Zo organiseer je een matineevoorstelling
Begin met de bezoekersstroom en werk daarna terug vanaf het aanvangstijdstip. Leg eerst de locatie, reserveringen en het programma vast; pas daarna regel je uitnodigingen, catering en techniek. Bij een matinee gaat het vaak mis doordat koffie, garderobe en publieksinformatie te laat worden voorbereid. Plan daarom een apart controlemoment voor de zaal en laat het ontvangstteam vóór opening oefenen met entree en routing.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
- 5
Reserveringen bevestigen
- 6
Programma definitief maken
2 personen
- 7
Programma's afdrukken
- 8
Bezoekersinformatie versturen
- 9
Boodschappen doen
2 personen
- 10
Voorraad controleren
- 11
Dranken koelen
- 12
Hapjes voorbereiden
2 personen
- 13
Locatie openen
2 personen
- 14
Zaal controleren
2 personen
- 15
Entree inrichten
2 personen
- 16
Tafels opstellen
3 personen
- 17
Stoelen opstellen
3 personen
- 18
Decoratie ophangen
2 personen
- 19
Cateringtafel inrichten
2 personen
- 20
Servies klaarzetten
2 personen
- 21
Techniek testen
2 personen
- 22
Toiletten controleren
- 23
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Event
- 24
Deuren openen
3 personen
- 25
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 26
Toegangskaarten controleren
2 personen
- 27
Programma's uitdelen
2 personen
- 28
Pauzedranken klaarzetten
2 personen
- 29
Pauzehapjes serveren
3 personen
- 30
Dranken bijvullen
2 personen
- 31
Bezoekers begeleiden
2 personen
- 32
Garderobe beheren
2 personen
- 33
Zaalrondes uitvoeren
- 34
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
- 35
Eindcontrole uitvoeren
2 personen
Nazorg
- 36
Catering afbouwen
2 personen
- 37
Servies afwassen
2 personen
- 38
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 39
Decoratie verwijderen
2 personen
- 40
Afval verzamelen
2 personen
- 41
Zaal schoonmaken
3 personen
- 42
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 43
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 44
Voorraad inpakken
2 personen
- 45
Materialen retourneren
2 personen
- 46
Gevonden voorwerpen bewaren
- 47
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 70
- Tafelsaantal 6
- Garderoberekkenaantal 2
- Statafelsaantal 3
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Glazenaantal 80
- Gebaksbordjesaantal 70
- Koffielepelsaantal 70
- Serveerbladenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 2
- Keukenmessenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 6
Apparatuur
- Microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Batterijenaantal 12
Decoratie
- Bloemstukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 6
- Welkomstbord
- Richtingsbordenaantal 6
- Programmastandaardsaantal 3
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezemsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verstuur de uitnodigingen zodra datum, locatie en programma voorlopig vaststaan. Vraag direct om aanmelding en dieetwensen, zodat je uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling het aantal bezoekers en de hapjes kunt bepalen.
- Plan het locatiebezoek vóór je de opstelling definitief maakt. Controleer waar stoelen, tafels, garderoberekken en richtingsborden komen te staan en meet meteen waar verlengsnoeren en stekkerdozen veilig kunnen liggen.
- Test microfoons en luidsprekers niet alleen op geluid, maar ook vanaf de achterste rij. Doe dit vóór de deuren opengaan en leg reservebatterijen klaar; een lege batterij tijdens de voorstelling kost meer tijd dan een test van 15 minuten.
- Zet koffie, thee, water en hapjes zo neer dat de cateringtafel geen opstopping bij de entree veroorzaakt. Koel dranken vooraf en tel koffie- en gebaksservies voordat je de locatie opent, niet pas wanneer bezoekers binnenkomen.
- Maak de bezoekersinformatie en programmastandaards uiterlijk op de ochtend van de voorstelling klaar. Geef het ontvangstteam vóór opening een korte briefing over entree, garderobe, toiletten en de route naar de zaal.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een matineevoorstelling organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met locatie, reserveringen en programma. Verstuur de uitnodigingen zodra die basis staat en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de voorstelling af.
- Hoeveel koffie en hapjes heb je nodig bij een matineevoorstelling?
- Reken per bezoeker op 2 kopjes koffie of thee als er één pauzemoment is. Voor hapjes is 2 tot 3 stuks per persoon een bruikbaar uitgangspunt; pas dit aan op de duur van het programma en de aanmeldingen.
- Wanneer test je de techniek voor een matineevoorstelling?
- Test microfoons, luidsprekers en aansluitingen minimaal 60 minuten vóór de deuren opengaan. Controleer daarna nog één keer het geluidsniveau vanaf de achterste rij en houd batterijen en verlengsnoeren achter de hand.
- Hoe vroeg moet het ontvangstteam aanwezig zijn?
- Laat het ontvangstteam minimaal 45 minuten vóór aanvang aanwezig zijn. Gebruik de eerste 15 minuten voor de briefing en de rest voor de entree, garderobe, programmastandaards en laatste zaalcontrole.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.