Organiser une réunion de candidats sans perdre le fil

Une réunion de candidats réussie repose d’abord sur un déroulé précis, puis sur une préparation matérielle vérifiée avant l’arrivée du public. Commencez par fixer la date, le lieu et le format des échanges, avant d’ouvrir les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires ou les questions des visiteurs. Prévoyez ensuite les présentations, les badges, l’accueil et les tests techniques. Le jour même, l’équipe doit surtout suivre un planning horaire et savoir qui décide en cas de retard ou de problème.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Inviter les candidats
2 personnes
4
Envoyer les invitations aux parties prenantes
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Recueillir les questions des visiteurs
2 personnes
9
Demander les informations des candidats
2 personnes
10
Élaborer le programme et le planning
2 personnes
11
Désigner un modérateur
12
Établir les règles de discussion
2 personnes
13
Rassembler les présentations
14
Vérifier les présentations
2 personnes
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer la liste de présence
17
Imprimer les programmes
2 personnes
18
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
19
Confirmer la présence des candidats
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
23
Aller chercher le catering frais
2 personnes
24
Récupérer les clés du lieu
25
Ouvrir et aérer la salle
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer la table d'inscription
2 personnes
28
Préparer les badges nominatifs
29
Préparer les brochures du programme
2 personnes
30
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
31
Tester les présentations
2 personnes
32
Tester les microphones
2 personnes
33
Vérifier l'éclairage
34
Refroidir les boissons
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
37
Installer les poubelles
38
Vérifier les toilettes
39
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

40
Accueillir les candidats
3 personnes
41
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
42
Distribuer les badges
2 personnes
43
Distribuer les programmes
2 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Faire le discours d’ouverture
46
Présenter le programme
47
Présenter les candidats
48
Animer les présentations
2 personnes
49
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
50
Surveiller le temps par intervenant
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
54
Annoncer la pause
55
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
56
Faciliter les échanges de réseautage
3 personnes
57
Installer le buffet du soir
3 personnes
58
Servir le buffet du soir
4 personnes
59
Distribuer clairement les repas adaptés
2 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
61
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
62
Enregistrer les questions du public
63
Prononcer le discours de clôture
64
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
65
Rassembler la vaisselle restante
2 personnes

Suivi

66
Éteindre la technique en toute sécurité
2 personnes
67
Démonter la technique de présentation
2 personnes
68
Ranger le buffet et la cuisine
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
71
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
72
Nettoyer la salle
3 personnes
73
Nettoyer les toilettes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 90
Verres à vinqté 90
Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Couteauxqté 90
Fourchettesqté 90
Cuillèresqté 90
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Couteaux à painqté 2
Ciseauxqté 2
Verres doseursqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 90
Nappeqté 10
Plantesqté 6
Drapeauxqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux nominatifs pour les candidatsqté 12

Éclairage

Lampes de tableqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez des horaires distincts pour l’accueil, les présentations, les questions du public et les éventuelles pauses, afin que le modérateur puisse réellement tenir le rythme.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour traiter les réponses. Faites une relance 5 à 7 jours avant la réunion et arrêtez la liste des participants au plus tard 48 heures avant l’événement.
Demandez les besoins alimentaires et les questions des visiteurs dans le formulaire d’inscription. Regroupez les questions par thème et transmettez-les aux candidats avant la réunion, plutôt que de les découvrir au micro.
Testez le matériel dans la salle la veille ou au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, les microphones sans fil, les haut-parleurs et les rallonges avec l’ordinateur qui sera réellement utilisé.
Préparez l’accueil avant l’arrivée des premiers participants. Installez la table d’inscription, les badges et la liste de présence, puis ouvrez et aérez la salle au moins 60 minutes avant le début; gardez aussi les clés et le contact du lieu à portée de main.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il inviter les candidats ?: Envoyez les invitations au moins 3 à 4 semaines avant la réunion pour laisser le temps de confirmer les disponibilités et de rassembler les informations nécessaires. Confirmez ensuite leur présence 5 à 7 jours avant l’événement.
Quand fermer les inscriptions à une réunion de candidats ?: Fermez les inscriptions environ 48 heures avant la réunion. Ce délai permet d’imprimer la liste de présence, préparer les badges, ajuster les quantités de restauration et traiter les demandes alimentaires.
Combien de temps prévoir pour tester le matériel ?: Réservez 60 à 90 minutes le jour même, ou faites un premier test la veille. Contrôlez chaque présentation, le son des microphones, l’image du projecteur et les câbles de secours avant l’arrivée du public.
Quand récupérer le catering frais ?: Organisez la récupération du catering frais le jour de la réunion, idéalement 1 à 2 heures avant le service. La restauration longue conservation peut être préparée plus tôt, mais les produits frais doivent rester au froid jusqu’à leur installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.