Zo organiseer je een regenboogbijeenkomst
Begin met de locatie, het programma en de randvoorwaarden voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer vergunningen, verzekering en toegankelijkheid vroeg, want aanpassingen aan ruimte of programma kosten snel extra tijd. Leg daarna sprekers, muziek, leveranciers en vrijwilligers vast en verzamel dieetwensen bij de aanmelding. In de laatste week draait alles om techniek, bewegwijzering, naamkaartjes, catering en een draaiboek dat iedereen kan volgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Verzekering controleren
- 4
Leveranciers reserveren
- 5
Programma vaststellen
3 personen
- 6
Sprekers bevestigen
- 7
Muziekprogramma bevestigen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Toegankelijkheid inventariseren
2 personen
- 12
Contactlijst opstellen
- 13
Vrijwilligers werven
2 personen
- 14
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 15
Draaiboek afdrukken
- 16
Plattegrond maken
- 17
Nooduitgangen controleren
2 personen
- 18
Weersverwachting controleren
- 19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 22
Programmaborden printen
- 23
Naamkaartjes maken
2 personen
- 24
Materialen verzamelen
3 personen
- 25
Dranken koelen
2 personen
- 26
Transport laden
3 personen
- 27
Locatie openen
2 personen
- 28
Ruimtes controleren
2 personen
- 29
Tafels opstellen
4 personen
- 30
Stoelen plaatsen
4 personen
- 31
Podiumruimte inrichten
3 personen
- 32
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
- 33
Microfoons testen
2 personen
- 34
Verlichting aansluiten
2 personen
- 35
Versiering ophangen
4 personen
- 36
Infopunt inrichten
2 personen
- 37
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 38
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 39
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 40
Dranken klaarzetten
2 personen
- 41
Toiletten controleren
- 42
Vrijwilligers briefen
2 personen
Event
- 43
Registratietafel bemannen
2 personen
- 44
Gasten verwelkomen
3 personen
- 45
Programma uitdelen
2 personen
- 46
Informatiemateriaal uitdelen
2 personen
- 47
Openingswoord begeleiden
2 personen
- 48
Sprekers begeleiden
2 personen
- 49
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
- 50
Koffie en thee serveren
3 personen
- 51
Hapjes serveren
3 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Afval verzamelen
2 personen
- 54
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
- 55
Toiletten tussentijds controleren
- 56
Toegankelijkheid bewaken
- 57
Eindprogramma aankondigen
- 58
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 59
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 60
Catering opruimen
4 personen
- 61
Servies afwassen
3 personen
- 62
Afval naar verzamelpunt brengen
2 personen
- 63
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 64
Versiering verwijderen
3 personen
- 65
Locatie schoonmaken
4 personen
- 66
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 67
Apparatuur inpakken
3 personen
- 68
Materialen terugladen
3 personen
- 69
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 71
Gevonden voorwerpen verwerken
- 72
Foto- en videomateriaal opslaan
- 73
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 160
- Statafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 8
- Tafelrokkenaantal 12
- Afzetpalenaantal 8
- Partytentenaantal 3
- Podiumpanelenaantal 6
- Podiumtrappenaantal 2
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Laptop
- Presentatiescherm
- Beamer
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 220
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 180
- Kommetjesaantal 80
- Besteksetsaantal 180
- Opscheplepelsaantal 8
- Schenk kannenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Serveerbladenaantal 10
- Voedselbakkenaantal 12
- Tangenaantal 6
- Koelelementenaantal 24
Decoratie
- Regenboogvlaggenaantal 12
- Regenboogbanierenaantal 8
- Ballonnenmixaantal 150
- Ballonlintaantal 4
- Plakstripsaantal 6
- Krijtbordenaantal 6
- Tafeldecoratiesaantal 12
- Naamkaartjesaantal 180
- Polsbandjesaantal 180
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 6
- Handdoekdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan een technische test uiterlijk één dag vooraf. Controleer microfoons, luidsprekers, mengpaneel, beamer, presentatiescherm, verlengkabels en stekkerdozen op de plek waar ze tijdens het programma worden gebruikt.
- Vraag toegankelijkheidsbehoeften direct bij de aanmelding uit en maak de plattegrond daarna pas definitief. Reserveer looppaden en controleer nooduitgangen voordat tafels, stoelen en statafels worden geplaatst.
- Wacht niet tot de laatste dagen met vrijwilligers indelen. Maak per onderdeel minimaal één aanspreekpunt voor ontvangst, catering, techniek en het programma en deel de contactlijst met alle betrokkenen.
- Zet dieetwensen om in duidelijke labels voordat je hapjes voorbereidt. Houd aparte opscheplepels, kommetjes en borden beschikbaar, zodat gasten niet hoeven te raden wat ze kunnen nemen.
- Koel dranken pas nadat je de aantallen en serveerplek hebt gecontroleerd. Zet herbruikbare bekers, schenk kannen, koffiezetapparaten en waterkokers klaar vóór de inloop en wijs iemand aan voor bijvullen en opruimen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een regenboogbijeenkomst organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, vergunningen, verzekering en het programma. Reserveer sprekers, muziek en leveranciers zodra de datum en ruimte vaststaan; de laatste week gebruik je voor materialen, catering en het draaiboek.
- Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een regenboogbijeenkomst?
- Stuur de uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf, zodat je aanmeldingen en dieetwensen kunt verwerken. Sluit de aanmelding enkele dagen vóór het evenement als je de aantallen nodig hebt voor hapjes, stoelen, naamkaartjes en dranken.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een regenboogbijeenkomst?
- Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst, één voor catering, één voor techniek en één voor het programma. Bij een groter programma of meerdere ruimtes voeg je per extra onderdeel minstens één aanspreekpunt toe en maak je vooraf een contactlijst.
- Wanneer controleer ik de toegankelijkheid en nooduitgangen?
- Inventariseer toegankelijkheid zodra je de locatie reserveert en controleer de ruimte opnieuw op de dag ervoor. Controleer vóór de opbouw alle nooduitgangen en houd doorgangen vrij nadat tafels, stoelen, statafels en apparatuur zijn geplaatst.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!