So organisierst du einen Neujahrsempfang
Ein Neujahrsempfang wirkt unkompliziert, scheitert aber oft an verspäteten Rückmeldungen, fehlenden Gläsern oder ungeklärtem Zugang zum Raum. Beginne mit Datum, Uhrzeit und Gästeliste und arbeite dich dann über Einladungen und Anmeldungen zur endgültigen Gästezahl vor. Danach planst du Raum, Catering und Ausstattung anhand dieser Zahl. In den letzten Tagen zählen vor allem gekühlte Getränke, gekennzeichnete Allergene, getestete Musiktechnik und ein ausgedruckter Ablaufplan.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Uhrzeit bestätigen
- 2
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
- 3
Einladungen erstellen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen erfassen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Anmeldungen bestätigen
- 8
Endgültige Gästezahl festlegen
2 Personen
- 9
Diätübersicht weitergeben
- 10
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 11
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 12
Geschirr und Glaswaren prüfen
2 Personen
- 13
Möbel inventarisieren
- 14
Deko-Vorrat prüfen
- 15
Musik-Playlist zusammenstellen
- 16
Einkaufsliste finalisieren
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
3 Personen
- 18
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 21
Allergenkennzeichnungen erstellen
- 22
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
- 23
Musikanlage testen
2 Personen
- 24
Schlüssel und Zugang organisieren
- 25
Ablaufplan ausdrucken
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Raum lüften
2 Personen
- 28
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 29
Kühlschränke befüllen
3 Personen
- 30
Buffetische aufstellen
4 Personen
- 31
Sitzplätze aufstellen
4 Personen
- 32
Tischdekoration aufstellen
3 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 35
Garderobe einrichten
2 Personen
- 36
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
- 37
Geschirr bereitstellen
3 Personen
- 38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 39
Snacks anrichten
4 Personen
- 40
Diätgerichte separat platzieren
2 Personen
Event
- 41
Musik starten
- 42
Gäste empfangen
3 Personen
- 43
Jacken entgegennehmen
2 Personen
- 44
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 46
Snacks servieren
4 Personen
- 47
Buffet nachfüllen
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Gläser und Geschirr einsammeln
2 Personen
- 50
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
- 51
Diätbuffet kontrollieren
- 52
Kaffee neu aufsetzen
- 53
Späte Snacks servieren
3 Personen
- 54
Mülleimer leeren
2 Personen
- 55
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
- 56
Letzte Runde ankündigen
- 57
Gäste verabschieden
3 Personen
- 58
Musik ausschalten
Nachbereitung
- 59
Reste sicher kühlen
3 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 61
Buffet abbauen
4 Personen
- 62
Dekoration entfernen
3 Personen
- 63
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 64
Abfall sammeln
3 Personen
- 65
Location reinigen
4 Personen
- 66
Toiletten reinigen
2 Personen
- 67
Geräte einpacken
2 Personen
- 68
Fundsachen sammeln
- 69
Kaution und Schlüssel abwickeln
- 70
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 71
Restbestand einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StehtischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 100
- BuffetischeAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 90
- DesserttellerAnz. 90
- KaffeetassenAnz. 70
- WeingläserAnz. 120
- WassergläserAnz. 100
- ChampagnergläserAnz. 90
- KaffeelöffelAnz. 70
- GabelnAnz. 90
- MesserAnz. 90
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 16
- ServierplattenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 2
- KühlelementeAnz. 20
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- LadekabelAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- TischlampenAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonständerAnz. 4
- GirlandenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 10
- ServiettenhalterAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 8
- NeujahrstellerAnz. 6
- NamensschilderAnz. 90
- TischnummernAnz. 10
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Rückmeldefrist mindestens 10 bis 14 Tage vor dem Empfang fest. Erfasse neben der Zusage auch Ernährungswünsche, damit Cateringmengen und Allergenkennzeichnungen nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden müssen.
- Bestätige die endgültige Gästezahl spätestens 5 bis 7 Tage vorher. Gib die Übersicht zu Diäten und Allergien direkt an das Catering weiter und plane Speisen nicht nur nach der erwarteten Zahl, sondern auch nach den gemeldeten Besonderheiten.
- Prüfe die Raumaufteilung mit Empfangsbereich, Garderobe, Buffet und Stehtischen mindestens eine Woche vorher. Vergessene Kleiderbügel, fehlende Abfallbehälter oder zu wenige Buffetische lassen sich dann noch organisieren.
- Kontrolliere Geschirr und Glaswaren in der Woche vor dem Termin und zähle sie nach Sorte. Für einen Empfang brauchst du meist mehrere Gläser pro Person; prüfe deshalb besonders Wein-, Wasser- und Champagnergläser sowie Kaffeetassen.
- Bereite haltbare Vorräte und den Ablaufplan am Vortag vor. Kühle Getränke rechtzeitig, bereite Snacks möglichst früh vor und teste Musikanlage, Bluetooth-Lautsprecher oder Mikrofon spätestens am Veranstaltungstag vor dem Eintreffen der Gäste.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Neujahrsempfang einladen?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist 10 bis 14 Tage vorher, damit du Raum, Catering und Ausstattung rechtzeitig anpassen kannst.
- Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?
- Lege die endgültige Gästezahl spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Neujahrsempfang fest. So bleiben noch einige Werktage für Catering, Diätübersicht, Sitz- oder Stehtischplanung und fehlende Ausstattung.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Neujahrsempfang?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser ein und stelle gekühlte Getränke nicht erst kurz vor Beginn bereit.
- Wann sollte man die Technik für den Empfang testen?
- Teste Lautsprecher und Mikrofon spätestens am Veranstaltungstag, besser bereits am Vortag. Prüfe dabei Lautstärke, Stromversorgung und die Verbindung der Musikquelle, damit die Begrüßung nicht wegen eines technischen Problems ausfällt.
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