Organiser une réception du Nouvel An sans rien oublier

Commencez par confirmer la date, le lieu et le nombre de participants avant de prévoir le buffet ou les boissons. Les inscriptions servent ensuite à recueillir les besoins alimentaires et à ajuster les quantités. La préparation se déroule en deux temps : courses et matériel avant l’événement, puis installation du lieu le jour même. Gardez enfin un créneau pour refroidir les boissons, préparer les bouchées et vérifier les espaces avant l’arrivée des invités.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer le nombre d’invités
7
Calculer les quantités de catering
2 personnes
8
Confirmer les réservations
9
Vérifier la liste des courses
2 personnes
10
Faire les courses
3 personnes
11
Récupérer le matériel
2 personnes
12
Refroidir les boissons
2 personnes
13
Préparer les en-cas
3 personnes
14
Préparer des bouchées chaudes
2 personnes
15
Ouvrir le lieu
2 personnes
16
Vérifier les espaces
2 personnes
17
Installer les tables
4 personnes
18
Installer les chaises
4 personnes
19
Installer le buffet
3 personnes
20
Préparer la vaisselle
2 personnes
21
Suspendre la décoration
3 personnes
22
Installer l’éclairage
2 personnes
23
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
24
Aménager le vestiaire
2 personnes
25
Vérifier les toilettes

Événement

26
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
27
Accueillir les invités
2 personnes
28
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
29
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
33
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
34
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

35
Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
36
Rassembler les déchets
3 personnes
37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Nettoyer le lieu
4 personnes
39
Remettre le mobilier en place
4 personnes
40
Retirer la décoration
3 personnes
41
Éteindre l’équipement
2 personnes
42
Retourner les matériels
2 personnes
43
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Portantsqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Verresqté 80
Verres à vinqté 60
Tassesqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Louchesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Décorations en chiffres

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la réception. Vous pourrez alors confirmer le nombre d’invités, traiter les besoins alimentaires et calculer les quantités de catering sans travailler sur des estimations.
Prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée de la soirée. Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et gardez des bacs à glaçons pour le service.
Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, le buffet et le vestiaire. Les rallonges, multiprises et haut-parleurs doivent être testés avant que la salle ne se remplisse.
Préparez les bouchées froides et les éléments du buffet en amont, mais gardez les bouchées chaudes pour la dernière phase. Comptez environ 8 à 12 pièces par personne si elles constituent l’essentiel de l’offre salée.
Faites une vérification finale 30 minutes avant l’ouverture : toilettes, éclairage, sonorisation, vaisselle, circulation entre les tables et place disponible pour les manteaux. C’est aussi le moment de sortir les plateaux et les pinces de service.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception du Nouvel An ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la réception, puis fixez une date limite de réponse 7 jours avant l’événement. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, le traiteur et les besoins alimentaires.
Combien de nourriture prévoir pour une réception du Nouvel An ?: Pour un buffet principalement composé de bouchées, prévoyez environ 8 à 12 pièces salées par personne, davantage si la réception dure plus de 3 heures. Confirmez d’abord le nombre d’invités et les restrictions alimentaires avant de calculer les quantités.
Combien de temps faut-il pour installer une réception du Nouvel An ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration, l’éclairage et la sonorisation. Ajoutez 30 minutes de marge pour vérifier les toilettes, le vestiaire et les branchements.
Quand préparer les boissons et les bouchées ?: Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et préparez les bouchées froides en avance. Les bouchées chaudes se terminent idéalement dans la dernière heure afin de les servir à bonne température.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.