Eine offene Bühne Schritt für Schritt organisieren

Bei einer offenen Bühne entscheidet die Reihenfolge der Planung darüber, ob am Veranstaltungstag Ruhe bleibt. Lege zuerst Termin, Ort und Budget fest, bevor du Künstlerinnen und Künstler ansprichst. Danach folgen Anmeldung, Programm, Technik und Helferplanung; erst kurz vor dem Termin kümmerst du dich um Getränke, Snacks und den Aufbau. Plane außerdem Zeit für Umbauten zwischen den Auftritten ein – genau dort entstehen sonst die größten Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Budget festlegen
2 Personen
3
Programmablauf erstellen
2 Personen
4
Künstler ansprechen
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Künstler endgültig bestätigen
2 Personen
10
Auftritte einplanen
2 Personen
11
Moderator festlegen
12
Technikbedarf erfassen
2 Personen
13
Reservierungen vornehmen
14
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
15
Mitarbeitende einteilen
2 Personen
16
Lageplan erstellen
17
Künstlerinformationen versenden
18
Publikumsinformationen versenden
19
Getränke bestellen
2 Personen
20
Technik prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Location reinigen
3 Personen
25
Bühne aufbauen
4 Personen
26
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
27
Beleuchtung installieren
2 Personen
28
Tische aufstellen
3 Personen
29
Stühle aufstellen
3 Personen
30
Dekoration aufhängen
2 Personen
31
Bar einrichten
2 Personen
32
Buffet aufbauen
3 Personen
33
Garderobe einrichten
2 Personen
34
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
35
Technik testen
3 Personen
36
Mikrofone prüfen
2 Personen
37
Musikwiedergabeliste testen
38
Künstler empfangen
2 Personen
39
Künstlerraum vorbereiten
2 Personen
40
Auftritte einchecken
3 Personen
41
Mitarbeiter briefing geben
2 Personen

Event

42
Eingang öffnen
2 Personen
43
Besucher registrieren
2 Personen
44
Garderobe verwalten
2 Personen
45
Präsentation öffnen
46
Auftritte betreuen
2 Personen
47
Musik zwischen den Auftritten abspielen
48
Ton bei Auftritten bedienen
2 Personen
49
Licht bei Auftritten bedienen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke ausschenken
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Buffet auffüllen
2 Personen
54
Tische abräumen
2 Personen
55
Publikum zu den Sitzplätzen begleiten
2 Personen
56
Pausenprogramm ankündigen
57
Publikumsfragen sammeln
58
Finale ankündigen
59
Abschluss präsentieren
60
Letzte Getränkerunde organisieren
2 Personen
61
Gäste verabschieden
2 Personen
62
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen

Nachbereitung

63
Geräte ausschalten
2 Personen
64
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
65
Abfall sammeln
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Bar reinigen
2 Personen
68
Buffet reinigen
2 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Bühne abbauen
4 Personen
71
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
72
Dekoration entfernen
2 Personen
73
Location reinigen
3 Personen
74
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
75
Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
Bühnentreppe
Bühnenrock
StühleAnz. 110
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 4
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 120

Geschirr

TrinkgläserAnz. 150
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 2
XLR-KabelAnz. 8
JackkabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
Präsentationsbildschirm
Laptopständer

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Dekoration

Hintergrundtuch
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
TischnummernAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 3
EiskübelAnz. 2
MessbecherAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
SpülbeckenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Bühne, Termin und Grundregeln feststehen. Frage dabei direkt nach Dauer, Technikbedarf und besonderen Anforderungen des Auftritts.
Plane jeden Auftritt mit Aufbau- und Abbauzeit. Bei mehreren Acts sind 5 bis 10 Minuten Wechselzeit zwischen den Beiträgen ein realistischer Startwert.
Schicke Künstlerinformationen spätestens 7 Tage vorher: Ankunftszeit, Auftrittsdauer, vorhandene Technik und Ansprechpartner am Veranstaltungstag.
Prüfe die Tontechnik nicht erst beim Bühnenaufbau. Teste Mischpult, aktive Lautsprecher, Bühnenmonitore, Funkmikrofone, DI-Boxen und alle XLR- und Verlängerungskabel mindestens einen Tag vorher.
Teile Helfer mit klaren Zeitfenstern ein. Für Einlass, Technik, Garderobe, Getränke und Aufräumen solltest du pro Aufgabe mindestens eine verantwortliche Person benennen, statt alles bei der Moderation zu bündeln.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine offene Bühne organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Budget. Künstleranfragen und das Anmeldeformular sollten danach möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin starten.
Wie viel Zeit braucht ein Auftritt bei einer offenen Bühne?: Rechne pro Beitrag nicht nur mit der Spielzeit, sondern zusätzlich mit 5 bis 10 Minuten für Wechsel und Technik. Bei 10 Auftritten entstehen dadurch bereits 50 bis 100 Minuten Zusatzzeit.
Wann sollte man die Technik für eine offene Bühne prüfen?: Mache einen vollständigen Test spätestens am Vortag und einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Monitore, Mischpult, DI-Boxen und Kabel gemeinsam mit der Person, die später die Technik betreut.
Wie viele Helfer braucht man für eine offene Bühne?: Plane mindestens vier Zuständigkeiten ein: Einlass, Technik, Künstlerbetreuung und Getränke beziehungsweise Garderobe. Bei mehr als 50 Gästen oder einem Programm mit vielen Wechseln sind sechs bis acht Helfer deutlich praktikabler.

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