Eine Bühnenaufführung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Bühnenaufführung müssen künstlerische Planung, Saal, Technik und Publikum früh zusammenpassen. Lege zuerst Aufführung, Spieltermin und Zeiten fest, bevor du Tickets, Einladungen oder Werbung startest. Danach bestätigst du Cast und Crew, klärst Genehmigungen und Urheberrechte und baust die Abläufe für Einlass, Backstage und Catering auf. In der letzten Woche zählen vor allem vollständige Techniktests, geprüfte Requisiten und klare Anweisungen für alle Beteiligten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Aufführung und Saal festlegen
- 2
Spieltermin und Zeiten bestätigen
- 3
Cast und Crew bestätigen
- 4
Genehmigungen prüfen
- 5
Urheberrechte prüfen
- 6
Vorstellungsinformationen erstellen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Online-Ticketverkauf eröffnen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Besucherliste führen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Werbetext veröffentlichen
- 13
Programmheft gestalten
- 14
Programmhefte drucken
2 Personen
- 15
Tickets und Armbänder bestellen
- 16
Cateringmengen berechnen
- 17
Cateringbedarf reservieren
- 18
Technik und Licht testen
2 Personen
- 19
Dekorationsteile prüfen
2 Personen
- 20
Kostüme prüfen
2 Personen
- 21
Requisiten kontrollieren
2 Personen
- 22
Drehbuch ausdrucken
- 23
Crew-Anweisungen verteilen
- 24
Einkaufsliste prüfen
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Getränke gekühlt bereitstellen
2 Personen
- 27
Kostüme bereitlegen
2 Personen
- 28
Requisiten sortieren
2 Personen
- 29
Saal und Backstage kontrollieren
2 Personen
- 30
Bühnenboden prüfen
2 Personen
- 31
Dekor aufbauen
4 Personen
- 32
Licht und Ton aufbauen
3 Personen
- 33
Stühle aufstellen
3 Personen
- 34
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
- 35
Foyertische aufstellen
2 Personen
- 36
Programmhefte bereitlegen
- 37
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 39
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
- 40
Technischen Abschlusstest durchführen
3 Personen
- 41
Cast zum Umkleiden schicken
2 Personen
- 42
Publikumsbetreuer instruieren
Event
- 43
Türen öffnen
3 Personen
- 44
Tickets kontrollieren
2 Personen
- 45
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
- 46
Garderobe besetzen
2 Personen
- 47
Aufführung technisch betreuen
3 Personen
- 48
Bühnenwechsel durchführen
3 Personen
- 49
Publikumsfragen entgegennehmen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 52
Saal neu herrichten
3 Personen
- 53
Zweite Vorstellung begleiten
3 Personen
- 54
Abendpublikum empfangen
4 Personen
- 55
Abendpause organisieren
3 Personen
- 56
Applausmoment begleiten
2 Personen
- 57
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 58
Garderobe abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Geschirr sammeln
2 Personen
- 60
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
- 61
Dekoration abbauen
4 Personen
- 62
Licht und Ton abbauen
3 Personen
- 63
Requisiten einpacken
2 Personen
- 64
Kostüme einsammeln
2 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 67
Foyer reinigen
3 Personen
- 68
Saal reinigen
3 Personen
- 69
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 70
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 71
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 72
Kostüme reinigen und verstauen
2 Personen
- 73
Foto- und Videomaterial sammeln
- 74
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 8
- TheaterstühleAnz. 110
- FoyertischeAnz. 4
- Klappstühle im Backstage-BereichAnz. 8
- KleiderständerAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- WerkzeugkofferAnz. 2
- Gaffer TapeAnz. 6
- KabelbinderAnz. 100
- ErsatzbatterienAnz. 24
Beleuchtung
- TheaterscheinwerferAnz. 6
- LichtstativeAnz. 3
- LED-LampenAnz. 4
Dekoration
- Hintergrundvorhang
- SeitenkulissenAnz. 4
- Dekorative PflanzenAnz. 6
- EingangsschildAnz. 2
- ProgrammständerAnz. 2
- KlebebandAnz. 6
- SchereAnz. 4
- PfeilaufkleberAnz. 30
Geschirr
- WassergläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TeetassenAnz. 50
- DesserttellerAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- BrotzangenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- AufbewahrungsboxenAnz. 8
- SpülbeckenAnz. 3
Catering
- Kassenschale
- Geldautomat
- TicketscannerAnz. 2
- ProgrammhefteAnz. 120
- NamensaufkleberAnz. 120
- ArmbänderAnz. 120
- GarderobennummernAnz. 120
- Einkäufe
- StifteAnz. 12
- KassenbonrollenAnz. 4
- KleingeldschalenAnz. 2
Reinigung
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- GummihandschuheAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 2
Tipps
- Starte mit Termin und Saal und bestätige beides schriftlich. Plane zusätzlich mindestens 60 Minuten für Aufbau und Techniktest ein, bevor das Publikum eintrifft.
- Kläre Genehmigungen und Urheberrechte vor der Veröffentlichung des Werbetextes. Bearbeite diese Punkte mindestens 4 Wochen vor dem Spieltermin, weil spätere Änderungen Tickets und Programmheft betreffen können.
- Eröffne den Online-Ticketverkauf erst, wenn Spielzeiten und Sitzplatzkapazität feststehen. Führe danach eine Besucherliste und erfasse Ernährungswünsche fortlaufend statt erst am Veranstaltungstag.
- Teste Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Audiokabel und Theaterscheinwerfer mit genau dem Laptop und den Verlängerungskabeln, die später verwendet werden. Plane dafür einen vollständigen Durchlauf spätestens am Vortag.
- Prüfe Kostüme, Requisiten, Bühnen- und Seitenelemente sowie den Hintergrundvorhang in einer gemeinsamen Kontrolle. Drucke Drehbuch, Crew-Anweisungen und Programmhefte spätestens am Tag vor der Aufführung, damit fehlende Teile noch ersetzt werden können.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Bühnenaufführung organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Spieltermin. Saal, Aufführung, Cast und Crew sollten in den ersten 2 Wochen feststehen; Rechte, Genehmigungen und Ticketverkauf folgen danach.
- Wann sollte der Ticketverkauf für eine Bühnenaufführung starten?
- Starte den Online-Ticketverkauf, sobald Termin, Zeiten und verfügbare Plätze bestätigt sind, meist 4 bis 6 Wochen vorher. Beende die Anmeldebearbeitung nicht erst am Veranstaltungstag, sondern führe die Besucherliste laufend weiter.
- Wie lange vorher muss man die Bühnentechnik testen?
- Plane einen vollständigen Technik- und Lichttest spätestens am Vortag und zusätzlich einen kurzen Funktionstest am Aufführungstag. Prüfe Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Kabel, Laptop und Scheinwerfer gemeinsam im aufgebauten Saal.
- Wie viel Catering braucht man für eine Bühnenaufführung?
- Berechne die Mengen nach bestätigten Anmeldungen und erfassten Ernährungswünschen, nicht nur nach der Saalkapazität. Schließe die Berechnung 3 bis 5 Tage vorher ab und reserviere den Cateringbedarf anschließend verbindlich.
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