Eine Stakeholder-Besprechung strukturiert organisieren

Bei einer Stakeholder-Besprechung entscheidet die Vorbereitung darüber, ob Gespräche fokussiert bleiben oder sich verzetteln. Lege zuerst Datum, Ort und Ziel der Sitzung fest, bevor du Referenten, Moderation und Programm bestätigst. Danach folgen Anmeldung, Teilnehmerinformationen und Catering. In der letzten Woche prüfst du Präsentationen, Technik und Gesprächsunterlagen; am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen klaren Empfang und einen belastbaren Zeitplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
3
Referenten und Moderatoren bestätigen
2 Personen
4
Einladungstext schreiben
5
Anmeldeformular erstellen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Parkinformationen versenden
10
Erinnerung an die Teilnehmer senden
11
Catering bestellen
2 Personen
12
Technik und Präsentation zusammenstellen
2 Personen
13
Präsentationen prüfen
2 Personen
14
Namensschilder entwerfen
15
Namensschilder drucken
16
Teilnehmerliste ausdrucken
17
Arbeitsmethoden vorbereiten
2 Personen
18
Gesprächsfragen drucken
19
Wegweiser erstellen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Frische Produkte abholen
2 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Location öffnen
2 Personen
24
Lieferungen annehmen
2 Personen
25
Empfangsbereich einrichten
2 Personen
26
Tische aufstellen
3 Personen
27
Stühle aufstellen
3 Personen
28
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
29
Namensschilder bereitlegen
30
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
31
Projektor anschließen
2 Personen
32
Musikanlage anschließen
2 Personen
33
Präsentationen technisch testen
2 Personen
34
Mikrofon testen
2 Personen
35
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
36
Buffet aufbauen
3 Personen
37
Snacks vorbereiten
3 Personen
38
Diätgerichte separat bereitstellen
2 Personen
39
Toiletten kontrollieren
40
Wegweiser aufstellen
2 Personen
41
Beleuchtung kontrollieren
42
Teambriefing durchführen
5 Personen

Event

43
Gäste empfangen
3 Personen
44
Anwesenheit erfassen
2 Personen
45
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
46
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
47
Präsentationen unterstützen
2 Personen
48
Fragen aus dem Publikum sammeln
49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
53
Breakout-Räume vorbereiten
3 Personen
54
Breakout-Sessions unterstützen
5 Personen
55
Arbeitsmaterialien ausgeben
2 Personen
56
Arbeitsmaterialien einsammeln
2 Personen
57
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
58
Abendessen servieren
4 Personen
59
Buffet auffüllen
2 Personen
60
Dessert servieren
2 Personen
61
Networking-Empfang betreuen
3 Personen
62
Letzte Ankündigung machen
63
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Reste sicher verpacken
2 Personen
65
Abfall sammeln
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Buffet abbauen
3 Personen
68
Technik ausschalten
2 Personen
69
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
70
Location reinigen
3 Personen
71
Toiletten reinigen
2 Personen
72
Dekoration entfernen
2 Personen
73
Fundsachen sammeln
74
Müll entsorgen
2 Personen
75
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
76
Foto- und Präsentationsmaterial sammeln
77
Dankesnachricht versenden
78
Anwesenheitsliste archivieren
79
Offene Rechnungen bearbeiten
80
Teilnehmerinformationen nachverfolgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Empfangstisch
BistrotischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 80
ServierbesteckAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 10
KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
ReduzieradapterAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Präsentationsklicker
FlipchartsAnz. 4
Flipchart-MarkerAnz. 12
WegweisersockelAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 70
TischläuferAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
SpeisekartenAnz. 12
Wegweiser-SchilderAnz. 8
KleberAnz. 4
AbsperrbandAnz. 2

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 8
LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm mindestens drei Wochen vorher fest und plane pro Themenblock ein klares Zeitfenster. Bestätige Referenten und Moderation erst, wenn Reihenfolge, Redezeit und Gesprächsfragen abgestimmt sind.
Verschicke die Einladung mit Anmeldeformular spätestens drei Wochen vor dem Termin. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und sende Parkinformationen sowie eine Erinnerung etwa drei Tage vorher.
Prüfe alle Präsentationen spätestens 48 Stunden vor Beginn auf Format, Bildauflösung und benötigte Anschlüsse. Lege Laptop, Beamer, HDMI-Kabel, Reduzieradapter und Präsentationsklicker gemeinsam bereit und halte ein Ersatzkabel bereit.
Plane den Empfang für 30 Minuten vor dem offiziellen Start. Teilnehmerliste, Namensschilder, Wegweiser und ein eingerichteter Empfangstisch sollten zu diesem Zeitpunkt fertig sein, damit niemand nach dem Weg oder seiner Anmeldung suchen muss.
Bestelle das Catering nach der bestätigten Teilnehmerzahl und rechne Getränke getrennt nach Programmphasen. Stelle Wasser während der gesamten Besprechung bereit, kühle Getränke rechtzeitig und richte Kaffee, Tassen, Gläser, Teller und Besteck vor dem Eintreffen der Gäste ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Stakeholder-Besprechung planen?: Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Ort und Ziel. Drei Wochen vor dem Termin sollten Einladung, Anmeldung und Programm verschickt sein.
Wann verschickt man die Einladung zu einer Stakeholder-Besprechung?: Versende die Einladung etwa drei Wochen vor der Besprechung. Schließe das Anmeldeformular spätestens sieben Tage vorher und sende drei Tage vor dem Termin eine Erinnerung.
Wie viel Zeit sollte man für den Empfang einplanen?: Öffne den Empfang mindestens 30 Minuten vor dem offiziellen Beginn. Für Namensschilder, Teilnehmerliste und Wegweiser sollte eine verantwortliche Person durchgehend ansprechbar sein.
Wann sollte die Technik für die Stakeholder-Besprechung geprüft werden?: Prüfe Präsentationen und Anschlüsse spätestens 48 Stunden vorher. Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel zusätzlich direkt nach dem Öffnen der Location.

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