Organiser une réception du Nouvel An, étape par étape

Pour une réception du Nouvel An, commencez par fixer l’horaire et le nombre d’invités avant de prévoir le buffet ou la décoration. Les inscriptions et les régimes alimentaires déterminent les quantités, la vaisselle et l’aménagement de la salle. Gardez les achats non périssables pour quelques jours avant, puis consacrez la dernière journée aux boissons, aux en-cas et aux tests techniques. Un déroulé imprimé évite les oublis lorsque l’accueil et le service commencent.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et l'heure
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Rédiger les invitations
4
Envoyer les invitations
5
Enregistrer les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les inscriptions
8
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
9
Transmettre l’aperçu des régimes
10
Établir l'agencement de l'espace
2 personnes
11
Calculer les quantités de catering
2 personnes
12
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
13
Inventorier le mobilier
14
Vérifier les stocks de décoration
15
Composer la playlist musicale
16
Finaliser la liste de courses
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer les en-cas
4 personnes
21
Créer les étiquettes d'allergènes
22
Préparer la table d'accueil
2 personnes
23
Tester le matériel de musique
2 personnes
24
Organiser les clés et l’accès
25
Imprimer le déroulé
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Aérer la salle
2 personnes
28
Recevoir les livraisons
2 personnes
29
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
30
Installer les tables de buffet
4 personnes
31
Installer les places assises
4 personnes
32
Mettre en place la décoration de table
3 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Installer l’éclairage
2 personnes
35
Aménager le vestiaire
2 personnes
36
Installer la table d’accueil
2 personnes
37
Préparer la vaisselle
3 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Disposer les amuse-bouches
4 personnes
40
Séparer les plats diététiques
2 personnes

Événement

41
Lancer la musique
42
Accueillir les invités
3 personnes
43
Prendre les vestes
2 personnes
44
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
4 personnes
47
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Rassembler les verres et la vaisselle
2 personnes
50
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
51
Vérifier le buffet adapté aux régimes
52
Refaire le café
53
Servir les en-cas tardifs
3 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
56
Annoncer le dernier tour
57
Raccompagner les invités
3 personnes
58
Couper la musique

Suivi

59
Refroidir les restes en toute sécurité
3 personnes
60
Faire la vaisselle
4 personnes
61
Démonter le buffet
4 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Remettre le mobilier en place
4 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Emballer le matériel
2 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
69
Gérer la caution et les clés
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Tables hautesqté 8
Chaisesqté 80
Portantsqté 3
Cintresqté 100
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Tasses à caféqté 70
Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 100
Verres à champagneqté 90
Cuillères à caféqté 70
Fourchettesqté 90
Couteauxqté 90
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 20

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de tableqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Pieds de ballonsqté 4
Guirlandesqté 12
Nappesqté 10
Porte-serviettesqté 10
Compositions floralesqté 8
Assiettes du Nouvel Anqté 6
Badges nominatifsqté 90
Numéros de tableqté 10

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre final d’invités au moins 5 jours avant la réception. Utilisez ce chiffre pour calculer le traiteur, les assiettes, les couverts et les verres, plutôt que de vous fier aux réponses provisoires.
Demandez les besoins alimentaires dès l’invitation et transmettez le récapitulatif au responsable du buffet 3 jours avant. Préparez des étiquettes d’allergènes séparées afin que les convives n’aient pas à deviner la composition des plats.
Prévoyez l’agencement avant de faire les courses : une table d’accueil, des tables de buffet, des tables hautes et un espace clairement accessible pour les manteaux. Vérifiez aussi qu’il reste assez de chaises et de cintres pour le nombre confirmé.
Refroidissez les boissons la veille, en gardant les bouteilles nécessaires au service à portée de main. Les verres à champagne sont souvent oubliés alors qu’ils deviennent indispensables au moment du passage à la nouvelle année.
Testez les haut-parleurs et le microphone au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Imprimez le déroulé, organisez les clés et l’accès, puis vérifiez les machines à café, les bouilloires et les thermos avant de lancer l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception du Nouvel An ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la réception, avec une date limite de réponse. Vous pourrez ainsi confirmer les régimes alimentaires et le nombre final d’invités au moins 5 jours avant.
Combien de temps avant faut-il préparer une réception du Nouvel An ?: Commencez l’organisation 4 à 6 semaines à l’avance pour réserver la date, inviter les convives et prévoir le mobilier. Réservez les 2 derniers jours aux courses fraîches, au refroidissement des boissons et à l’installation.
Quand acheter les boissons et les produits du buffet ?: Achetez les produits non périssables environ 7 jours avant, puis les produits frais 1 à 2 jours avant. Mettez les boissons au frais la veille pour éviter de manquer de temps le jour même.
Comment organiser l’accueil des invités le soir du Nouvel An ?: Préparez la table d’accueil au moins 1 heure avant l’arrivée, avec les informations utiles et un espace pour les manteaux. Gardez une personne disponible pendant les 30 premières minutes pour orienter les invités et gérer les inscriptions de dernière minute.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.