Organiser une représentation théâtrale sans rien oublier

Une représentation théâtrale se prépare dans un ordre précis : bloquer le spectacle et la salle, confirmer la distribution, puis régler les autorisations et les droits d’auteur. Ensuite viennent la billetterie, les informations au public et la préparation technique. Gardez une liste visiteurs à jour et fixez une date limite pour les besoins alimentaires. La dernière semaine doit servir aux vérifications sur place, aux répétitions techniques et aux consignes données à chaque membre de l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le spectacle et la salle
2
Confirmer la date et les horaires du match
3
Confirmer le cast et l'équipe
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier les droits d’auteur
6
Préparer les informations de présentation
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir la billetterie en ligne
9
Traiter les inscriptions
10
Tenir à jour la liste des visiteurs
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Publier le texte promotionnel
13
Mettre en page le programme
14
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
15
Commander les billets et les bracelets
16
Calculer les quantités de catering
17
Réserver le matériel de restauration
18
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
19
Vérifier les éléments de décor
2 personnes
20
Vérifier les costumes
2 personnes
21
Vérifier les accessoires
2 personnes
22
Imprimer le déroulé
23
Distribuer les consignes à l'équipe
24
Vérifier la liste des courses
25
Faire les courses
2 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer les costumes
2 personnes
28
Trier les accessoires
2 personnes
29
Vérifier la salle et les coulisses
2 personnes
30
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
31
Monter la décoration
4 personnes
32
Monter la lumière et le son
3 personnes
33
Installer les chaises
3 personnes
34
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
35
Installer les tables du foyer
2 personnes
36
Préparer les livrets de programme
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
40
Effectuer le test technique final
3 personnes
41
Faire changer la troupe
2 personnes
42
Briefer les accompagnateurs du public

Événement

43
Ouvrir les portes
3 personnes
44
Vérifier les billets
2 personnes
45
Accompagner le public à la salle
3 personnes
46
Tenir le vestiaire
2 personnes
47
Assurer la technique du spectacle
3 personnes
48
Effectuer les changements de scène
3 personnes
49
Répondre aux questions du public
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir les en-cas de pause
3 personnes
52
Réinstaller la salle
3 personnes
53
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
54
Accueillir le public du soir
4 personnes
55
Assurer la pause du soir
3 personnes
56
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
57
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
58
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

59
Rassembler la vaisselle
2 personnes
60
Ranger les restes au frais
2 personnes
61
Démonter le décor
4 personnes
62
Démonter l’éclairage et le son
3 personnes
63
Emballer les accessoires
2 personnes
64
Rassembler les costumes
2 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
2 personnes
67
Nettoyer le foyer
3 personnes
68
Nettoyer la salle
3 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Fermer le lieu
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Nettoyer et ranger les costumes
2 personnes
73
Rassembler les photos et vidéos
74
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Chaises de théâtreqté 110
Tables du foyerqté 4
Chaises pliantes backstageqté 8
Portants à vêtementsqté 3
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Boîtes à outilsqté 2
Ruban gafferqté 6
Serre-câblesqté 100
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Lampes LEDqté 4

Décoration

Fond de scène
Décors en soieqté 4
Plantes décorativesqté 6
Panneau d’entréeqté 2
Pupitres de programmeqté 2
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Autocollants flèchesqté 30

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 80
Tasses à théqté 50
Assiettes à dessertqté 120
Cuillères à caféqté 100
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Pinces à painqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Boîtes de rangementqté 8
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Scanner de billetsqté 2
Brochures du programmeqté 120
Étiquettes nominativesqté 120
Braceletsqté 120
Numéros de vestiaireqté 120
Courses
Stylosqté 12
Rouleaux de tickets de caisseqté 4
Bacs à monnaieqté 2

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants en caoutchoucqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Conseils

Commencez par la salle, la date et les horaires, puis confirmez rapidement le cast et l’équipe. Sans ces éléments, la billetterie, les invitations et le programme risquent de devoir être corrigés.
Vérifiez les autorisations et les droits d’auteur avant de publier le texte promotionnel ou d’ouvrir la billetterie. Prévoyez cette vérification au moins 4 semaines avant la représentation pour éviter un blocage tardif.
Fermez les inscriptions à une date précise et mettez la liste des visiteurs à jour chaque jour durant la dernière semaine. Notez séparément les besoins alimentaires afin de pouvoir calculer les quantités de catering sans estimation vague.
Programmez un test complet de la technique et de l’éclairage avant l’arrivée du public : microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage, câbles, rallonges et multiprises doivent être essayés ensemble.
Ne gardez pas les costumes, accessoires, décors et livrets pour le jour même. Faites un contrôle final 48 heures avant, puis imprimez le déroulé et distribuez les consignes à l’équipe avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand ouvrir la billetterie pour une représentation théâtrale ?: Ouvrez-la dès que la date, les horaires, la salle et les informations de présentation sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le spectacle. Gardez ensuite au moins 3 jours pour vérifier les inscriptions et la liste des visiteurs.
Quand vérifier les droits d’auteur d’une pièce de théâtre ?: Faites la vérification avant toute communication publique et au minimum 4 semaines avant la représentation. Certaines autorisations prennent du temps et peuvent modifier le choix de la salle, la date ou le contenu du programme.
Combien de temps prévoir pour le test technique d’un spectacle ?: Réservez au moins 2 heures sur place pour tester le son, les microphones, les haut-parleurs et l’éclairage dans les conditions réelles. Ajoutez 30 minutes si les décors, les accessoires ou les changements de scène doivent aussi être vérifiés.
Quand imprimer le programme d’une représentation théâtrale ?: Mettez le programme en page après la confirmation définitive du cast, des horaires et des informations de présentation. Imprimez les livrets 3 à 5 jours avant la représentation, afin de conserver une marge pour une correction de dernière minute.

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