Cómo organizar un escenario abierto sin perder el control
Un escenario abierto funciona mejor cuando separas la organización en tres bloques: convocatoria, producción y día del evento. Empieza fijando fecha, lugar y presupuesto; después cierra el programa y las necesidades técnicas antes de confirmar a los artistas. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y la información para el público requieren seguimiento, no una sola publicación. El montaje del escenario y la prueba de sonido deben terminar antes de recibir a la primera persona.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Establecer el presupuesto
2 personas
- 3
Crear la distribución del programa
2 personas
- 4
Contactar con los artistas
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Confirmar definitivamente a los artistas
2 personas
- 10
Planificar las actuaciones
2 personas
- 11
Confirmar al presentador
- 12
Inventariar las necesidades técnicas
2 personas
- 13
Hacer reservas
- 14
Desarrollar el programa
2 personas
- 15
Asignar al personal
2 personas
- 16
Hacer el plano
- 17
Enviar la información de los artistas
- 18
Enviar información al público
- 19
Pedir consumiciones
2 personas
- 20
Comprobar la técnica
2 personas
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Preparar aperitivos
3 personas
- 24
Limpiar el lugar
3 personas
- 25
Montar el escenario
4 personas
- 26
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 27
Instalar la iluminación
2 personas
- 28
Montar mesas
3 personas
- 29
Colocar sillas
3 personas
- 30
Colgar la decoración
2 personas
- 31
Montar la barra
2 personas
- 32
Montar el buffet
3 personas
- 33
Montar el guardarropa
2 personas
- 34
Montar la mesa de registro
2 personas
- 35
Probar la técnica
3 personas
- 36
Comprobar los micrófonos
2 personas
- 37
Probar la lista de reproducción de música
- 38
Recibir a los artistas
2 personas
- 39
Preparar la sala de artistas
2 personas
- 40
Hacer la prueba de sonido de las actuaciones
3 personas
- 41
Dar briefing al personal
2 personas
Evento
- 42
Abrir la entrada
2 personas
- 43
Registrar a los visitantes
2 personas
- 44
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 45
Abrir la presentación
- 46
Coordinar las actuaciones
2 personas
- 47
Poner música entre actuaciones
- 48
Controlar el sonido durante las actuaciones
2 personas
- 49
Controlar la iluminación durante las actuaciones
- 50
Servir aperitivos
3 personas
- 51
Servir bebidas
2 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Reponer el bufé
2 personas
- 54
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
- 55
Guiar al público a sus asientos
2 personas
- 56
Anunciar el programa del descanso
- 57
Recoger preguntas del público
- 58
Anunciar la final
- 59
Presentar el cierre
- 60
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
- 61
Despedir a los invitados
2 personas
- 62
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 63
Apagar el equipo
2 personas
- 64
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
- 65
Recoger la basura
3 personas
- 66
Lavar la vajilla
3 personas
- 67
Limpiar la barra
2 personas
- 68
Limpiar el buffet
2 personas
- 69
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 70
Desmontar el escenario
4 personas
- 71
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
- 72
Retirar la decoración
2 personas
- 73
Limpiar el lugar
3 personas
- 74
Clasificar los artículos prestados
2 personas
- 75
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escalera del escenario
- Falda de escenario
- Sillascant. 110
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas de cervezacant. 4
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 120
Vajilla
- Vasoscant. 150
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 12
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Monitores de escenariocant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Cajas DIcant. 2
- Cables XLRcant. 8
- Cables jackcant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Portátil
- Pantalla de presentación
- Soporte para portátil
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 4
- Luces decorativascant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Lona de fondo
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Mantelescant. 12
- Números de mesacant. 12
- Pósteres del programacant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Abrebotellascant. 3
- Cubiteracant. 2
- Jarras medidorascant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Fregaderoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el presupuesto antes de abrir las inscripciones. Reserva también un margen para consumiciones, cables, regletas y cualquier necesidad técnica que aparezca al hablar con los artistas.
- Abre el formulario de inscripción con una fecha límite clara y pide desde el principio el nombre artístico, la duración de la actuación, las necesidades técnicas y las preferencias dietéticas. Confirma las actuaciones definitivamente al menos una semana antes.
- Ordena el programa por bloques y deja entre 5 y 10 minutos entre actuaciones para cambios de micrófonos, cables o instrumentos. Envía a cada artista su horario, la hora de llegada y la información técnica en un único mensaje.
- Haz el plano antes de montar: coloca escenario, escalera, sillas, mesas, percheros y zona de público teniendo en cuenta los cables y las salidas. Comprueba altavoces, monitores, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI y pantalla de presentación con varias horas de margen.
- Compra y enfría las bebidas el día anterior cuando sea posible, y prepara los aperitivos antes de abrir puertas. Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y deja a una persona responsable de reposición y limpieza.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un escenario abierto?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá varios artistas y un formulario de inscripción. Deja cerrados el programa, el presentador y las necesidades técnicas como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuánto tiempo debe durar cada actuación en un escenario abierto?
- Reserva normalmente entre 10 y 15 minutos por actuación, más 5-10 minutos para cambios. Con 10 actuaciones, el programa ocupará aproximadamente entre 2,5 y 4 horas, según las pausas.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Haz la comprobación técnica entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Los artistas con instrumentos o cajas DI deberían tener una franja de prueba asignada, no probar todos a la vez.
- ¿Cuántas bebidas calcular para un escenario abierto?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade margen para el resto del programa. Enfría las bebidas al menos 12 horas antes y reserva vasos, copas y tazas para los distintos servicios.
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