Organiser une représentation de l’après-midi sans oubli

Une représentation de l’après-midi se prépare dans un ordre précis : confirmer les visiteurs, vérifier le lieu, finaliser le programme, puis installer la salle et l’accueil. Le jour venu, l’équipe doit pouvoir ouvrir les portes sans encore chercher des chaises, des verres ou des rallonges. Prévoyez aussi le temps de refroidir les boissons, préparer les en-cas et tester les microphones avant l’arrivée du public. Ce plan vous aide à répartir les 47 tâches et les 33 éléments nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Effectuer une visite du site
2 personnes
5
Confirmer les réservations
6
Finaliser le programme
2 personnes
7
Imprimer les programmes
8
Envoyer les informations aux visiteurs
9
Faire les courses
2 personnes
10
Vérifier les stocks
11
Refroidir les boissons
12
Préparer les en-cas
2 personnes
13
Ouvrir le lieu
2 personnes
14
Vérifier la salle
2 personnes
15
Aménager l’entrée
2 personnes
16
Installer les tables
3 personnes
17
Installer les chaises
3 personnes
18
Installer la décoration
2 personnes
19
Installer la table traiteur
2 personnes
20
Préparer la vaisselle
2 personnes
21
Tester la technique
2 personnes
22
Vérifier les toilettes
23
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

24
Ouvrir les portes
3 personnes
25
Accueillir les visiteurs
3 personnes
26
Vérifier les billets d'entrée
2 personnes
27
Distribuer les programmes
2 personnes
28
Préparer les boissons de la pause
2 personnes
29
Servir les en-cas de pause
3 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Guider les visiteurs
2 personnes
32
Gérer le vestiaire
2 personnes
33
Effectuer les visites de salle
34
Reconduire les visiteurs
2 personnes
35
Effectuer le contrôle final
2 personnes

Suivi

36
Démonter le catering
2 personnes
37
Faire la vaisselle
2 personnes
38
Remettre le mobilier en place
3 personnes
39
Retirer la décoration
2 personnes
40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Nettoyer la salle
3 personnes
42
Nettoyer les toilettes
2 personnes
43
Éteindre l’équipement
2 personnes
44
Emballer le matériel
2 personnes
45
Retourner les matériels
2 personnes
46
Conserver les objets trouvés
47
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 6
Portantsqté 2
Tables hautesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 70
Cuillères à caféqté 70
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Louchesqté 6

Équipement

Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pilesqté 12

Décoration

Compositions floralesqté 6
Nappesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 6
Pupitres de programmeqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les inscriptions et les besoins alimentaires, puis confirmez les réservations avant de finaliser le programme. Envoyez les informations pratiques aux visiteurs dès que l’horaire et l’accès sont arrêtés, idéalement plusieurs jours à l’avance.
Faites une visite du site avant l’installation pour repérer l’entrée, les toilettes, les prises et l’emplacement des tables. Vérifiez notamment où placer les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises sans bloquer le passage.
Le jour de la représentation, prévoyez une équipe sur place assez tôt pour ouvrir le lieu, contrôler la salle et installer les chaises, les tables et l’entrée. Gardez un temps séparé pour la table traiteur : préparer les en-cas et la vaisselle prend souvent plus longtemps que prévu.
Testez les microphones, les haut-parleurs et les sources d’alimentation avant l’ouverture des portes, avec les piles de rechange disponibles. Un test de quelques minutes ne suffit pas si la technique doit être déplacée après l’installation des chaises ou de la décoration.
Refroidissez les boissons et préparez les thermos avant l’arrivée du public, puis placez les plateaux de service et les tasses à café à portée de l’équipe. Faites un briefing rapide de l’accueil juste avant l’ouverture pour répartir l’orientation, les inscriptions et les questions des visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une représentation de l’après-midi ?: Commencez les inscriptions et la collecte des besoins alimentaires au moins 2 à 3 semaines avant la représentation. Gardez la dernière semaine pour confirmer les réservations, finaliser le programme et envoyer les informations aux visiteurs.
Quand faut-il tester les microphones et les haut-parleurs ?: Testez toute la technique le jour même, au moins 60 minutes avant l’ouverture des portes. Refaites un contrôle après l’installation des chaises et des tables, car leur disposition peut modifier les branchements et le passage des câbles.
Quand installer la salle pour une représentation de l’après-midi ?: Ouvrez le lieu suffisamment tôt pour garder au moins 90 minutes d’installation avant l’arrivée du public. Installez d’abord les tables et les chaises, puis la décoration, la table traiteur et enfin les éléments d’accueil et de signalétique.
Combien de boissons prévoir pour les visiteurs ?: Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée de la représentation et la présence d’un service de café. Refroidissez les boissons à l’avance et gardez une partie en glacière pour le réassort.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.