Cómo organizar una reunión de stakeholders sin perder detalles

Empieza por fijar la fecha y el lugar, y después construye el programa alrededor de las intervenciones y dinámicas previstas. Las invitaciones, el formulario de inscripción y las preferencias dietéticas deben quedar cerrados antes de pedir el catering. Durante la última semana, revisa presentaciones, técnica, señalización y nombres de los asistentes. El día del encuentro, reserva tiempo para recibir entregas, enfriar bebidas y montar la recepción antes de que llegue el primer participante.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Elaborar el programa y el horario
2 personas
3
Confirmar ponentes y moderadores
2 personas
4
Escribir el texto de invitación
5
Crear formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Enviar la información de aparcamiento
10
Enviar un recordatorio a los participantes
11
Pedir el catering
2 personas
12
Reunir la técnica y la presentación
2 personas
13
Revisar las presentaciones
2 personas
14
Diseñar tarjetas de nombre
15
Imprimir etiquetas con nombres
16
Imprimir la lista de participantes
17
Preparar las dinámicas
2 personas
18
Imprimir preguntas de conversación
19
Hacer carteles de ruta
20
Hacer la compra
2 personas
21
Recoger productos frescos
2 personas
22
Enfriar las bebidas
2 personas
23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Recibir las entregas
2 personas
25
Montar la zona de recepción
2 personas
26
Montar mesas
3 personas
27
Colocar las sillas
3 personas
28
Preparar la mesa de registro
2 personas
29
Preparar tarjetas con nombres
30
Preparar el espacio de presentación
3 personas
31
Conectar el proyector
2 personas
32
Conectar el equipo de sonido
2 personas
33
Probar técnicamente las presentaciones
2 personas
34
Probar el micrófono
2 personas
35
Montar el punto de café
2 personas
36
Montar el buffet
3 personas
37
Preparar aperitivos
3 personas
38
Separar los platos para dietas especiales
2 personas
39
Comprobar los baños
40
Colocar señales de ruta
2 personas
41
Comprobar la iluminación
42
Hacer briefing al equipo
5 personas

Evento

43
Recibir a los invitados
3 personas
44
Registrar la asistencia
2 personas
45
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
46
Acompañar la inauguración
2 personas
47
Apoyar las presentaciones
2 personas
48
Recoger preguntas del público
49
Servir café y té
3 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Recoger la vajilla usada
2 personas
53
Preparar las salas de trabajo en grupo
3 personas
54
Apoyar las sesiones de trabajo en grupo
5 personas
55
Repartir materiales de trabajo
2 personas
56
Recoger materiales de trabajo
2 personas
57
Abrir el bufé de la cena
3 personas
58
Servir la cena
4 personas
59
Reponer el bufé
2 personas
60
Servir el postre
2 personas
61
Atender el cóctel de networking
3 personas
62
Hacer el último anuncio
63
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

64
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Desmontar el bufé
3 personas
68
Apagar la técnica
2 personas
69
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
70
Limpiar el lugar
3 personas
71
Limpiar los baños
2 personas
72
Retirar la decoración
2 personas
73
Recoger objetos perdidos
74
Llevar la basura
2 personas
75
Devolver el material alquilado
2 personas
76
Reunir material fotográfico y de presentación
77
Enviar mensaje de agradecimiento
78
Archivar la lista de asistencia
79
Gestionar las facturas pendientes
80
Dar seguimiento a la información de los participantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesa de recepción
Mesas bistrocant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 12
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 80
Platos de postrecant. 70
Cubiertoscant. 80
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Cajas de almacenamientocant. 10
Neveras portátilescant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores de enchufecant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Clic de presentación
Pizarras de hojascant. 4
Rotuladores para pizarracant. 12
Atriles indicadorescant. 4

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 70
Manteles runnerscant. 8
Arreglos floralescant. 6
Cartas del menúcant. 12
Señales indicadorascant. 8
Masilla adhesivacant. 4
Cinta de balizamientocant. 2

Iluminación

Luces decorativascant. 8
Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra fecha, lugar y horario antes de confirmar ponentes: así puedes enviar una invitación completa y evitar cambios posteriores en el formulario de inscripción.
Envía el recordatorio a los participantes entre 48 y 72 horas antes. Incluye aparcamiento, hora de llegada y cualquier indicación para encontrar la sala.
Pide el catering cuando tengas las preferencias dietéticas registradas y calcula las cantidades con la lista de participantes cerrada; los cambios de última hora suelen dejar menús incompletos.
Haz una prueba técnica el día anterior: conecta el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos y los altavoces, y comprueba también los adaptadores y las regletas.
Prepara la recepción al menos 45 minutos antes de abrir el lugar. Coloca las tarjetas de nombre, la lista de participantes y la señalización de ruta juntos, para que el registro no se bloquee.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que enviar la invitación a una reunión de stakeholders?: Envíala entre 3 y 4 semanas antes de la reunión, especialmente si participan ponentes o personas de varias organizaciones. Cierra las inscripciones unos 5 días antes para poder confirmar catering y materiales.
¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes y moderadores?: Confírmalos al menos 3 semanas antes y solicita sus presentaciones 5 días antes del encuentro. Reserva una revisión final de cada archivo el día anterior para detectar problemas de formato o conexión.
¿Cuándo se prepara la recepción de los participantes?: Monta la mesa de recepción entre 45 y 60 minutos antes de la llegada prevista. Ten lista la lista de participantes, las etiquetas con nombres y las indicaciones de aparcamiento antes de abrir las puertas.
¿Cuándo se debe probar la parte técnica?: Haz una prueba completa el día anterior y una comprobación rápida 30 minutos antes del inicio. Verifica proyector, pantalla, portátil, cables HDMI, micrófonos, altavoces y adaptadores.

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