Eine Entertainment-Preisverleihung sicher organisieren

Bei einer Entertainment-Preisverleihung müssen Gästeliste, Nominierte, Ablauf und Technik früh zusammenpassen. Beginne mit den geladenen Gästen und den Anmeldungen, bevor du Catering und Sitzordnung festlegst. Danach planst du Moderation, Präsentationen, Videoeinspieler und die Übergaben auf der Bühne. Besonders häufig werden Gewinnerumschläge, technische Tests und gekühlte Getränke zu spät vorbereitet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
2
Geladene Gäste auswählen
2 Personen
3
Einladungen gestalten
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen erfassen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Finalisten bestätigen
2 Personen
9
Moderatoren festlegen
2 Personen
10
Preisverleihung planen
2 Personen
11
Nominierte informieren
2 Personen
12
Gewinnerumschläge vorbereiten
2 Personen
13
Trophäen bestellen
14
Trophäen prüfen
2 Personen
15
Präsentationen sammeln
16
Videoeinspieler sammeln
2 Personen
17
Präsentationen technisch testen
2 Personen
18
Drehbuch ausdrucken
19
Namensschilder drucken
20
Catering bestätigen
21
Reservierungen bestätigen
22
Einkaufsliste prüfen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
3 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Materialien prüfen
2 Personen
28
Eingangstheke aufstellen
2 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
4 Personen
31
Bühne aufstellen
4 Personen
32
Rückwand aufstellen
3 Personen
33
Roten Teppich auslegen
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
36
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
37
Bildschirm anschließen
2 Personen
38
Mikrofone testen
2 Personen
39
Videos und Folien testen
2 Personen
40
Preisfiguren ausstellen
2 Personen
41
Umschläge für die Gewinner bereitlegen
2 Personen
42
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
43
Getränke bereitstellen
2 Personen
44
Garderobe einrichten
2 Personen
45
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
46
Briefing für Präsentatoren geben
3 Personen

Event

47
Türen öffnen
4 Personen
48
Gäste registrieren
4 Personen
49
Garderobe annehmen
2 Personen
50
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Eröffnungsshow betreuen
3 Personen
53
Preisblöcke ankündigen
2 Personen
54
Nominierte begleiten
2 Personen
55
Trophäen überreichen
2 Personen
56
Gewinner fotografieren
2 Personen
57
Videoeinspieler abspielen
2 Personen
58
Pausengetränke servieren
3 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Buffet nachfüllen
3 Personen
61
Abendessen servieren
5 Personen
62
Unterhaltungsauftritte begleiten
3 Personen
63
Publikumsabstimmung begleiten
2 Personen
64
Hauptpreise überreichen
3 Personen
65
Schlusswort moderieren
2 Personen
66
Abschiedsgetränk servieren
3 Personen
67
Garderobe ausgeben
2 Personen
68
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

69
Abfall sammeln
3 Personen
70
Geschirr abräumen
3 Personen
71
Catering aufräumen
3 Personen
72
Tonanlage abbauen
3 Personen
73
Lichttechnik abbauen
2 Personen
74
Dekoration entfernen
3 Personen
75
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
76
Location reinigen
4 Personen
77
Geschirr abwaschen
3 Personen
78
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
79
Materialien inventarisieren
2 Personen
80
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
81
Abfall entsorgen
2 Personen
82
Fotos sicher speichern
83
Dankesnachrichten versenden
84
Gewinnerfotos veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 3
Runde EsstischeAnz. 12
StühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 4
BühnenelementeAnz. 6
Rednerpult
GarderobenständerAnz. 4
HockerAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 130
DesserttellerAnz. 130
WassergläserAnz. 140
WeingläserAnz. 140
KaffeetassenAnz. 130
Abendbesteck-SetsAnz. 130
ServierbesteckAnz. 20

Ausstattung

DigitalkamerasAnz. 2
LaptopAnz. 2
Präsentationsbildschirm
Projektor
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
BühnenbeleuchtungAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 12

Dekoration

Rückwand
Roter Teppich
BallonbögenAnz. 2
TischdekorationenAnz. 12
TischläuferAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 120
SpeisekartenAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 130
GewinnerumschlägeAnz. 15
TrophäenAnz. 15
StifteAnz. 30
StimmkartenAnz. 120

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 4
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
KühlcontainerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
SpülbeckenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Gästeliste, Einladungsfrist und Anmeldeprozess fest. Schließe die Teilnehmerzahl spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung ab, damit Ernährungswünsche und Reservierungen noch bearbeitet werden können.
Bestätige Finalisten und Moderatoren mindestens 10 Tage vorher. Für jede Kategorie sollten Name, Aussprache, Laudatio und Übergabe im Drehbuch stehen; die Gewinnerumschläge bleiben bis zur Verleihung geschlossen.
Sammle Präsentationen und Videoeinspieler spätestens 5 Tage vor dem Termin. Teste jedes Medium mit Laptop, Projektor, Präsentationsbildschirm, HDMI-Kabel und Tonanlage am Veranstaltungsort.
Bestelle Trophäen mit Reservezeit und prüfe sie nach Lieferung sofort auf Namen, Anzahl und Beschädigungen. Plane mindestens eine zusätzliche Trophäe oder eine Lösung für eine kurzfristige Änderung ein.
Kläre Catering und Getränke nicht erst am Veranstaltungstag. Rechne für das erste Empfangsstündchen mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Teller, Gläser, Besteck sowie gekühlte Getränke vor dem Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Entertainment-Preisverleihung planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Kategorien und Location. Spätestens 10 Tage vor dem Termin sollten Nominierte, Moderatoren und der Bühnenablauf bestätigt sein.
Wann sollte man die Einladungen für eine Preisverleihung verschicken?: Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Setze die Rückmeldefrist auf etwa 14 Tage vor der Veranstaltung, damit Catering, Namensschilder und Sitzplätze rechtzeitig feststehen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Preisverleihung?: Plane für das erste Empfangsstündchen 2 bis 3 Getränke pro Person ein. Für jede weitere Stunde kannst du mit etwa 1 Getränk pro Person rechnen und zusätzlich Wasser für den gesamten Abend bereitstellen.
Wann muss man Präsentationen und Videos technisch testen?: Sammle alle Dateien spätestens 5 Tage vorher und führe einen vollständigen Techniktest mindestens 24 Stunden vor Beginn durch. Prüfe dabei Bild, Ton, Seitenverhältnis, HDMI-Verbindung und die Reihenfolge der Einspieler.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!