Cómo organizar una entrega de premios de entretenimiento

Una entrega de premios de entretenimiento necesita más que una lista de nominados y un escenario. Empieza cerrando invitados, inscripciones y finalistas; después coordina presentadores, trofeos, vídeos y el programa minuto a minuto. Las pruebas técnicas y la confirmación del catering suelen dejarse para el final, aunque cualquier retraso afecta a toda la ceremonia. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo y detectar lo que suele fallar antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de invitados
2 personas
2
Seleccionar invitados
2 personas
3
Redactar las invitaciones
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Registrar inscripciones
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Confirmar finalistas
2 personas
9
Contratar a los presentadores
2 personas
10
Programar la entrega de premios
2 personas
11
Informar a los nominados
2 personas
12
Preparar los sobres de los ganadores
2 personas
13
Encargar trofeos
14
Comprobar los trofeos
2 personas
15
Recopilar las presentaciones
16
Reunir los insertos de vídeo
2 personas
17
Probar técnicamente las presentaciones
2 personas
18
Imprimir el plan de trabajo
19
Imprimir las tarjetas con nombres
20
Confirmar el catering
21
Confirmar las reservas
22
Comprobar la lista de la compra
23
Hacer la compra
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Preparar aperitivos
3 personas
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Comprobar los materiales
2 personas
28
Colocar el mostrador de entrada
2 personas
29
Montar mesas
4 personas
30
Colocar las sillas
4 personas
31
Montar el escenario
4 personas
32
Colocar la pared de fondo
3 personas
33
Colocar la alfombra roja
2 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Montar la instalación de iluminación
2 personas
36
Montar el sistema de sonido
3 personas
37
Conectar la pantalla
2 personas
38
Probar los micrófonos
2 personas
39
Probar videos y diapositivas
2 personas
40
Exhibir las figuras de premio
2 personas
41
Preparar los sobres de los ganadores
2 personas
42
Montar el buffet de catering
3 personas
43
Preparar las bebidas
2 personas
44
Montar el guardarropa
2 personas
45
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
46
Dar briefing a los presentadores
3 personas

Evento

47
Abrir las puertas
4 personas
48
Registrar a los invitados
4 personas
49
Gestionar guardarropa
2 personas
50
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Coordinar el espectáculo de apertura
3 personas
53
Anunciar los tramos de premios
2 personas
54
Acompañar a los nominados
2 personas
55
Entregar los trofeos
2 personas
56
Fotografiar a los ganadores
2 personas
57
Reproducir inserts de vídeo
2 personas
58
Servir bebidas del descanso
3 personas
59
Rellenar las bebidas
2 personas
60
Reponer el bufé
3 personas
61
Servir la cena
5 personas
62
Coordinar las actuaciones de entretenimiento
3 personas
63
Guiar la votación del público
2 personas
64
Entregar los premios principales
3 personas
65
Guiar el discurso de clausura
2 personas
66
Servir la bebida de despedida
3 personas
67
Entrega del guardarropa
2 personas
68
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

69
Recoger la basura
3 personas
70
Recoger la vajilla
3 personas
71
Recoger el catering
3 personas
72
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
73
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
74
Retirar la decoración
3 personas
75
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
76
Limpiar el lugar
4 personas
77
Lavar la vajilla
3 personas
78
Guardar la catering sobrante
2 personas
79
Inventariar materiales
2 personas
80
Devolver el material alquilado
2 personas
81
Retirar los residuos
2 personas
82
Guardar fotos de forma segura
83
Enviar mensajes de agradecimiento
84
Publicar fotos de los ganadores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de recepcióncant. 3
Mesas redondas de comedorcant. 12
Sillascant. 120
Mesas de buffetcant. 4
Piezas de escenariocant. 6
Atril
Percheroscant. 4
Taburetescant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Vasos para aguacant. 140
Copas de vinocant. 140
Tazas de cafécant. 130
Juegos de cubiertos para cenacant. 130
Cubiertos de serviciocant. 20

Equipo

Cámaras digitalescant. 2
Portátilcant. 2
Pantalla de presentación
Proyector
Cables HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Luces del escenariocant. 4
Iluminación ambientalcant. 12

Decoración

Fondo
Alfombra roja
Arcos de globoscant. 2
Decoraciones de mesacant. 12
Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 120
Cartas del menúcant. 120
Folletos del programacant. 130
Sobres para ganadorescant. 15
Trofeoscant. 15
Bolígrafoscant. 30
Papeletascant. 120

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 4
Bandejas de serviciocant. 12
Cuencoscant. 20
Cucharonescant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Cubetas para lavarcant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de invitados y las inscripciones antes de informar a los nominados. Reserva al menos una semana para confirmar asistencia, preferencias dietéticas y datos de las tarjetas con nombres.
No encargues los trofeos sin comprobar antes los nombres, categorías y orden de entrega. Haz una revisión final de cada pieza como mínimo 3 días antes del evento.
Prepara el guion de la ceremonia con el orden de premios, presentadores, discursos y vídeos. Imprime el plan de trabajo y entrega una copia a cada persona que tenga una función durante el acto.
Programa una prueba técnica completa, no solo una comprobación del proyector. Revisa portátil, pantalla, cables HDMI, sonido, micrófonos, mesa de mezclas, altavoces y luces con todas las presentaciones cargadas.
Confirma reservas y catering varios días antes y deja la compra para después de comprobar cantidades. Enfría las bebidas con tiempo y prepara los aperitivos antes de que empiece la recepción, no durante la entrega de premios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una entrega de premios?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá nominados, presentadores, trofeos y vídeos. Reserva la última semana para confirmar asistentes, catering, reservas y pruebas técnicas.
¿Cuándo hay que confirmar a los finalistas?: Confirma los finalistas al menos 10 días antes y comunícaselo enseguida a los nominados. Así tendrás tiempo para corregir nombres, preparar sobres y ajustar el programa.
¿Cuándo se prueban los vídeos y las presentaciones?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, con el mismo portátil, proyector, pantalla, cables y sonido que usarás en el evento. Guarda también una copia de seguridad de cada vídeo.
¿Cuántos presentadores hacen falta para una entrega de premios?: Para una ceremonia de hasta 10 categorías, una pareja de presentadores suele ser suficiente; con más categorías, considera dos parejas o turnos. Define quién presenta cada premio en el guion al menos 3 días antes.

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