Organiser une rencontre arc-en-ciel, étape par étape

Commencez par réserver un lieu accessible et vérifier les autorisations ainsi que l’assurance avant d’annoncer la date. Construisez ensuite le programme, confirmez les intervenants et la musique, puis ouvrez les inscriptions avec les besoins alimentaires et d’accessibilité. Dans les jours précédents, répartissez les bénévoles, préparez les badges, les panneaux et le matériel technique. Le jour J, gardez un déroulé imprimé, un plan clair et une personne responsable des imprévus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Réserver les fournisseurs
5
Définir le programme
3 personnes
6
Confirmer les intervenants
7
Confirmer le programme musical
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recenser l’accessibilité
2 personnes
12
Établir la liste de contacts
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Imprimer le déroulé
16
Créer le plan
17
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Préparer les en-cas
4 personnes
22
Imprimer les panneaux du programme
23
Créer des badges nominatifs
2 personnes
24
Rassembler le matériel
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Charger le transport
3 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier les espaces
2 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Aménager l’espace de scène
3 personnes
32
Installer l’équipement sonore
3 personnes
33
Tester les microphones
2 personnes
34
Brancher l’éclairage
2 personnes
35
Suspendre la décoration
4 personnes
36
Aménager le point d’information
2 personnes
37
Aménager la table d'accueil
2 personnes
38
Installer la table traiteur
3 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Préparer les boissons
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

43
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
44
Accueillir les invités
3 personnes
45
Distribuer le programme
2 personnes
46
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
47
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
48
Accompagner les intervenants
2 personnes
49
Encadrer le programme musical
2 personnes
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Rassembler les déchets
2 personnes
54
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
55
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
56
Veiller à l’accessibilité
57
Annoncer le programme final
58
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

59
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
60
Ranger le service traiteur
4 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
63
Remettre le mobilier en place
4 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Emballer le matériel
3 personnes
68
Recharger le matériel
3 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Traiter les objets trouvés
72
Stocker les photos et vidéos
73
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 160
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 8
Jupes de tableqté 12
Poteaux de balisageqté 8
Tentes de réceptionqté 3
Panneaux de scèneqté 6
Escaliers de scèneqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Écran de présentation
Vidéoprojecteur

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 80
Couvertsqté 180
Louchesqté 8
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Bacs alimentairesqté 12
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Drapeaux arc-en-cielqté 12
Bannières arc-en-cielqté 8
Mélange de ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 4
Bandes adhésivesqté 6
Panneaux en ardoiseqté 6
Décorations de tableqté 12
Badges nominatifsqté 180
Braceletsqté 180

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour vérifier les autorisations, l’assurance, les sorties de secours et l’accès aux espaces.
Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant la rencontre. Demandez dans le même formulaire les besoins alimentaires, les besoins d’accessibilité et un contact joignable le jour J.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt qu’avec une liste générale : comptez au minimum une personne pour l’accueil, une pour la technique et une pour les boissons pendant chaque temps fort.
Testez le son et la projection avant l’arrivée du public : vérifiez les haut-parleurs, microphones, rallonges, multiprises, ordinateur, écran et vidéoprojecteur au moins 2 heures à l’avance.
Ne gardez pas les boissons et les en-cas pour la dernière minute. Faites les courses la veille, refroidissez les boissons plusieurs heures avant et imprimez le programme, le plan et les badges avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une rencontre arc-en-ciel ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenants et les fournisseurs, ouvrir les inscriptions et organiser les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour une rencontre arc-en-ciel ?: Envoyez-les dès que le lieu, la date et les grandes lignes du programme sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant pour traiter les besoins alimentaires et d’accessibilité.
Comment préparer l’accueil des participants ?: Installez l’accueil au moins 60 minutes avant l’ouverture, avec la liste des inscrits, les badges, le programme imprimé et une personne chargée des questions. Prévoyez aussi un plan visible et des indications vers les sorties de secours.
Quand installer le matériel audiovisuel ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Testez chaque microphone, les haut-parleurs, la table de mixage, la projection et les rallonges avec le programme réel, pas seulement sous tension.

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