Organiser une remise de prix de spectacle sans imprévu

Une remise de prix de spectacle se prépare dans un ordre précis : d’abord les invités et les inscriptions, puis les finalistes, les présentateurs et le déroulé de la cérémonie. Les trophées, les enveloppes des gagnants et les contenus projetés doivent être vérifiés avant le jour J. Prévoyez aussi un essai technique complet, avec les microphones, le projecteur, l’écran et les câbles réellement utilisés. Enfin, séparez clairement l’accueil, la remise des prix et le repas pour éviter les retards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Sélectionner les invités
2 personnes
3
Réaliser les invitations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Enregistrer les inscriptions
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les finalistes
2 personnes
9
Confirmer les présentateurs
2 personnes
10
Préparer la remise des prix
2 personnes
11
Informer les nommés
2 personnes
12
Préparer les enveloppes des gagnants
2 personnes
13
Commander les trophées
14
Vérifier les trophées
2 personnes
15
Rassembler les présentations
16
Rassembler les inserts vidéo
2 personnes
17
Tester techniquement les présentations
2 personnes
18
Imprimer le déroulé
19
Imprimer les badges nominatifs
20
Confirmer le catering
21
Confirmer les réservations
22
Vérifier la liste des courses
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier le matériel
2 personnes
28
Installer le comptoir d’entrée
2 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Installer la scène
4 personnes
32
Installer le fond
3 personnes
33
Dérouler le tapis rouge
2 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Monter l’installation lumière
2 personnes
36
Installer le système de sonorisation
3 personnes
37
Brancher l’écran
2 personnes
38
Tester les microphones
2 personnes
39
Tester les vidéos et les diapositives
2 personnes
40
Exposer les trophées
2 personnes
41
Préparer les enveloppes des gagnants
2 personnes
42
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
43
Préparer les boissons
2 personnes
44
Aménager le vestiaire
2 personnes
45
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
46
Faire le briefing des présentateurs
3 personnes

Événement

47
Ouvrir les portes
4 personnes
48
Enregistrer les invités
4 personnes
49
Garderobe
2 personnes
50
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Encadrer le spectacle d'ouverture
3 personnes
53
Annoncer les blocs de prix
2 personnes
54
Accompagner les nommés
2 personnes
55
Remettre les trophées
2 personnes
56
Photographier les gagnants
2 personnes
57
Lire les inserts vidéo
2 personnes
58
Servir les boissons de la pause
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
61
Servir le dîner
5 personnes
62
Encadrer les spectacles de divertissement
3 personnes
63
Animer le vote du public
2 personnes
64
Remettre les principaux prix
3 personnes
65
Prononcer le mot de clôture
2 personnes
66
Servir la boisson d’adieu
3 personnes
67
Distribuer le vestiaire
2 personnes
68
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
71
Ranger le service traiteur
3 personnes
72
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
73
Démonter l’éclairage
2 personnes
74
Retirer la décoration
3 personnes
75
Remettre le mobilier en place
4 personnes
76
Nettoyer le lieu
4 personnes
77
Faire la vaisselle
3 personnes
78
Stocker la restauration restante
2 personnes
79
Inventorier le matériel
2 personnes
80
Retourner les matériels de location
2 personnes
81
Évacuer les déchets
2 personnes
82
Sauvegarder les photos en toute sécurité
83
Envoyer les messages de remerciement
84
Publier les photos des gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 3
Tables rondes de dînerqté 12
Chaisesqté 120
Tables de buffetqté 4
Éléments de podiumqté 6
Pupitre
Portantsqté 4
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 140
Tasses à caféqté 130
Sets de couverts pour le dînerqté 130
Couverts de serviceqté 20

Équipement

Appareils photo numériquesqté 2
Ordinateur portableqté 2
Écran de présentation
Projecteur
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Projecteurs de scèneqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12

Décoration

Fond de scène
Tapis rouge
Arches de ballonsqté 2
Décorations de tableqté 12
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Cartes de menuqté 120
Brochures du programmeqté 130
Enveloppes des gagnantsqté 15
Trophéesqté 15
Stylosqté 30
Bulletins de voteqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le déroulé avant d’imprimer les supports : prévoyez une durée pour chaque remise, chaque présentation et chaque insert vidéo. Gardez une marge d’au moins 15 minutes pour les imprévus.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le récapitulatif au traiteur au plus tard 7 jours avant la cérémonie. Une relance 3 jours avant évite les oublis de dernière minute.
Commandez les trophées dès que les catégories et les finalistes sont confirmés. Vérifiez chaque trophée et préparez les enveloppes des gagnants au moins 24 heures avant l’ouverture des portes.
Testez les présentations et les vidéos dans la salle, avec l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les câbles HDMI et la sonorisation prévus. Faites ce test au moins 2 heures avant l’arrivée des invités.
Organisez la circulation entre l’accueil, les tables et la scène : prévoyez les badges nominatifs, un pupitre, les microphones et les éléments de podium à leur emplacement définitif. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant le début de l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une remise de prix ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la cérémonie, puis fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant. Cela vous laisse le temps de traiter les réponses, de confirmer les finalistes et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour une remise de prix de spectacle ?: Comptez généralement 60 à 90 minutes pour la cérémonie, selon le nombre de catégories et de présentateurs. Ajoutez au moins 30 minutes pour l’accueil et prévoyez une marge de 15 minutes dans le déroulé imprimé.
Quand vérifier les trophées et les enveloppes des gagnants ?: Vérifiez les trophées, les noms et les enveloppes au moins 24 heures avant l’événement. Faites une seconde vérification juste avant l’ouverture des portes, avec la liste finale des gagnants.
Combien de temps avant tester la technique de la cérémonie ?: Réalisez un test complet dans la salle au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Testez chaque vidéo, présentation, microphone, enceinte, câble HDMI et source d’alimentation, puis gardez un ordinateur de secours si possible.

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