Zo organiseer je een toneelvoorstelling
Begin niet met decor of promotie, maar met de voorstelling, zaal en speeldatum. Daarna leg je cast en crew vast, controleer je vergunningen en auteursrechten en maak je de publieksinformatie compleet. Plan kaartverkoop en promotie pas wanneer tijden, locatie en ticketinformatie definitief zijn. In de laatste weken verschuift de aandacht naar techniek, licht, decor, kostuums, rekwisieten en een draaiboek waarmee iedereen op de speeldag weet wat er moet gebeuren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Voorstelling en zaal vastleggen
- 2
Speeldatum en tijden bevestigen
- 3
Cast en crew bevestigen
- 4
Vergunningen controleren
- 5
Auteursrechten controleren
- 6
Voorstellingsinformatie opstellen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Online kaartverkoop openen
- 9
Aanmeldingen verwerken
- 10
Bezoekerslijst bijhouden
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Promotietekst publiceren
- 13
Programmaboekje opmaken
- 14
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
- 15
Tickets en polsbandjes bestellen
- 16
Cateringhoeveelheden berekenen
- 17
Cateringbenodigdheden reserveren
- 18
Techniek en licht testen
2 personen
- 19
Decorstukken controleren
2 personen
- 20
Kostuums controleren
2 personen
- 21
Rekwisieten controleren
2 personen
- 22
Draaiboek afdrukken
- 23
Crewinstructies verspreiden
- 24
Boodschappenlijst controleren
- 25
Boodschappen doen
2 personen
- 26
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
- 27
Kostuums klaarleggen
2 personen
- 28
Rekwisieten sorteren
2 personen
- 29
Zaal en backstage controleren
2 personen
- 30
Podiumvloer controleren
2 personen
- 31
Decor opbouwen
4 personen
- 32
Licht en geluid opbouwen
3 personen
- 33
Stoelen opstellen
3 personen
- 34
Entree en garderobe inrichten
2 personen
- 35
Foyertafels opstellen
2 personen
- 36
Programmaboekjes klaarleggen
- 37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 39
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
- 40
Technische eindtest uitvoeren
3 personen
- 41
Cast laten omkleden
2 personen
- 42
Publieksbegeleiders instrueren
Event
- 43
Deuren openen
3 personen
- 44
Tickets controleren
2 personen
- 45
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
- 46
Garderobe bemannen
2 personen
- 47
Voorstelling technisch bedienen
3 personen
- 48
Podiumwissels uitvoeren
3 personen
- 49
Publieksvragen opvangen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Pauzehapjes serveren
3 personen
- 52
Zaal opnieuw gereedmaken
3 personen
- 53
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
- 54
Avondpubliek ontvangen
4 personen
- 55
Avondpauze verzorgen
3 personen
- 56
Applausmoment begeleiden
2 personen
- 57
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
- 58
Garderobe afsluiten
2 personen
Nazorg
- 59
Servies verzamelen
2 personen
- 60
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
- 61
Decor afbouwen
4 personen
- 62
Licht en geluid afbouwen
3 personen
- 63
Rekwisieten inpakken
2 personen
- 64
Kostuums verzamelen
2 personen
- 65
Afval verzamelen
3 personen
- 66
Servies afwassen
2 personen
- 67
Foyer schoonmaken
3 personen
- 68
Zaal schoonmaken
3 personen
- 69
Materialen inventariseren
2 personen
- 70
Locatie afsluiten
2 personen
- 71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 72
Kostuums reinigen en opbergen
2 personen
- 73
Foto- en videomateriaal verzamelen
- 74
Gevonden voorwerpen bewaren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 8
- Theaterstoelenaantal 110
- Foyertafelsaantal 4
- Klapstoelen backstageaantal 8
- Kledingrekkenaantal 3
- Garderoberekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Apparatuur
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Laptop
- Audiokabelsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Gereedschapskoffersaantal 2
- Gaffer tapeaantal 6
- Kabelbindersaantal 100
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- Theaterspotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 3
- LED-lampenaantal 4
Decoratie
- Achterdoek
- Zijdecorsaantal 4
- Decoratieve plantenaantal 6
- Entreebordaantal 2
- Programmastandaardsaantal 2
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 4
- Pijlenstickersaantal 30
Servies
- Waterglazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Theekopjesaantal 50
- Dessertbordjesaantal 120
- Koffielepelsaantal 100
- Serveerlepelsaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 3
- Serveerbladenaantal 6
- Broodtangenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Opbergdozenaantal 8
- Afwasbakkenaantal 3
Catering
- Kassalade
- Pinautomaat
- Ticketscanneraantal 2
- Programmaboekjesaantal 120
- Naamstickersaantal 120
- Polsbandjesaantal 120
- Garderobenummersaantal 120
- Boodschappen
- Pennenaantal 12
- Kassabonrollenaantal 4
- Kleingeldbakjesaantal 2
Schoonmaak
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Rubberen handschoenenaantal 6
- Toiletborstelsaantal 2
Tips
- Leg voorstelling, zaal, speeldatum en tijden eerst vast. Reserveer daarna pas techniek, catering en stoelen, zodat je aantallen en opbouwuren op één definitieve planning baseert.
- Controleer auteursrechten en vergunningen voordat je kaarten verkoopt of promotie publiceert. Regel dit minimaal enkele weken vooraf; een wijziging achteraf werkt door in programmaboekjes, uitnodigingen en online informatie.
- Open de kaartverkoop zodra voorstelling, zaal, tijden en ticketinformatie vaststaan. Houd aanmeldingen en bezoekerslijst centraal bij en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de voorstelling, zodat cateringhoeveelheden nog aangepast kunnen worden.
- Plan een technische test vóór de speeldag met microfoons, mengpaneel, luidsprekers, audiokabels, theaterspots en lichtstatieven. Test niet alleen of alles werkt, maar ook of kabels veilig liggen en de bediening weet welke standen nodig zijn.
- Maak het draaiboek concreet met opbouw, ontvangst, voorstelling en opruimen. Tel programmaboekjes, tickets, polsbandjes, stoelen, waterglazen en catering per verwacht aantal bezoekers en leg reserve-exemplaren klaar voordat het publiek binnenkomt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een toneelvoorstelling organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met voorstelling, zaal, speeldatum, cast en crew. Plan vergunningen en auteursrechten vroeg, en start kaartverkoop pas zodra de basisinformatie definitief is.
- Wanneer moet ik de kaartverkoop voor een toneelvoorstelling openen?
- Open de kaartverkoop zodra zaal, datum, tijden, voorstelling en ticketinformatie vaststaan, meestal 6 tot 10 weken voor de speeldatum. Houd daarna wekelijks de aanmeldingen en bezoekerslijst bij.
- Wanneer test je techniek en licht voor een toneelvoorstelling?
- Plan een volledige test uiterlijk 1 week vooraf en herhaal de controle tijdens de opbouw op de speeldag. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, kabels, theaterspots en lichtstanden met de mensen die ze bedienen.
- Hoeveel programmaboekjes moet ik afdrukken?
- Druk het verwachte bezoekersaantal plus ongeveer 10 procent reserve af. Bij 100 verwachte bezoekers zijn dat 110 programmaboekjes; controleer het aantal opnieuw zodra de kaartverkoop sluit.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!