So organisierst du ein Regenbogentreffen
Ein Regenbogentreffen gelingt, wenn du zuerst Ort, Rahmenbedingungen und Programm festlegst und danach Einladungen, Helfer und Ausstattung koordinierst. Beginne früh mit Genehmigungen, Versicherung und Lieferanten, bevor du Termine öffentlich ankündigst. Zwei bis drei Wochen vor dem Treffen brauchst du belastbare Anmeldungen, Ernährungswünsche und Informationen zur Barrierefreiheit. In der letzten Woche geht es vor allem um Technikprobe, Beschilderung, Einkauf, Kühlung und einen klaren Ablauf vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Versicherung prüfen
- 4
Lieferanten reservieren
- 5
Programm festlegen
3 Personen
- 6
Referenten bestätigen
- 7
Musikprogramm bestätigen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Barrierefreiheit erfassen
2 Personen
- 12
Kontaktliste erstellen
- 13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 14
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 15
Drehbuch ausdrucken
- 16
Lageplan erstellen
- 17
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 18
Wettervorhersage prüfen
- 19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 22
Programmschilder drucken
- 23
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 24
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Transport beladen
3 Personen
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Räume kontrollieren
2 Personen
- 29
Tische aufstellen
4 Personen
- 30
Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
- 32
Tonanlage aufstellen
3 Personen
- 33
Mikrofone testen
2 Personen
- 34
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 36
Infopunkt einrichten
2 Personen
- 37
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 38
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 39
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 40
Getränke bereitstellen
2 Personen
- 41
Toiletten kontrollieren
- 42
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 43
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
- 44
Gäste begrüßen
3 Personen
- 45
Programm verteilen
2 Personen
- 46
Informationsmaterial ausgeben
2 Personen
- 47
Eröffnungsrede moderieren
2 Personen
- 48
Redner betreuen
2 Personen
- 49
Musikprogramm begleiten
2 Personen
- 50
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Abfall sammeln
2 Personen
- 54
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
- 55
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 56
Barrierefreiheit gewährleisten
- 57
Abschlussprogramm ankündigen
- 58
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 59
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 60
Catering aufräumen
4 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 63
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 64
Dekoration entfernen
3 Personen
- 65
Location reinigen
4 Personen
- 66
Toiletten reinigen
2 Personen
- 67
Geräte einpacken
3 Personen
- 68
Materialien zurückladen
3 Personen
- 69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 70
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 71
Gefundene Gegenstände bearbeiten
- 72
Foto- und Videomaterial speichern
- 73
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 160
- StehtischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 8
- TischröckeAnz. 12
- AbsperrpfostenAnz. 8
- PartyzelteAnz. 3
- BühnenelementeAnz. 6
- BühnentreppenAnz. 2
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Laptop
- Präsentationsbildschirm
- Beamer
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 220
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 180
- SchälchenAnz. 80
- BestecksetsAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 10
- LebensmittelboxenAnz. 12
- ZangenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 24
Dekoration
- RegenbogenflaggenAnz. 12
- RegenbogenbannerAnz. 8
- BallonmixAnz. 150
- BallonbandAnz. 4
- KlebestreifenAnz. 6
- KreidetafelnAnz. 6
- TischdekorationenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 180
- ArmbänderAnz. 180
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 6
- HandtuchspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Ort möglichst 8 bis 12 Wochen vorher und prüfe direkt danach Genehmigungen, Versicherung und Notausgänge. So bemerkst du Auflagen, fehlende Fluchtwege oder Einschränkungen bei Musik und Zelten nicht erst kurz vor dem Treffen.
- Lege das Programm spätestens 4 Wochen vorher fest und bestätige Referierende sowie Musikprogramm schriftlich. Plane pro Programmpunkt 10 bis 15 Minuten Puffer ein, damit Einlass, Umbauten und Verzögerungen nicht den gesamten Ablauf verschieben.
- Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vorher und schließe die Anmeldeliste 7 Tage vor dem Treffen. Erfasse dabei nicht nur die Personenzahl, sondern auch Ernährungswünsche, Barrierefreiheit und eine erreichbare Kontaktmöglichkeit.
- Teile die Freiwilligen spätestens 5 Tage vorher in Schichten ein und drucke für jede Schicht den Lageplan und das Drehbuch aus. Eine Person sollte ausschließlich für Technik zuständig sein, damit Mikrofone, Mischpult, Beamer und Verlängerungskabel nicht nebenbei betreut werden müssen.
- Prüfe 24 bis 48 Stunden vorher Wetter, Einkaufsliste und Kühlkapazität. Getränke sollten am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn gekühlt werden; beschrifte außerdem Programmschilder und Namensschilder, bevor der Aufbau startet.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Regenbogentreffen anmelden und den Ort reservieren?
- Reserviere den Ort idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen und Versicherungsfragen solltest du direkt in derselben Woche prüfen, weil Rückfragen oder Auflagen mehrere Wochen dauern können.
- Wann soll ich die Einladungen für ein Regenbogentreffen verschicken?
- Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor dem Treffen. Beende die Anmeldung etwa 7 Tage vorher, damit du Verpflegung, Namensschilder, Sitzplätze und Helferschichten passend planen kannst.
- Wie viele Helfer brauche ich für ein Regenbogentreffen?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für Einlass, Technik, Programm und Verpflegung ein; bei mehr als 50 Gästen zusätzlich 2 bis 4 Helfer für Aufbau und Orientierung. Teile alle Helfer spätestens 5 Tage vorher in feste Schichten ein.
- Wann muss ich Technik und Verpflegung für das Treffen vorbereiten?
- Führe die Technikprobe spätestens am Vortag durch und teste Mikrofone, Lautsprecher, Präsentationsbildschirm oder Beamer mit den tatsächlichen Kabeln. Einkäufe und Snacks erledigst du am Tag vorher, Getränke kühlst du mehrere Stunden vor Beginn.
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