Zo organiseer je een nieuwjaarsreceptie

Begin met de datum, het tijdstip en de gastenlijst; pas daarna kun je catering en ruimte goed plannen. Verstuur uitnodigingen op tijd en registreer aanmeldingen, dieetwensen en allergieën in één overzicht. Bepaal uiterlijk enkele dagen vooraf het definitieve aantal gasten, zodat je hoeveelheden, servies en glaswerk kunt afronden. Op de dag zelf draait het vooral om een logische indeling, gekoelde dranken, gelabelde hapjes en een korte eindcontrole van toegang, techniek en draaiboek.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd bevestigen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen registreren
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
9
Dieetoverzicht doorgeven
10
Ruimte-indeling uitwerken
2 personen
11
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
12
Servies en glaswerk controleren
2 personen
13
Meubilair inventariseren
14
Decoratievoorraad controleren
15
Muziek afspeellijst samenstellen
16
Boodschappenlijst finaliseren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Allergenenlabels maken
22
Welkomsttafel voorbereiden
2 personen
23
Muziekapparatuur testen
2 personen
24
Sleutels en toegang regelen
25
Draaiboek printen
26
Locatie openen
2 personen
27
Ruimte ventileren
2 personen
28
Leveringen aannemen
2 personen
29
Koelkasten vullen
3 personen
30
Buffettafels opstellen
4 personen
31
Zitplaatsen opstellen
4 personen
32
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Verlichting plaatsen
2 personen
35
Garderobe inrichten
2 personen
36
Welkomsttafel inrichten
2 personen
37
Servies klaarzetten
3 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Hapjes schikken
4 personen
40
Dieetgerechten apart plaatsen
2 personen

Event

41
Muziek starten
42
Gasten ontvangen
3 personen
43
Jassen aannemen
2 personen
44
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
4 personen
47
Buffet bijvullen
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Glazen en servies verzamelen
2 personen
50
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
51
Dieetbuffet controleren
52
Koffie opnieuw zetten
53
Late hapjes serveren
3 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
56
Laatste ronde aankondigen
57
Gasten uitzwaaien
3 personen
58
Muziek uitschakelen

Nazorg

59
Restanten veilig koelen
3 personen
60
Servies afwassen
4 personen
61
Buffet afbreken
4 personen
62
Decoratie verwijderen
3 personen
63
Meubilair terugplaatsen
4 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Apparatuur inpakken
2 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
69
Borg en sleutels afhandelen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Statafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Koffiekopjesaantal 70
Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 70
Vorkenaantal 90
Messenaantal 90
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerschotelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 20

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenstandaardsaantal 4
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Servettenhoudersaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Nieuwjaarsbordjesaantal 6
Naamkaartjesaantal 90
Tafelnummersaantal 10

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Vraag meteen naar dieetwensen, zodat je niet vlak voor de receptie nog afzonderlijke menu’s hoeft uit te zoeken.
Maak 3 tot 5 dagen vooraf het definitieve gastenaantal op. Gebruik dat aantal voor hapjes, dranken, stoelen, glazen en borden; houd voor kwetsbare hapjes een kleine marge aan.
Plan de ruimte in rond ontvangst, garderobe, buffet en afvalbakken. Zet statafels zo neer dat gasten kunnen doorlopen en reserveer een aparte plek voor de welkomsttafel en allergenenlabels.
Koel dranken uiterlijk de avond ervoor en controleer of koelboxen, koelelementen en voldoende glaswerk beschikbaar zijn. Champagneglazen, wijnglazen en waterglazen worden vaak pas bij het klaarzetten geteld, wanneer aanvullen lastig is.
Test muziekapparatuur en microfoon minimaal 1 uur voor ontvangst. Regel sleutels en toegang vooraf, print het draaiboek en zet houdbare voorraad, serveerschalen en opscheplepels klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren nodig je uit voor een nieuwjaarsreceptie?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vooraf. Zet een uiterste aanmelddatum 7 tot 10 dagen voor de receptie, zodat je daarna catering en indeling kunt vastleggen.
Wanneer bepaal je het definitieve aantal gasten?: Bepaal het definitieve aantal uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Dan kun je dieetoverzicht, cateringhoeveelheden, servies, glaswerk en meubilair nog aanpassen.
Hoeveel drank reken je voor een nieuwjaarsreceptie?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna 1 tot 2 per uur. Zorg naast alcoholische dranken altijd voor water en voldoende non-alcoholische opties.
Wanneer moet je de dranken koelen en de hapjes voorbereiden?: Koel dranken uiterlijk de avond ervoor. Bereid houdbare onderdelen eerder voor, maar maak kwetsbare hapjes zo kort mogelijk voor de start; plan daarvoor minstens 1 tot 2 uur opbouwtijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.