Kandidatenversammlung organisieren: der praktische Ablauf
Eine Kandidatenversammlung gelingt, wenn Inhalte, Anmeldung und Technik früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Programm und Raumaufteilung fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Besucherfragen und Kandidateninformationen in einer übersichtlichen Liste. In den letzten Tagen prüfst du Präsentationen, bestätigst die Anwesenheit und bereitest Namensschilder, Anwesenheitsliste und Programmhefte vor. Am Veranstaltungstag zählen ein getesteter Technikaufbau und ein klarer Empfang mehr als spontane Improvisation.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Standort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
- 3
Kandidaten einladen
2 Personen
- 4
Einladungen an Stakeholder senden
2 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Fragen der Besucher sammeln
2 Personen
- 9
Kandidateninformationen anfordern
2 Personen
- 10
Programm und Zeitplan ausarbeiten
2 Personen
- 11
Moderator bestimmen
- 12
Gesprächsregeln festlegen
2 Personen
- 13
Präsentationen sammeln
- 14
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 16
Anwesenheitsliste drucken
- 17
Programmhefte drucken
2 Personen
- 18
Anfahrt und Parken kommunizieren
- 19
Anwesenheit der Kandidaten bestätigen
- 20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
- 23
Frisches Catering abholen
2 Personen
- 24
Standortschlüssel abholen
- 25
Saal öffnen und lüften
2 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 28
Namensschilder bereitlegen
- 29
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 30
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
- 31
Präsentationen testen
2 Personen
- 32
Mikrofone testen
2 Personen
- 33
Beleuchtung kontrollieren
- 34
Getränke kühlen
2 Personen
- 35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 36
Snacks und Sandwiches bereitstellen
3 Personen
- 37
Mülleimer aufstellen
- 38
Toiletten kontrollieren
- 39
Empfangsteam einweisen
2 Personen
Event
- 40
Kandidaten empfangen
3 Personen
- 41
Besucher registrieren
3 Personen
- 42
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 43
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 44
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 45
Eröffnungsrede halten
- 46
Programm vorstellen
- 47
Kandidaten vorstellen
- 48
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 49
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 50
Redezeit pro Sprecher überwachen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Snacks servieren
3 Personen
- 53
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 54
Pause ankündigen
- 55
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
- 56
Netzwerkgespräche moderieren
3 Personen
- 57
Abendbuffet aufbauen
3 Personen
- 58
Abendbuffet servieren
4 Personen
- 59
Diätmahlzeiten erkennbar ausgeben
2 Personen
- 60
Getränke laufend nachfüllen
2 Personen
- 61
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 62
Publikumsfragen erfassen
- 63
Schlusswort halten
- 64
Besucher verabschieden
3 Personen
- 65
Letztes Geschirr einsammeln
2 Personen
Nachbereitung
- 66
Technik sicher ausschalten
2 Personen
- 67
Präsentationstechnik abbauen
2 Personen
- 68
Buffet und Küche aufräumen
3 Personen
- 69
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 70
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 71
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
- 72
Saal reinigen
3 Personen
- 73
Toiletten reinigen
- 74
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 90
- Registrierungstisch
- BuffetischeAnz. 4
- HockerAnz. 6
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- HDMI-KabelAnz. 3
- Präsentationsklicker
- PowerbanksAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 90
- WassergläserAnz. 90
- WeingläserAnz. 90
- Dinner-TellerAnz. 90
- DesserttellerAnz. 90
- MesserAnz. 90
- GabelnAnz. 90
- LöffelAnz. 90
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ScherenAnz. 2
- MessbecherAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 90
- TischdeckeAnz. 10
- PflanzenAnz. 6
- FahnenAnz. 6
- WegweiserAnz. 8
- Namensschilder für KandidatenAnz. 12
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Gesprächsregeln mindestens 3 Wochen vorher fest. Bestimme dabei auch eine Moderation und plane feste Zeiten für Kandidatenvorstellungen, Fragen aus dem Publikum und Übergänge ein.
- Öffne das Anmeldeformular früh und frage neben der Teilnahme auch Ernährungswünsche sowie eingereichte Fragen ab. Schließe die Anmeldung spätestens 3 bis 5 Tage vor der Versammlung, damit Catering und Sitzordnung nicht bis zuletzt offenbleiben.
- Fordere Kandidateninformationen und Präsentationen mit einer klaren Frist an, idealerweise 7 Tage vorher. Prüfe die Dateien anschließend auf Format, Länge und korrekte Darstellung mit Laptop, Projektor und Präsentationsklicker.
- Plane den Raum vom Eingang aus: Registrierungstisch mit Anwesenheitsliste und Namensschildern, Sitzplätze mit freier Sicht auf die Projektionsleinwand und einen gut erreichbaren Moderationsplatz. Teste Mikrofone, Lautsprecher, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel vor dem Einlass.
- Teile die Versorgung in haltbares und frisches Catering auf. Stelle Kaffee, Wasser und Geschirr vorab bereit, hole frische Speisen erst am Veranstaltungstag ab und öffne den Saal mindestens 60 Minuten vorher zum Lüften und für den Techniktest.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Kandidatenversammlung planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Programm, Raum und Kandidateneinladungen. Spätestens 3 Wochen vorher sollten Einladungen und Anmeldeformular bereitstehen.
- Wann sollte das Anmeldeformular für eine Kandidatenversammlung schließen?
- Schließe die Anmeldung etwa 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Namensschilder und Catering noch zuverlässig abstimmen.
- Wie lange vorher muss die Technik getestet werden?
- Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und Präsentationen mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Öffne den Saal dafür frühzeitig und halte HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Powerbanks bereit.
- Was muss man am Tag der Kandidatenversammlung zuerst erledigen?
- Hole den Standortschlüssel ab, öffne und lüfte den Saal und prüfe anschließend Sitzordnung und Technik. Richte danach den Registrierungstisch ein, bevor die ersten Gäste eintreffen.
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