Organiser une réunion des parties prenantes sans rien laisser au dernier moment

Une réunion des parties prenantes se prépare dans un ordre précis : verrouiller la date et le lieu, construire le programme, puis gérer les inscriptions et la logistique. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les informations de stationnement et les supports des intervenants. Prévoyez aussi un vrai temps de test pour le vidéoprojecteur, les microphones et les câbles. Le jour J, l’accueil doit être prêt avant l’arrivée du premier participant, avec badges, signalétique et liste à jour.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme et le planning
2 personnes
3
Confirmer les intervenants et les animateurs
2 personnes
4
Rédiger le texte d’invitation
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les infos de parking
10
Envoyer un rappel aux participants
11
Commander le catering
2 personnes
12
Rassembler le matériel technique et de présentation
2 personnes
13
Vérifier les présentations
2 personnes
14
Concevoir les badges nominatifs
15
Imprimer les badges nominatifs
16
Imprimer la liste des participants
17
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
18
Imprimer les questions de discussion
19
Créer des panneaux de direction
20
Faire les courses
2 personnes
21
Récupérer les produits frais
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Recevoir les livraisons
2 personnes
25
Aménager l’espace d’accueil
2 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Préparer la table d'inscription
2 personnes
29
Préparer les badges nominatifs
30
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
31
Brancher le projecteur
2 personnes
32
Raccorder la sonorisation
2 personnes
33
Tester techniquement les présentations
2 personnes
34
Tester le microphone
2 personnes
35
Mettre en place le point café
2 personnes
36
Monter le buffet
3 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Mettre les plats diététiques à part
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
40
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
41
Vérifier l'éclairage
42
Faire le briefing d’équipe
5 personnes

Événement

43
Accueillir les invités
3 personnes
44
Enregistrer la présence
2 personnes
45
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
46
Accompagner l'ouverture
2 personnes
47
Soutenir les présentations
2 personnes
48
Recueillir les questions de la salle
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
53
Préparer les salles de sous-groupes
3 personnes
54
Soutenir les sessions de break-out
5 personnes
55
Distribuer le matériel de travail
2 personnes
56
Récupérer le matériel de travail
2 personnes
57
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
58
Servir le dîner
4 personnes
59
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
60
Servir le dessert
2 personnes
61
Organiser le cocktail networking
3 personnes
62
Faire la dernière annonce
63
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

64
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Démonter le buffet
3 personnes
68
Éteindre la technique
2 personnes
69
Remettre le mobilier en place
4 personnes
70
Nettoyer le lieu
3 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Retirer la décoration
2 personnes
73
Rassembler les objets trouvés
74
Évacuer les déchets
2 personnes
75
Retourner les matériels de location
2 personnes
76
Rassembler le matériel photo et de présentation
77
Envoyer un message de remerciement
78
Archiver la liste de présence
79
Traiter les factures en attente
80
Suivi des informations des participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table de réception
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 70
Couvertsqté 80
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Bacs de rangementqté 10
Glacièresqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs de conversionqté 3
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Cliqueur de présentation
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 12
Pieds de signalisationqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Cartes de menuqté 12
Panneaux d’orientationqté 8
Colle repositionnableqté 4
Ruban de balisageqté 2

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis établissez le programme avant d’envoyer l’invitation. Gardez au moins 3 semaines entre l’envoi et la réunion pour laisser le temps de répondre et de confirmer les intervenants.
Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription et clôturez les réponses au moins 7 jours avant l’événement. Transmettez ensuite au traiteur un nombre de repas confirmé, avec une marge limitée pour les dernières inscriptions.
Testez les présentations sur l’ordinateur prévu avec le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et les adaptateurs au moins 24 heures avant. Prévoyez un test séparé des microphones sans fil, des haut-parleurs et des multiprises.
Préparez les badges, la liste des participants, les questions de discussion et les panneaux de direction la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires des badges et de la liste pour gérer les changements de dernière minute.
Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Utilisez ce créneau pour recevoir les livraisons, aménager l’accueil, installer les tables, mettre les boissons au frais et vérifier le café, les verres et la vaisselle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réunion des parties prenantes ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les intervenants, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de commander la restauration.
Quand envoyer les invitations à une réunion des parties prenantes ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant afin de finaliser le traiteur, les badges et les besoins alimentaires.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Effectuez un premier test au moins 24 heures avant la réunion, avec les présentations réellement utilisées. Refaites une vérification rapide 60 à 90 minutes avant l’accueil pour confirmer les branchements, le son et l’alimentation électrique.
Que faut-il préparer la veille d’une réunion des parties prenantes ?: Préparez les badges nominatifs, la liste des participants, les questions de discussion et la signalétique. Vérifiez aussi les présentations, les livraisons attendues et la quantité de matériel nécessaire pour l’accueil et le buffet.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.