérite d’être traitée avant les dernières confirmations, surtout pour les micros, retours de scène et câbles. Prévoyez aussi le temps d’accueil, les changements entre prestations et le service des boissons. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis qui se révèlent souvent le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le budget
2 personnes
3
Élaborer le programme
2 personnes
4
Contacter les artistes
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer définitivement les artistes
2 personnes
10
Planifier les spectacles
2 personnes
11
Réserver un animateur
12
Recenser les besoins techniques
2 personnes
13
Faire les réservations
14
Élaborer le déroulé
2 personnes
15
Répartir le personnel
2 personnes
16
Créer le plan
17
Envoyer les informations sur les artistes
18
Envoyer les informations au public
19
Commander des consommations
2 personnes
20
Vérifier la technique
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Nettoyer le lieu
3 personnes
25
Monter la scène
4 personnes
26
Installer le système de sonorisation
3 personnes
27
Installer l'éclairage
2 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Suspendre la décoration
2 personnes
31
Aménager le bar
2 personnes
32
Installer le buffet
3 personnes
33
Aménager le vestiaire
2 personnes
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Tester la technique
3 personnes
36
Vérifier les micros
2 personnes
37
Tester la playlist musicale
38
Accueillir les artistes
2 personnes
39
Préparer la loge des artistes
2 personnes
40
Faire la balance des concerts
3 personnes
41
Briefer les collaborateurs
2 personnes

Événement

42
Ouvrir l’entrée
2 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
44
Gérer le vestiaire
2 personnes
45
Ouvrir la présentation
46
Accompagner les spectacles
2 personnes
47
Passer de la musique entre les spectacles
48
Gérer le son pendant les spectacles
2 personnes
49
Gérer l’éclairage pendant les spectacles
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Servir les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Dégager les tables
2 personnes
55
Guider le public vers les places assises
2 personnes
56
Annoncer le programme de la pause
57
Recueillir les questions du public
58
Annoncer la finale
59
Présenter la clôture
60
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
61
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes
62
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes

Suivi

63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Ranger les restes au frais
2 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le bar
2 personnes
68
Nettoyer le buffet
2 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Démonter la scène
4 personnes
71
Ranger le matériel audio
3 personnes
72
Retirer la décoration
2 personnes
73
Nettoyer le lieu
3 personnes
74
Trier les objets empruntés
2 personnes
75
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Jupe de scène
Chaisesqté 110
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 4
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 120

Vaisselle

Verres à boireqté 150
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Câbles XLRqté 8
Câbles jackqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Écran de présentation
Support pour ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Bâche de fond
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 12
Numéros de tableqté 12
Affiches du programmeqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 3
Seau à glaceqté 2
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date et le lieu, puis vérifiez la capacité réelle : comptez les artistes, le public, les chaises, les tables et l’espace nécessaire devant la scène.
Ouvrez les inscriptions seulement après avoir défini le format : demandez la durée du passage, les besoins techniques et les éventuelles contraintes alimentaires dès le formulaire.
Confirmez les artistes une dernière fois avant d’établir le programme. Indiquez à chacun son horaire d’arrivée, la durée prévue et le matériel disponible sur place.
Testez la chaîne audio avant l’ouverture des portes : microphones, pieds, retours de scène, table de mixage, boîtiers DI, câbles et rallonges doivent être vérifiés ensemble.
Préparez l’accueil au moins 60 minutes avant le début : boissons refroidies, en-cas prêts, scène montée, informations affichées et équipe répartie entre accueil, technique et service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une scène ouverte ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, contacter les artistes, ouvrir les inscriptions, confirmer le programme et régler les besoins techniques.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une scène ouverte ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu et le format sont fixés, généralement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fermez le formulaire au moins 7 jours avant pour construire un déroulé réaliste.
Combien de temps prévoir entre deux prestations ?: Comptez 5 à 10 minutes entre deux passages, selon les changements de matériel. Ajoutez une marge supplémentaire si plusieurs artistes utilisent des microphones, des boîtiers DI ou des branchements différents.
Quand tester le matériel technique ?: Faites un premier inventaire au moins 10 jours avant, puis un test complet le jour même, 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment les micros, retours, câbles, multiprises et rallonges.

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